Путевой лист для ИП. Как оформить для легкового и грузового автомобиля в 2024 году

Довольно часто предприниматель в своей деятельности используют личный автомобиль, это не запрещается законодательством. При этом, применяя УСН, можно списать по нему расходы ГСМ. Подтвердить такие расходы можно документами, которые подтверждают, что транспорт используется в производственных нуждах. Такими документами являются: накладная, чек, квитанция и путевой лист. В статье рассмотрим актуальные на 2024 год инструкции по оформлению путевого листа ИП для легкового и грузового автомобиля

Для чего нужен путевой лист

Путевой лист является первичным документом, который используется для учета авто и расчетов по работе на них с водителями. Кроме того, на основе листа можно рассчитать и списать ГСМ, начислить заработную плату, а также осуществлять контроль за использованием авто. Следует иметь ввиду, что требуется он не только для бухгалтерского учета, но по правилам коммерческих перевозок.

Путевой лист для ИП

Когда автомобиль, автобус или другое транспортное средство использует для коммерческих целей предприниматель, он задается вопросом – нужно ли ему заполнять путевой лист.

Ответ на этот вопрос однозначен, путевой лист должен заполняться всеми организациями и предпринимателями, использующими транспорт. Даже если ИП применяет специальные режимы налогообложения (УСН «доходы» или ЕНВД), при которых учет расходов не ведется, это не освобождает его от обязанности заполнять путевые листы. Кроме того, составляется путевой лист не только с целью подтверждения расходов, но и для расчетов с водителями по оплате труда, а также для учета средств, затраченных на ГСМ. Путевой лист также может быть использован в качестве подтверждающего документа в спорах с налоговой по вопросам применения ЕНДВ или др.

Путевой лист грузового или легкового автомобиля

Использовать в своей деятельности можно как унифицированные бланки путевого листа, так и самостоятельно разработанные формы. Основные требования к листу – это содержание обязательных реквизитов (Читайте также статью ⇒ Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения, бланк 2024).

Важно! Путевой лист формы ПГ-1 не применяется, так как приказ, в соответствии с которым этот документ был утвержден утратил силу с 2008 года.

Наиболее удобным является использование самостоятельно разработанной формы листа, которая разработана на основе унифицированного бланка.
Рассмотрим подробно что должен содержать путевой лист разработанный самостоятельно или доработанный на основании унифицированного бланка.

В таблице приведен перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в путевом листе. Дополнительные реквизиты предприниматель может добавить на свое усмотрение. Например, для указания информации, которая учитывает особенности предпринимательской деятельности, такие как перевозка пассажиров, багажа или груза.

Выдается путевой лист на срок от одного дня до месяца. Если срок больше 1 дня, то время отправки и возвращения указывается в часах, минутах, с указанием даты. Данные водительского удостоверения и лицензионной карточки обязательными для внесения в путевой лист не являются.

Когда на транспортном средстве поочередно работают несколько сотрудников, то выдать можно несколько экземпляров путевых листов на весь срок эксплуатации.

При этом, при выезде из гаража или стоянке в путевом листе отмечаются данные первого водителя, а по возвращении в гараж или на стоянку – последнего (Читайте также статью ⇒ Путевой лист легкового автомобиля (форма 3). Образец заполнения на 2024, бланк).

Как оформить путевой лист

Оформляется путевой лист в единичном экземпляре по каждому транспортному средству. Тип автомобиля обозначить нужно сразу же, в наименовании листа. То есть наименование будет одним из следующих: «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист грузового автомобиля», «Путевой лист автобуса» и др.

Заполнением путевого бланка занимается специально утвержденный сотрудник. К примеру это может быть диспетчер, либо секретарь автотранспорта. Если таких сотрудников в организации нет, то отвечать за это может любой другой уполномоченный работник. Назначается такой сотрудник приказом предпринимателя. Вся внесенная информация в путевой лист должна быть заверена подписью с расшифровкой руководителя, а также штампа. Если водитель сам является ИП, что отметки в листе он вправе делать без дополнительного заверения подписью.

Путевые листы должны быть пронумерованы. После того, как выезжавший автомобиль вернулся в гараж, путевой лист подлежит проверке. Сделать это может механик, либо другой сотрудник, который отвечает за эксплуатацию авто. Проверив в листе данные по расходу топлива, показания по одометру и др. показатели, сотрудник заверяет документ подписью и (или) печатью.

Один раз в месяц ил квартал можно проводить дополнительную проверку на соответствие показателей одометра с данными, указанными в путевом листе. При такой проверке результат уже оформляется в виде акта. Читайте также статью ⇒ Путевой лист автобуса в 2024 (скачать заполненную форму 6).

Ответственность за отсутствие путевого листа у ИП

Важно! Путевой лист является одним из первичных документов. Хранить его нужно не менее 5 лет.

Если у предпринимателя отсутствует либо потерян путевой лист, то его могут привлечь к ответственности в виде штрафа:
• 10 000 рублей – при однократном нарушении;
• 30 000 рублей – если нарушение совершено не однократно в одном налоговом периоде;
• 40 000 рублей или 20% от неуплаченной суммы налога, если отсутствие путевого листа привело к занижению налоговой базы.
• 500 рублей – штраф на водителя, который перевозит пассажиров или багаж без путевого листа.

Журнал учета путевых листов

Кроме обязательного оформления путевых листов, предпринимателю потребуется вести журнал учета путевых листов. Исключений по оформлению данного документа нет, их обязаны вести все предприниматели, у которых в собственности есть автомобиль.
Уже с 2013 года как для организаций, так и для ИП вести журнал учета путевых листов по унифицированной форме №8 не нужно. Разработать можно свою форму журнала. Однако, использовать специально разработанный бланк довольно удобно, поэтому многие предприятия оставили их в своей работе, доработав бланк под свои требования.

Журнал учета листов нужен для того, чтобы можно было проконтролировать выдачу и возврат путевых листов. В нем содержится информация абсолютно по всем листам, вне зависимости от периодичности выдачи этих документов.

Порядок заполнения журнала учета путевых листов

Журнал можно вести как в электронном виде, так и в бумажном варианте.
Титульный лист должен содержать ФИО предпринимателя, дата начала ведения журнала, либо период, на который данный документ заведен.

После заполнения журнала его нужно прошить, скрепить подписью предпринимателя и печатью, если она предусмотрена.
Основная часть журнала представляет собой таблицу и предназначена для заполнения информации по выдаваемым листам с указанием ФИО сотрудника. При возникающих особенностях маршрута заполняют графу «Примечание».

Путевой лист ИП если автомобиль в аренде

Частым вопросом является заполнение путевого листа при аренде автомобиля. Ведь оформлять путевые листы обязаны владельцы ТС. Однако, если ИП арендует автомобиль у другой организации, то он фактически и использует его, то есть является его фактическим владельцем. Соответственно, в такой ситуации заполнять путевой лист обязан арендатор ТС, а не его собственник. Основанием для этого будет являться договор аренды транспортного средства.

Законодательная база