Правила организации совещаний и ведения протокола

Личное общение с подчинёнными может не только повысить доверие, но и увеличить эффективность и прибыль компании, чего не скажешь о переписке или телефонному разговору. Именно поэтому успешные фирмы часто проводят совещания — это хороший способ для оптимизации работы, а также более быстрый способ достижения целей предприятия. Совещание — собрание группы лиц, связанных общими целями и задачами, для обсуждения и принятия решения по важным вопросам ведения бизнеса.

Что стоит сделать до совещания, чтобы сэкономить время

На совещаниях может тратиться около половины времени сотрудников и руководителей, поэтому некоторые приготовления стоит сделать до начала сборов:

• Ограничить количество участвующих в совещании. Как правило, количество сотрудников прямо пропорционально длительности совещания, то есть, если участников 5, времени потребуется около часа, а если 10 — 2 часа минимум, ведь выслушать и донести мысль нужно каждого/каждому.
• Составить план совещания, в который нужно включить только те вопросы, решение которых не может быть принято в рабочее время.
• Подготовьте заранее материалы, которые могут потребоваться в ходе совещания. Это могут быть графики, фотоматериалы, а также видео, заключения, справки, таблицы, презентации и так далее. Лучше составить список всех материалов, чтобы при надобности вы знали, что есть в наличии, а чего нет. Возможно, удобнее будет использовать все материалы в электронной форме в отдельной папке, так вы сэкономите время на поиск нужного.
• Подготовьте тезисы для своего рассказа, чтобы не упустить важных деталей, а также отрепетируйте важные моменты.
• Перед совещанием проверьте работу техники — компьютера, видеокамеры, диктофона, — а также не забудьте проверить наличие зарядных устройств и батареек для них.
• Разошлите всем участникам совещания вопросы, которые будут решаться. Назначьте ответственного по каждому из них.
• Старайтесь говорить по существу, не отвлекаясь на темы, не касающиеся вопросов совещания.
• При объявлении повестки дня разделите главные и второстепенные проблемы.

Что такое повестка дня

Повестка дня – проблемы или вопросы, которые вы хотите решить в ходе совещания. Повестка дня обычно составляется руководителем, который будет вести собрание, либо секретарем. Оптимизировать затрату времени здесь можно следующими способами:

• Объедините равноценные по значимости и общие по тематике проблемы. 
• Разбейте их на подтемы – более мелкие проблемы.
• Обратите внимание, сотрудники какой сферы будут на совещании, и составьте вопросы в соответствии с их компетенцией, не стоит обсуждать заказ новых столов с отделом маркетинга.
• Не обсуждайте огромное количество вопросов. Выберете самые важные и срочные, чтобы точно успеть их обсудить.

Как правильно определить повестку дня 

Для экономии времени нужно изначально правильно его распределить. Для этого уточните у председателя количество выступающих и время доклада каждого. Для удобства, эту информацию можно расписать в такую таблицу:

Состав участников совещания

Подбирайте участников совещания в соответствии со следующими пунктами:

• Участники должны быть из той сферы деятельности, вопросы по которой вы хотите обсудить.
• Участники должны быть заинтересованы в решении поставленных вопросов.
• Участники должны иметь влияющую должность.

Важно! Сначала обсуждаются общие вопросы – это вопросы, связанные со всеми сотрудниками, участвующими в собрании. Затем обсуждаются вопросы, связанные с несколькими людьми или с одним человеком.

Оповещение о совещании 

Здесь действует правило трех напоминаний:

1. Уведомите участников совещания за неделю до него.
2. Уведомите за 2-3 дня до совещания.
3. Напомните перед совещанием.

Такая система более эффективна: сотрудники начинают готовиться заранее и имеют время проверить все свои данные на их наличие. Сообщить о собрании можно разными способами. Это может быть sms-рассылка, сообщение на почту или телефонный звонок, а также хорошим вариантом является личный обход участников. В сообщении о совещании должны содержаться обязательные пункты: дата, время, место, тема.

Может произойти такая ситуация, что, в связи с командировкой или больничным, сотрудника, который обязан быть на совещании, на рабочем месте нет. Для этого составляется схема замещения сотрудников, и при отсутствии работника, о совещании нужно оповестить замещающего его подчиненного.

Как рассадить участников совещания

Рассадка участников имеет немаловажную роль в ходе совещания. Обязательной схема рассадки является тогда, когда на вашем совещании будут присутствовать чиновники, владельцы крупных фирм или представители партнеров организации. Желательно, чтобы секретарь находился за отдельным столом рядом с руководителем, ведущим совещание. Для экономии времени и для удобства участников можно сделать две вещи:

1. Поставить именные карточки с должностью участника на стол напротив его места.
2. Приготовить бейджи, на которых нужно указать ФИО участника, должность, сведения о том, принадлежность к какой компании он имеет, а также там может находиться логотип компании или мероприятия.

Продолжительность совещания 

Совещания могут быть как быстрыми, так и очень долгими и сложными, поэтому количество времени подбирать нужно исходя из темы и количества вопросов. Время начала и конца совещания должен знать каждый сотрудник. Если совещание идёт более часа, через каждые 45 минут нужно делать перерыв: это является обязательным условием. На особо долгих совещаниях можно сделать перерывы, на которых участники могут попить чай и перекусить. Будет здорово, если стол с закусками, а также кулер или чайник с кипятком будут в отдельном помещении.

Ещё одним условием является наличие на месте каждого участника индивидуального стакана и бутылки воды. Еду ставить на стол, наоборот, категорически не следует: важные документы не должны испортиться из-за пролитого чая или крошек печенья. Поручить эти дела можно секретарю, или следует назначить ответственного за перерывы. В любом случае, на длительных собраниях без сотрудников, которые помогут вам, не обойтись. За длительностью совещания, а также наличием перерывов следит председатель совещания.

Как рассчитать длительность совещания

Так как каждый участник должен знать, сколько по времени займет совещание, его длительность нужно рассчитывать заранее. Для этого стоит учесть:

• Время для доклада каждого участника.
• Количество и длительность планируемых перерывов.
• Время на вступление и оглашение списка обсуждаемых тем.
• Добавить 20-25% от подсчитанного времени: если совещание закончится раньше указанного времени, ничего страшного не будет, а если времени на обсуждения вопросов не хватит, участники не будут рады этому, придется собирать ещё одно совещание и тратить рабочее время.

Если председатель совещания одобряет длительность совещания, вся информация доводится до участников, если же председатель поймёт, что времени много, или, наоборот, его не хватает, придётся вносить корректировки в регламент. 

Важно! Ознакомление участников с регламентом совещания должно состояться после его согласования с председателем.

Что такое протокол, и для чего он нужен

Протокол – это документ, в котором фиксируется ход совещания и принятые решения, исходя из поставленных вопросов. Существует два вида протокола: краткий и полный.

Краткий протокол

Краткий протокол ведут, в основном, на оперативных совещаниях. Он должен содержать: 

• ФИО и должности участников.
• Тему совещания и главные его вопросы.
• Краткое описание докладов.
• Решения, которые приняли в ходе совещания.
• Задачи, выявленные для каждого сотрудника.

Полный протокол

Полный протокол используют в любых совещаниях, так как он помогает понять полноту совещания. В нем должно быть прописано следующее:

• ФИО и должности участников.
• Тема совещания и главные его вопросы.
• Подробное описание докладов участников.
• Решения, которые приняли в ходе совещания.
• Задачи, выявленные для каждого сотрудника.
• Поправки и нюансы, высказанные каждым участником.

Любой из видов протоколов составляется в свободной форме, которую выбирают руководитель или председатель совещания.

Запись протокола

Запись протокола ведет секретарь. Сначала делаются черновые записи, а чистовой вариант предоставляется в сроки, указанные в инструкции по делопроизводству, обычно через 2-3 дня после совещания. Протокол оформляется на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке, который должен соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обязательному включению в протокол подлежат приложения с докладами участников, на которые в самом протоколе делаются ссылки.

Важно! Ответственность за полноту и правильность написания ведёт тот человек, который его пишет – секретарь. На самом деле, эта ответственность является огромной, так как протокол – единственный документ, где фиксируется совещание. В случае, если сотрудники пропустили или не запомнили какую-то информацию, ее можно будет найти в протоколе.

Особенности составления протокола

Имеются особенности в оформлении некоторых реквизитов:

• Если совещание длится несколько дней, следует указать даты совещания. 
• Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов в заголовке указывается название этого коллегиального органа. В иных случаях указывают тему совещания.

Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть

Во вводной части указывают:

• ФИО председателя и секретаря. 
• ФИО участников от организации.
• Если присутствовали участники другой организации, их указывают после слова «приглашенные».

Важно! Все участники указываются по фамилиям в алфавитном порядке, с обозначением должностей, которые они занимают, и организации, от которой они присутствуют.

Основная часть

В основной части должны присутствовать следующие сведения:

• ФИО докладчика, тезисы рассказа и ссылка на приложения после слова «Слушали».  Перед этим словом указывают номер, соответствующий теме повестки дня.
• После слова «Выступили» обязательно указать примечания и замечания по поводу рассматриваемой темы и самого содержания. 
• Принятые решения по обсуждаемому вопросу, а также задачи для сотрудников, указываются после слова «Постановили».

После написания чистового варианта протокола его обязаны подписать секретарь и председатель, после чего необходимо внести протокол в реестр регистрации и учета протоколов. Копии уже зарегистрированного протокола рассылаются ответственным лицам под подпись, а они, в свою очередь, следят за выполнением поручений. Поставленные задачи заносятся еще в один журнал – журнал учета поручений.

Важно! Руководитель имеет право продлить некоторые поставленные на совещании задачи либо убрать их из списка.