Сфера деятельности компании не всегда ограничивается пределами одного региона и даже страны. Компании, ведущие территориально расширенную деятельность, вынуждены отправлять своих сотрудников в специальные поездки, имеющие различные цели: от проверки филиала, до заключения договоров с контрагентами. Законодательство в данной ситуации предполагает алгоритм действий при проведении процедуры оформления сотрудника, центральным моментом которой является издание приказа.
Под командировкой понимается направление сотрудника с целью выполнения служебных обязанностей за пределы обычного рабочего места в компании. Для направления в командировку обязательно издается приказ в письменном виде согласно установленному образцу. Обычной стандартизированной формой является образец Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких).
Являются ли данные формы обязательными?
Согласно законодательству по кадровым вопросам унифицированные формы относятся к рекомендательным, а значит, обязанность использовать их в организации не является необходимой для работодателя. В компании можно применять и собственные разработанные формы документов, главное, чтобы они содержали все обязательные реквизиты, установленные для данного документа.
Однако применение форм Т-9 и Т-9а имеет ряд преимуществ:
- экономия времени кадровых сотрудников на разработку документации;
- снижение вероятности ошибок при заполнении унифицированных форм;
- скорость заполнения;
- возможность заполнять с применением компьютера;
- можно адаптировать и изменить под конкретную организацию.
Назначение формы
Основное назначение формы сегодня:
- с применением данной формы исчезла необходимость заполнения командировочных удостоверений и служебных заданий, хотя, если в организации удобно их применять, то отказаться от их использования кадровые работники не обязаны (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с изменениями);
- сокращение количества оформляемых документов при командировках до 2: приказ по формам Т-9 и Т-9а и авансовый отчет.
Особенности заполнения формы
К таким особенностям относят:
- форма предназначена для заполнения только для тех сотрудников, которые большую часть времени находятся на основном рабочем месте;
- если для сотрудника в качестве основных обязанностей указан разъездной характер работы, то приказы по командировкам для него не составляются;
- не надо спрашивать в официальной форме предварительного согласия работника на командировку. По закону руководство может отправить любого сотрудника в командировку на свое усмотрение;
- исключительными случаями являются сотрудники, имеющие детей до 3 лет, матери и отцы-одиночки. Для отправки такого персонала в командировку требуется предварительное согласие.
Основания для издания приказа
До 2015 года таким основанием являлось служебное задание. Оно составлялось руководством в отношении сотрудника, направляемого в командировку (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014).
С 2015 года составление этого документа не является обязательным элементом. Однако оставить его в документообороте предприятия допускается при условии, что это положение закрепляется локальных нормативных документах фирмы.
Основаниями для заполнения приказа по форме Т-9 и Т-9а являются:
- служебное задание;
- служебная записка;
- распоряжение руководителя;
- распоряжения вышестоящий головной организации.
Сам приказ является основанием для дальнейшего заполнения следующей документации:
- командировочное удостоверение по форме Т-10. Образец представлен ниже;
- табель учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13. Образец представлен ниже;
- выдача сумм на расходы в командировке;
- начисление заработной платы по сотруднику в командировке;
- составление авансового отчета. Образец представлен ниже.
Порядок и алгоритм составления приказа
Последние изменения в нормативных актах и законах по кадровой работе предполагают следующий алгоритм действий:
- приказ является главенствующим документом при направлении сотрудника в командировку;
- приказ регулирует процессы в командировке (например, цель);
- с 2015 года организациям разрешено не создавать такие документы как: служебное задание, командировочное удостоверение, отчеты о поездке со стороны сотрудника;
- вышеперечисленные документы к приказу могут составляться тогда, когда руководство считает объективной необходимостью их формирование;
- вся используемая при командировках документация фирмы должна в обязательном порядке указываться в учетной политике при ссылке на документооборот;
- у больших и крупных компаний заранее составляется план командировок, который утверждается руководством;
- для малых фирм при возникновении необходимости командировки руководителем подразделения составляется докладная записка, в которой прописываются моменты: обоснование поездки, цель, предполагаемые задачи, период, список кандидатов;
- среди целей указывают: производственные или представительские варианты;
- по данным докладной записки руководитель принимает решение о необходимости такой поездки;
- руководитель дает задание кадровому сотруднику издать письменный приказ по формам Т-9 и Т-9а, которые утверждены Росстатом;
- форма Т-9 применяется в отношении одного сотрудника;
- форма Т-9а применяется, если количество командируемых сотрудников более 1;
- после подписания приказ отправляется на ознакомление к соответствующим лицам: начальнику подразделения и самим сотрудникам;
- копии приказа передаются в бухгалтерию, в которой оформляется финансирование расходов на поездку, документация на получение суточных;
- командируемые и руководитель структурного подразделения параллельно обязаны подсчитать суммы предполагаемых расходов по командировке в день. При этом на имя директора подается заявление об их выдаче;
- один экземпляр приказа передается кадровому сотруднику, который ответственен за табелирование. На основании данного документа он проставляет в табеле рабочие дни сотрудника, а сам приказ является основанием для этого. В табеле учета оформление командировки шифруется кодом 06 или «К».
Пример № 1. Пример расчета командировочных расходов.
Исходные данные:
- период для расчета -12 месяцев;
- период работы Сидорова А.А.: 10.02.2006 по 25.02ю2014;
- командировка – 7 дней;
- в расчетном периоде 247 рабочих дней;
- исключаемые периоды составили: 14 дней отпуска и 8 дней по болезни;
- начисления за все месяцы, кроме августа и сентября – 60000 рублей, а августе: 35000, в сентябре: 22000 рублей;
Алгоритм расчета:
- фактически отработанные дни: 247 – 8 – 14 = 225 дней;
- определяем средний заработок: (60*10) + 35+22 = 657 т.р.;
- расчет среднедневного заработка: 657/ 225 = 2,92 т.р.;
- расчет сумм командировочных: 2,92 * 7 = 20,44 т.р.
Инструкция по заполнению формы Т-9
Существует инструкция по заполнению формы Т-9. В таблице представлены основные рекомендации по заполнению отдельных разделов формы.
| Раздел | Характеристика процесса заполнения |
| Наименование компании | Полное название без сокращений. Как в учредительных документах. |
| Код ОКПО | Используют перечень кодов из органов статистики |
| Табельный номер | Этот номер присваивается каждому сотруднику при его трудоустройстве для удобства учета. Номера может и не быть, так как это требование не является обязательным. |
| Структурное подразделение | Должность записывается без сокращения полностью. Место назначения – это страна, регион, населенный пункт и название компании, куда командируется сотрудник. |
| Сроком на… | Дата начала и окончания командировки. |
| Цель | Обязательно прописывается в форме, так как от нее зависит учет расходов, которые будут произведены в течение командировки. Например, если поездка имеет цель: обследование оборудования, то такие расходы будут отнесены на расходы в покупку объекта основных средств. При поездке с целью заключения договоров с поставщиками, такие расходы относятся к общехозяйственным. При сопровождении товара, который был реализован, расходы являются коммерческими.
Цель берут из документа, являющегося основанием для отправки сотрудника. |
| Источник средств | Обычно источником является сам работодатель. Однако, иногда таким источником является и клиент и контрагент. Например, если аудитор из консалтинговой фирмы едет на обследование предприятия, то в договоре прописывается оплата командировочных расходов фирмой – заказчиком. |
| Основание поездки | Иногда этот пункт не заполняют, в ситуации, когда решение принято непосредственно руководством фирмы. Однако, если командировка инициируется самим работником или руководителем структурного подразделения, то в такой ситуации составляется служебная записка, которая отправляется на рассмотрение руководству, а далее уже издается сам приказ. В данной ситуации служебная записка и будет основанием для внесения данных в форму Т-9. |
| Прочая информация | Ссылка на документ — основание: служебное задание, приказ и т.д.
Подпись |
Основы заполнения формы Т-9а
Буква «а в названии формы добавляется в той ситуации, когда в командировку направляются сразу несколько сотрудников. Нет смысла заполнять форму на каждого. Для этого придуман объединенный вариант.
Важно! Особенность формы в том, что работники в списке расположены не сверху вниз, а слева направо. Поэтому бланк применяется только в рамках определенного количества сотрудников.
В таблице ниже отражена основная информация, вносимая в таблицу по сотрудникам.
| Реквизиты | Описание | Дополнительная информация |
| ФИО сотрудника | Прописывается полностью | |
| Табельный номер | Также как и в форме Т-9 указывается при его наличии | |
| Структурное подразделение | Указывается при наличии | |
| Должность | Вписывается в полном размере без сокращений | |
| Командировка | По каждой строке прописывается информация | Страна, город |
| Дата начала | ||
| Дата окончания | ||
| Количества дней (календарное) | ||
| Цель | ||
| Чьи средства используются | Указывается наименование компании | Обычно это работодатель |
| Подпись | Сотрудника | Ссылка, что он ознакомлен |
| Пустая строчка | Для дополнительных данных | |
| Ссылка-основание | Прописывается документ, на базе которого составлена форма | |
| Подпись | Со стороны руководителя |
Срок хранения и место
В компании используется специальная книга приказов, в которой последовательно по датам прикреплены все приказы по кадровой политике. Такая книга формируется в течение одного года, после чего отправляется в архив компании.
В архиве такие приказы хранятся еще 5 лет. Однако, если работники направлялись в командировку в место, которое характеризовалось наличием вредных и опасных факторов производства, то приказы должны храниться на протяжении 75 лет.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос № 1. Какие цели могут быть указаны в форме?
Ответ. Общие цели:
- закупка сырьевых компонентов, оборудования и объектов основных средств, материалов для производственной деятельности;
- переговоры с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками с целью заключения новых сделок, договоров и контрактов;
- поиск новых источников сырья и поставщиков;
- знакомство с новыми рынками сбыта;
- приобретение новых знаний, опыта, обмен знаниями и опытом;
- присутствие представителя компании при наличии разногласий и споров.
Узкие цели:
- обучение молодых сотрудников, наставничество;
- контроль работы филиала;
- ремонт техники и ее обслуживание.
Вопрос № 2. Нужна ли печать на формах Т-9 и Т-9а?
Ответ. Согласно ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе по формам Т-9 и Т-9а не ставится, так как документ является внутренним, подтверждать его подлинность нет необходимости.
Вопрос № 3. Какие штрафы грозят компании при отсутствии приказа по форме Т-9 или Т-9а?
Ответ. Среди возможных штрафов при налоговой проверке представлены:
- на должностных лиц – от 1000 до 5000 рублей;
- на ИП: от 1000 до 5000 рублей;
- на юрлиц: от 30000 до 50000 рублей
Наиболее распространенные ошибки
Ошибка № 1. Часто фирмы продолжают составлять служебные задания и командировочные удостоверения накануне издания приказа, однако при этом в учетной политике в структуре документооборота эти формы не прописаны. Такое условие является нарушением. Применяемые формы документов должны быть указаны в учетной политике.
Ошибка № 2. Ошибкой является отправить сотрудника в командировку без приказа.
Последствия такой ситуации:
- официально подтвердить командировочные расходы невозможно;
- при налоговой проверке возможны штрафные санкции.
Таким образом, форма Т-9 и Т-9а является единственным документом, который применяется для удостоверения факта направления работника компании в командировку. Минфином разработаны унифицированные формы для заполнения документа для упрощения кадровой работы. Однако за компаниями остается право применять и собственные разработанные варианты форм.
Загрузка...