Любая организация в период своей работы накапливает огромное количество документов. Со временем, практически от всех документов приходится избавляться, потому что этого требует закон. Уничтожение документа — это единственная законная возможность снять все вопросы к своей деятельности за прежние годы, обеспечить информационную безопасность как собственной организации, так и своих сотрудников и клиентов, а также уменьшить расходы на содержание архива.
Важность соблюдения требований по утилизации бумаг
Документы необходимо уничтожать, так как многие из них со временем становятся не актуальны. До 90% документов организации имеют временные сроки хранения. Бумаги необходимо грамотно уничтожать, для того чтобы освободить место для хранения вновь создающихся, а еще избежать штрафов и других санкций в связи с несоблюдение правил хранения. Помимо этого, правильная ликвидация документов поможет:
- избежать использования ненужных или дублирующих дел,
- иметь официальное подтверждение факта их санкционированного уничтожения,
- а также иметь актуальную информацию об объеме архивного фонда организации.
Чаще всего, во время уничтожении документов совершаются следующие ошибки:
- несоблюдение сроков хранения документов;
- несоблюдение сохранности документов, выделенных к уничтожению;
- несоблюдение конфиденциальности при уничтожении документов;
- уничтожение неполного комплекта документов;
- несоблюдение процедуры документирования факта уничтожения бумаг.
Административные штрафы
Административная ответственность за нарушение правил хранения и уничтожения документов может наступить, когда организация не может предоставить какой-то документ по причине того, что его уже уничтожили. В этом случает с организации могут взыскать штраф в размере 200-300 тысяч рублей.
- За нарушение бухгалтерского учета, в том числе, бухгалтерской (финансовой) отчетности, штраф составит 5-10 тысяч рублей (ИП, должностное лицо), 10-20 тысяч рублей (юрлицо), также может быть выбрана мера в виде дисквалификации на срок от одного года до двух лет ответственного лица.
- Штраф от 2-3 тысяч рублей при нарушении сроков хранения или уничтожения документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%.
- За нарушение правил содержания, формирования, регистрации или применения архивных дел предусматривается предупреждение или штраф от 100 до 300 рублей для должностных лиц.
- За нарушение требований законодательства в отношении хранения документов и информации, содержащейся в ИС, предусмотрен штраф в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и от 200 до 300 тысяч рублей — для юридических лиц (АО, … , ООО, унитарных предприятий).
- Штраф 20-30 тысяч рублей для должностных лиц и 100-200 тысяч рублей для юридических лиц за неисполнение требований законодательства страховщиком.
- Предупреждение или наложение административного штрафа от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц, 30-50 тысяч рублей — для организаций за неисполнение требований законодательства кредитным кооперативом.
Документы, подлежащие уничтожению
Главным условием того, чтобы уничтожить документ, является истечение срока его хранения. Для его определения можно воспользоваться простым правилом: исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Существуют также некоторые бумаги, которые имеют особый срок хранения. Они имеют небольшие особенности:
- документы постоянного содержания подлежат хранению до момента передачи их в учреждение Росархива, либо до момента завершения работы организации;
- постоянный срок хранения документов в организациях, не являющихся источниками комплектования гос. архивов, не может быть менее десяти лет;
- срок хранения “до исчерпания надобности” должен быть не менее одного года.
Тем не менее, если дело больше не используется, и в то же время у него истек срок хранения, его все еще рано утилизировать. Необходимо осуществить экспертизу ценности, которая поможет выявить тот факт, что документ еще нужен либо представляет какую-то ценность (например, для истории или науки). Экспертиза ценности проводится, как правило, экспертной комиссией, но решить этот вопрос можно и без нее.
Как провести экспертизу ценности
Последовательность действий при утилизации бумаг имеет несколько ключевых шагов. Последовательное выполнение этих этапов позволит грамотно уничтожить документы и, тем самым, избежать неприятных последствий:
- Шаг 1: выявление документов, подлежащих уничтожению.
- Шаг 2: проведение экспертизы ценности.
- Шаг 3: физическая подготовка бумаг к уничтожению.
- Шаг 4: ликвидация бумаг.
- Шаг 5: оформление акта о физическом уничтожении дел.
- Шаг 6: внесение изменений в учетные документы.
Внимание! При условии, что экспертиза ценности проводится первый раз, важно перед ее проведением разделить все документы по годам. Так будет проще определить срок хранения бумаг, а экспертам будет легче вынести вердикт.
Деятельность экспертной комиссии
Экспертная комиссия — это совещательный орган в компании, который ежегодно проводит оценку ценности документов. Комиссия определяет, какие документы подлежат уничтожению, а какие еще необходимо оставить для дальнейшего использования. Экспертная комиссия действует в компании постоянно и создается по приказу генерального директора. Необходимо, чтобы комиссия состояла минимум из трех человек, поэтому примерный ее состав может быть таким:
- заместитель директора;
- ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров);
- заведующий архивом (секретарь).
Экспертная комиссия определяет, представляют ли данные документы какую-либо ценность, и выносит вердикт. Если срок хранения истек, а комиссия настаивает на том, чтобы документ остался, его следует оставить настолько, насколько считает нужным эксперт. Если же до окончания срока ещё осталось несколько лет, то, независимо от мнения экспертной комиссии, документ оставляют доживать свой век в архиве организации. Без сомнений, документ можно уничтожить, если комиссия считает его ненужным, и при этом срок хранения дела уже истек.
Проведение экспертизы ценности без экспертной комиссии
Компания может не иметь экспертной комиссии в связи с различными обстоятельствами. Допустим, руководитель решил не организовывать совещательный орган, или же сами сотрудники не захотели объединяться для решения вопросов о хранении дел. Так или иначе, избавляться от документов нужно в любом случае. Рано или поздно секретарю или архивисту придется избавиться от определенных бумаг.
Однако ответственному за это задание не стоит полностью отвечать за это дело и проводить экспертизу ценности самому. Если уважаемые руководители не хотят объединяться в коллегиальный орган, пусть не объединяются. Можно согласовать акт о физическом уничтожении с каждым руководителем отдельно. Тем самым, никто после процедуры не будет против вынесенного решения. Избавляться от бумаг без совещания с экспертами не стоит, поскольку всю ответственность за принятое решение секретарь в этом случае берет на себя. Во время проверок именно ему придется отвечать за отсутствие каких-либо документов, а этого никто, конечно, не хочет.
Процедура уничтожения бумаг
Утилизировать документы можно двумя способами: путем сжигания или измельчения. Бумаги не нужно просто выбрасывать или использовать как черновики. Компании часто прибегают к услугам специальных служб, которые рекомендуют альтернативный вариант избавления от документов — измельчение. К тому же, могут сразу же принять отходы в виде макулатуры и, соответственно, вернуть часть средств от стоимости услуги.
Кроме того, специальная служба обычно предлагает заснять процедуру уничтожения на видео или сделать это в присутствии представителей организации-заказчика. Со службой заключается стандартный договор, который подрядчик предлагает сам. Договор непременно должен содержать пункт о том, что уничтожаемые документы сохраняют свою конфиденциальность. Это необходимо, потому что какие-то документы, от которых планируется избавиться, могут содержать личные данные клиентов или сотрудников. Для того чтобы не отбирать отдельные документы, конфиденциальность обеспечивается для всех бумаг сразу.
Как оформить акт о физическом уничтожении документов
Как уже было сказано, само уничтожение бумаг — это не последний шаг избавления от документов. Нужно еще составить акт о физическом уничтожению архивных бумаг, более не подлежащих хранению. В нем указывается перечень документов, которые решили уничтожить, а также способы уничтожения этих бумаг. Грамотно составленный акт об уничтожении выглядит следующим образом:
Как видно на картинке, информация об уничтоженных документах сводится в таблицу, где у каждой записи имеется свой порядковый номер.
В акте о вещественной утилизации непременно должны присутствовать следующие сведения:
- полное название компании;
- полное имя и подпись руководителя компании;
- ссылка на закон, в соответствии с которым уничтожаются документы;
- полное имя председателя экспертной комиссии;
- полное имя и должности членнов комиссии;
- названия документов и дел;
- количество уничтожаемых единиц;
- годы и время хранения;
- причина избавления от документов;
- способ избавления.
Важно! Акт об уничтожении, как и многие другие бумаги, нужно зарегистрировать и присвоить (ему присваивается собственный регистрационный номер). Данный документ утверждается генеральным директором организации.
Если соблюдать эти простые правила, утилизация бумаг станет привычным делом, и в результате проверок бюджет компании страдать не будет.
Загрузка...