Работодатели обязаны при приёме на работе открыть трудовую книжку или внести сведения в предоставленную работником. Как вести учёт бланков трудовых книжек и вкладышей в нее? В данной статье будет представлена приходно-кассовая книга по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё.
Для чего вести учёт трудовых книжек?
Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка.
По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель должен действовать в соответствии с трудовым законодательством:
| Причина отсутствия трудовой книжки | Действия работодателя |
| Работник заключает трудовой договор впервые | Работодатель оформляет трудовую книжку |
Трудовая книжка утрачена:
|
По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. |
Важно! Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней.
Как можно вести учёт бланков трудовых книжек?
Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.
После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.
В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:
- операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
- взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
Какие документы используются для учёта трудовых книжек?
В соответствии с п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей в обязательном порядке ведутся:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Требования к ведению приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 41) регламентируют порядок ведения документации:
| Наименование книги | Особенности ведения |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее | Книга ведётся бухгалтерией организации.
Вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. |
Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Ведение приходно-расходной книги учёта бланков трудовой книжки осуществляется в бухгалтерии организации. Бухгалтер, назначенный ответственным за ведение документа, вносит сведения по мере поступления бланков от поставщика и по мере расходования бланков. При совершении любых операций (приход или расход) необходимо указать серию номер бланка трудовой книжки и вкладыша в неё, а так же их стоимость.
При заполнении данной формы необходимо внести следующие сведения:
| № столбца | Сведения |
| 1 | Порядковый номер записи |
| 2, 3, 4 | Дата (число, месяц год) в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ |
| 5 | От кого получены бланки или кому переданы |
| 6 | Основание (наименование документа, № и дата), на основании которого произведено поступление или передача бланков трудовых книжек и вкладышей. |
| 7 | Количество поступивших трудовых книжек с указанием серии и номера |
| 8 | Количество поступивших вкладышей в трудовую книжку с указанием серии и номера |
| 9 | Стоимость поступивших бланков |
| 10 | Количество выданных трудовых книжек с указанием серии и номера |
| 11 | Количество выданных вкладышей в трудовую книжку с указанием серии и номера |
| 12 | Стоимость выданных бланков |
Форму приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё можно скачать 
.
Образец заполнения приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки:
При ведении приходно-кассовой книги работнику, ответственному за её заполнение, необходимо предоставлять отчёты как о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей, так и о количестве выданных (списанных) бланков.
Данный отчёт составляется 1 раз в месяц.
Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек
Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:
| Дебет | Кредит | Пояснение |
| 006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
| 91 | 60 | Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов |
| 19 | 60 | Отражён НДС |
| 006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
| 73 | 91 | Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки |
| 91 | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
| 50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Трудовые книжки приняты в качестве активов:
| Дебет | Кредит | Пояснение |
| 10(41) | 60 | Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов |
| 19 | 60 | Отражён НДС |
| 006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
| 91(90) | 10(41) | Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов |
| 91(90) | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
| 006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
| 73 | 91(90) | Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах |
| 50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек
Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ):
| Лицо, нарушившее законодательство | Размер административного штрафа (руб.) |
| Правонарушение выявлено впервые | |
| Должностное лицо | 1 000 – 5 000 |
| Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 5 000 – 10 000 |
| Индивидуальный предприниматель | 1 000 – 5 000 |
| Юридическое лицо | 30 000 – 50 000 |
| Правонарушение выявлено повторно | |
| Должностное лицо | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года |
| Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года |
| Индивидуальный предприниматель | 10 000 – 20 000 |
| Юридическое лицо | 50 000 – 70 000 |
В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в действие вступает ст. 325 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:
- штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
- обязательные работы на срок до 360 часов;
- исправительные работы на срок до одного года;
- арест на срок до трех месяцев.
Вопросы и ответы
Вопрос № 1. Что делать, если сотрудник кадровой службы испортил бланк трудовой книжки?
В этом случае необходимо утилизировать испорченный бланк, для чего придётся действовать в соответствии с алгоритмом:
- составить акт об утилизации бланка трудовой книжки, куда необходимо вклеить вырезанную часть бланка, где указаны серия и номер;
- внести сведения в приходно-расходную книгу учёта трудовых книжек, где в чистой строке указать следующие сведения: «Запись под №… считать недействительной» и создать новую запись, содержащую достоверную информацию, указав должность, ФИО, подпись лица, ответственного за внесение записи, отметить дату внесения записи.
Вопрос № 2. Что делать, если сотрудник, ответственный за ведение приходно-расходной книги учёта бланков трудовой книжки и вкладыша в неё, допустил ошибку при внесении сведений?
В этом случае необходимо внести достоверные сведения в приходно-расходную книгу, для чего придётся действовать в соответствии с алгоритмом:
- в чистой строке непосредственно под записью или в очередной свободной строке внести сведения в приходно-расходную книгу учёта трудовых книжек, где указать следующие сведения: «Запись под №… считать недействительной»;
- создать новую запись, содержащую достоверную информацию;
- указать должность, ФИО, подпись лица, ответственного за внесение записи, отметить дату внесения записи.
Загрузка...