Порядок выдачи денег в подотчет из кассы

Для того, чтобы работник организации смог произвести расходы в целях нужд предприятия, ему необходимо обеспечить возможность для этого. Поэтому работнику выделяют определенные средства, имеющие целевое направление (поездка в командировку, закупка материалов, проведения платежей организации и т.д.). По полученным денежным средствам работнику необходимо документально подтвердить факт расходования средств в определенные сроки в доказательство их целевого направления. Для таких лиц предусмотрено их наименование – подотчетные лица, т.е. работники, получившие деньги на определенные цели и обязанные предоставить отчет об их использовании. Рассмотрим порядок выдачи средств из кассы в подотчет.

Нормативное регулирование выдачу денег подотчетному лицу

Читайте также статью: → Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы.

Основание для выдачи денег подотчетному лицу

На целевое использование средств в интересах организации сотрудникам выделяются деньги. При условии выдачи средств из кассы организации руководствуются правилами эксплуатации ККТ.

Для получения этих подотчетных средства работником предъявляется один из документов организации, предусмотренный внутренними нормативными актами:

• распоряжение (приказ) руководителя на выдачу денег
• заявление работника на предоставление ему суммы в подотчет, которое оформляется в произвольной форме и подписывается руководителем

В таком документе необходимо указать:

• ФИО сотрудника, которому необходимо оформить выдачу средств в подотчет
• цель выдачи денег
• сумма
• срок, на который средства выдаются (необходим для сроков для формирования отчета подотчетного лица)

При выдаче средств из кассы в зависимости от суммы деньги иногда не могут быть выданы сразу по причине их отсутствия, лимита остатка кассы, в этом случае в приказе или в заявлении руководителем указывается определенный срок для выдачи. Обычно подотчетные суммы перечисляются на банковскую карту в большинстве случаев.

Полученные в подотчет денежные средства являются задолженностью физического лица (работника организации) перед организацией.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ А. Киреева

Подтверждение выдачи денег в подотчет из кассы

При том, что с 01.01.2013 г. типовые формы первичных документов не обязательны к применению, но обязательными остаются документы по ведению кассовых операций (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Расходный кассовый ордер (КО-2) используется для подтверждения факта выдачи денег из кассы. Этот документ должен быть составлен непосредственно при совершении выдачи денег, выписывается в 1 экземпляре кассиром, подписывается руководителем (обязательна при отсутствии разрешительной подписи на прилагаемых документах: заявление или приказ) и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на такие действия, и после выдачи должны быть обязательно зафиксированы в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3).

В случае, если часть выданных в подотчет денег работник не использовал, то он возвращает неиспользованную сумму через кассу, и в этом случае кассир при получении возврата средств оформляется приходный кассовый ордер (КО-1), который состоит из 2 частей: одна часть остается в кассе, другая – на руках у лица, в подтверждение факта сдачи подотчетной суммы. Эта операция также вносится в КО-3.

Важно! На выдачу подотчетных денег в качестве основания необходим приказ руководителя, заявление от подотчетного лица не является обязательным.

Реквизиты документа при выдаче денег в подотчет

Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ определены общие обязательные реквизиты всех первичных документов:

1. наименование
2. дата составления
3. наименование организации, где составлен документ
4. содержание операции
5. величина и единицы измерения по операции
6. должность лица, оформившего операцию
7. подписи лиц и их расшифровку

Непосредственно в КО-2 имеются особенности оформления:

• указывается корреспонденция счетов (дебет 71 кредит 50)
• назначение выданных сумм (на какое целевое использование)
• лицо, получающее деньги в подотчет
• выдаваемая сумма (цифрами и прописью)
• основание, т.е. содержание операции
• приложение – перечисляются внутренние документы с отражением их номеров и дат составления (приказ или заявление)

Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм

Аналитический учет полученных средств работниками в подотчет ведется в организациях по каждой выданной подотчетному лицу сумме:

• ФИО
• дата выдачи в подотчет
• подотчетная сумма
• способ выдачи (наличным или безналичным расчетом)
• использование (по отчету)
• на что списано

Для развернутого аналитического учета могут быть открыты субсчета: по командировочным, по наличным расчетам и т.д.

Синтетический учет ведется на счете 71 плана счетов:

• выданные суммы отражаются по дебету
• по кредиту отражаются списанные по отчету суммы

Пример по синтетическому учета подотчетных сумм

Сотруднику Авзалову А.С. выдано из кассы на основании распоряжения руководителя 2000 руб. на приобретение канцтоваров: бумага для ксерокса – 1 коробка, ручки шариковые – 50 шт., органайзеры – 5 шт.

В авансовом отчете Авзалов А.С. приложил следующие документы (чеки) по расодам: бумага для ксерокса – 5 пачек по 220 руб , ручки шариковые – 50 шт. по 4,40 руб., органайзеры – 5 шт. по 187 руб. Канцтовары переданы на склад.

Авансовый отчет был утвержден и бухгалтер оформил операции следующими проводками:

Отчетность подотчетного лица по реализованным средствам

Подотчетное лицо должно в 3-дневный срок отчитаться по произведенным расходам, но бывают ситуации, когда работник не предоставляет отчет. В таком случае аванс возмещается из заработной платы в соответствии со ст. 137 ТК РФ (при том, что  удержание может составлять до 20% от заработной: ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа и он должен быть сформирован в течение 1 месяца со дня, следующего за последним днем сдачи отчета. Работник обязательно должен быть ознакомлен с приказом и при его согласии сумма подотчета удерживается из заработной платы, иначе – деньги можно взыскать с него через суд в течение 1 года.

Своевременное предоставление работником отчета играет важную роль для списания на расходы организации.

Пример по учету подотчетных сумм

Рассмотрим отражение операций в учете на данных предыдущего примера при несдаче отчета по подотчетным суммам.

Ошибка при выдаче подотчетных денег

На сегодняшний день при выдаче подотчетных денег не обязательно, чтобы подотчетное лицо отчиталось по предыдущим отчетам. Таким образом у лица может накопиться большой долг. В этом случае работодателю для того, чтобы подстраховаться от невозврата подотчетных сумм внести соответствующие моменты по возврату сумм в локальные акты организации, например в Положение о командировках или др.

Читайте также статью: → Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику.

Ошибка при ведении кассовых документов

При выдаче денег под отчет, в кассовых документах обязательно нужно отразить движение денежных средств. Если по просьбе руководителя у кассира просят выдать подотчетную сумму, не оформляя, необходимо все-таки попросить документы для обоснования выдачи. В крайнем случае, самому кассиру оформить приказ (если на месте отсутствует секретарь) и подписать у директора.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как необходимо оформлять перерасход подотчетных сумм, если приказом руководителя подписана меньшая сумма?

Ответ: В связи с тем, что приказ отразил определенную сумму средств, то нужно при перерасходу средств подотчетному лицу предоставить заявление на возмещение этой излишне потраченной суммы.

Вопрос №2: Можно ли выдать деньги в подотчет из кассы лицу, работающему по договору ГПХ?

Ответ: Неосновной работник также может получать подотчетные деньги на основании письма ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 на тех же условиях, что и основной работник.