В компании часто есть сотрудники, которые путешествуют по рабочим заданиям. К этой категории относятся инженеры, выполняющие ремонтные функции в офисах заказчика, торговые представители, выезжающие на переговоры о реализации товара, водители, курьеры. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации перемещение работников подразделяется на командировки и разъездная работа.
Критерии разъездной работы
Постоянная деятельность работника, связанная с постоянно осуществляемыми им служебными перемещениями, подразделяется на (ст. 168 ТК РФ):
- разъездную работу;
- работу в пути;
- труд в экспедиции;
- работу в полевых условиях.
Четких определений характера рассматриваемой работы законодательно не установлено, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда отличительных признаков, когда:
- Работник значительную часть своего рабочего времени проводит вне предприятия, выполняя в это время свои фактические обязанности.
- В основные обязанности работника входят разъезды.
Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке применительно к конкретной должности.
Внутренним нормативным документом в организации определяются должности с видом работ, осуществляемых в движении (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и закрепляется зона обслуживания производственных перемещений. Граница территории обозначает отдельный субъект Федерации или его регион, ряд субъектов или всю территорию Российской Федерации.
Различия между командировкой и разъездной работой
Разъездной характер работы не совместим с понятием командировки, под которой понимается отъезд работника на ограниченный срок по распоряжению работодателя с постоянного места работы (статья 166 ТК РФ). Работа в разъезде предполагает постоянное осуществление прямых должностных функций “в дороге”.
Как отразить в бухгалтерском учете компенсацию расходов работника при разъездном характере работы
Расскажем про командированного и “разъездного сотрудника”, и разница будет ясна. За специалистом, направляемым в командировку, сохраняются занимаемая должность и средний заработок с компенсацией:
- командировочных расходов;
- расходов на оплату места жительства;
- других расходов вне места постоянного жительства (суточные);
- расходов, утвержденных руководством компании (мобильная связь).
Для оформления командировки оформляется приказ на предприятии, работнику выдается служебное задание и путевой лист. Путешественник получает деньги авансом на расходы (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник представляет отчет о проделанной работе, потраченных суммах и прикладывает документы по каждому виду расходов.
В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости), разъезды являются неотъемлемым элементом трудовой функции работника и носят постоянный характер. Условия, определяющие специфику работы, обязательно отражаются в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Внимание! Все разъезды по работе в связи с выполнением служебных функций оплачиваются исходя из оклада, согласованного при исполнении трудового договора. Выплата по среднему заработку распространяется только на командировки (ст. 167 ТК РФ).
Если работник, оформленный на работу с мобильным характером в пределах одного населенного пункта, направляется в другой город по делам, перемещение должно быть оформлено в виде командировки.
Какие документы нужно будет оформить
Наличие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией проблему документального оформления указанного вида деятельности и возмещения понесенных работником расходов в соответствии с законодательством. Варианты компенсации для категории работ, связанных с постоянным перемещением (ст. 168 ТК РФ):
- договор подряда;
- соглашение с командой;
- локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).
Для корректного учета расходов при мобильной версии труда необходимо:
- ввести в трудовой договор условие о виде занятости (ст. 57 ТК РФ);
- утвердить перечень соответствующих должностей и рабочих мест по согласованию с коллективом или ЛНА;
- предусмотреть условия документального подтверждения поездки (в договоре, ЛНА);
- определить размер и условия выплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).
Определение возмещения является правом, но не обязанностью администрации компании, за исключением случаев, предусмотренных законодательством или отраслевыми соглашениями.
Процедура оформления
Положение о виде занятости может оформляться в виде отдельного документа или являться дополнением к внутренним документам компании. В произвольной форме документ должен быть утвержден приказом руководства. Работники организации, для которой устанавливается рассматриваемый вид занятости, должны ознакомиться с документом и собственноручно подписать его (ст. 68 ТК РФ).
Если при приеме на работу работнику устанавливается разъездной вариант работы, это требование закрепляется в пункте трудового договора. Если такая необходимость возникла уже в процессе деятельности работника, условие оформляется дополнительным соглашением к договору. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении порядка администрация предприятия вправе применить нормы ТК РФ (ст. 74) до прекращения трудовых отношений сторон.
Вид занятости также должен быть отражен в приказе о приеме (при приеме нового работника) и в приказе в произвольной форме (для действующего работника). Приказ об установлении вида деятельности требует уведомления определенных должностных лиц о соответствующем статусе. Текст трудового договора не относится к публичной информации, поэтому, например, о необходимости начисления премии работнику бухгалтеру становится известно непосредственно из приказа.
Приказы в связи с разъездной деятельностью
В организации перечень должностей, отнесенных к типу разъездной работы, может подлежать корректировке. Во избежание изменения регламента в целом допускается определение данного перечня конкретным положением руководства.
Процедура регистрации командировки и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве примера можно использовать бланки для командировочного удостоверения (для разработки маршрутного листа). Каждый выдаваемый документ требует подписи руководства и подписи работника.
Внимание! Приказ о направлении работника с разъездным характером работы в командировку не издается.
Если перемещения осуществляются на автомобилях компании, то в обязательном порядке оформляется путевой лист, выдаваемый водителю (под расписку). Обязательные пункты проездных документов (Приказ Минтранса РФ №152):
- номер документа, ваше имя;
- срок действия документа;
- информация о владельце автомобиля;
- данные водителя транспортного средства;
- данные автомобиля.
В обязательном порядке проставляется дата выдачи, печать и штамп органа, которому принадлежит транспортное средство. Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не менее 5 лет. Также целесообразно оформлять служебные поручения с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.
Документально оформленный вид мобильной работы влияет на сокращение административных расходов для бизнеса и, в некоторых ситуациях, на сокращение командировочных и трудозатрат.
Пример приказа об утверждении должности сотрудника, постоянная занятость которого имеет разъездной характер:
Компенсация расходов при разъездной работе
Для постоянной разъездной работы существует два варианта компенсации:
- Расходы на передвижения, подтвержденные документально, возмещаются, за исключением суточных (ст. 168 ТК РФ). В противном случае, указанные суммы взиматься не будут.
- Возмещение расходов предусматривает не оплату установленных расходов работника, а выплату фиксированного возмещения в связи с разъездным характером работы, размер которого предусмотрен ЛНА.
Предприятие, выбирая 1 вариант, должно учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, косвенно увеличивающий затраты предприятия за счет оплаты рабочего времени.
Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще всего запрашивается при длительных командировках работников в другие регионы или за пределы страны. Командировочные расходы подтверждаются билетами на используемый вид транспорта, а при поездке на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями. Размещение подтверждается чеком из кассы или документом строгой ответственности.
Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения работника в командировках, и нужно ли согласовывать такие командировки с руководством.
Введение надбавки за деятельность мобильного типа применимо, если работник преимущественно перемещается в пределах местности (населенного пункта). У него нет расходов на проезд и проживание в других регионах или за границей, а транспортные расходы относительно невелики, их размеры известны (если, например, они требуются только для проезда на общественном транспорте). Премия выплачивается работнику, который выполняет работу, одновременно путешествуя, в течение всего или большей части рабочего времени.
Допускается и другой вариант возмещения расходов – комбинированный. При этом способе возмещение транспортных расходов, аренды жилья и иных расходов, понесенных работниками, осуществляется на основании подтверждающих документов, а ежедневные расходы возмещаются за счет доплаты (ст. 168.1 ТК РФ).
Сумма компенсации
Размер выплаты законодательством не регламентирован, работодатели вправе самостоятельно определять размеры пособия с учетом экономической целесообразности и установления их в ЛНА.
По некоторым отраслям, связанным с речным и автомобильным транспортом, дополнительно выплачивается надбавка к заработной плате в размере 20%, в строительстве размер компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней плавания.
Предполагается, что дополнительная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и любые другие расходы. Поэтому при таких платежах получатели не обязаны предоставлять документы, подтверждающие расходы. Этот вариант оплаты упрощает рабочий процесс и не требует дополнительных затрат времени на оформление документов.
Налогообложение расходов в разъезде
Подтвержденные документально расходы на служебные командировки не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина РФ № 03-04-06/1626 от 22.01.2015). Обязательной выплаты этих сумм нет, поскольку она носит компенсационный характер и связана с выполнением работником своих обязанностей согласно должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).
При этом отметка о характере работы и оплате (компенсации) обязательна в трудовом договоре, коллективном договоре и внутренних актах. Выплата не облагается НДФЛ в размере, ограниченном внутренними документами компании или договорами.
Освобождаются выплаты от страховых взносов в пределах величин, определенных коллективным или трудовым договорами, нормативными правовыми актами организации (Письмо ФСС РФ № 14-03-11/08-13985 от 17 ноября 2011 г., Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212).
Внимание! Суточные, выплачиваемые за разъездные работы, могут превышать размер, установленный для командированного. Они не в полной мере облагаются налогом на доходы граждан, так как разъезды не признаются командировками, и установленный лимит на них не распространяется.
Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать ее специально и ставить на учет в органах по доходам в той местности, где специалист с разъездным характером работы выполняет обязательства по договору (Письмо Минфина РФ № 03-02-07/1-50 от 03.01.2012, № 03-02-07/1/18634 от 24.05.2013). Рабочее место работника считается оборудованным при наличии условий, необходимых для нормального выполнения трудовых обязанностей.
Важность правильного документирования
Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят причитающиеся выплаты и надбавки в зависимости от специфики работы. В ситуации, когда в трудовом договоре вид деятельности не указан, но представлены документальные подтверждения, по решению суда он может быть признан таковым.
Различия между разъездным характером работы и деловыми поездками
Давайте посмотрим на различия в сравнительной таблице:
Как правильно организовать разъездной характер работы
Право определять и утверждать перечень поручений, устанавливающих разъездной характер работы, возлагается трудовым законодательством на руководство организации-работодателя. Для этого можно утвердить отдельное положение, еще 1 вариант установления разъездного характера работы – можно просто утвердить такие функции в штатном расписании на основании трудового приказа или договора. Дело в том, что специальной статьи в ТК РФ, регламентирующей такой порядок и правила оформления такого режима труда, нет. Главное – следовать требованиям статьи 57 ТК РФ, а именно, зафиксировать в тексте трудового договора работника при его приеме на работу условия, определяющие, как именно он будет выполнять свою работу. А если установлен режим его работы вне фирмы, то есть установлен разъездной характер работы, то это должно быть указано в договоре.
В случае указания на разъездной характер деятельности лица в период трудовых отношений работодатель не может оборудовать стационарное рабочее место. Поэтому целесообразно прописать это и в коллективном договоре, но в этом есть свои трудности. Ведь изменение коллективного договора требует соблюдения определенной процедуры, если такие вопросы не были согласованы при его первоначальном подписании. Наиболее полно такой порядок выполнения должностных функций отразить в специальной должности, которая может быть изменена в соответствии с потребностями организации. Сам перечень должностей сотрудников, которые будут разъездными, может быть утвержден отдельным приказом начальника. При этом каждый новый сотрудник может не включаться в список, но необходимо отразить особенности его работы в договоре и в приказе.
Пример положения о разъездном характере работы:
Особо важным условием является закрепление в положении перечня должностей, профессий, должностей, имеющих такой порядок деятельности. Это требование прямо закреплено в статье 168.1 ч. 2 ТК РФ.
Обязательно указывать командировочные в должностных инструкциях или других документах, определяющих круг должностных обязанностей работников. И приказы, и должность, а тем более должностные инструкции должны быть доведены до сведения всех заинтересованных лиц под роспись, как это определено статьей 68 ТК РФ. Детальная постановка условий работы в локальных нормативных актах минимизирует риск возникновения споров между работниками и работодателями и, если они все же возникнут, позволит оперативно решить их в пользу работодателя в рамках закрепленных в законе правил служебных командировок.
Как правильно заключить договор
Условие разъездного характера работы является обязательным. Поэтому в части 2 статьи 57 ТК РФ прямо указано на то, что в договоре обязательно должно содержаться указание на разъездной характер работы, если она предусмотрена работодателем для данной должности. В договоре желательно четко определить территорию, в пределах которой работа будет считаться выездной: сам город или муниципалитет, в котором базируется компания, и прилегающая территория. И хотя работник может ежедневно выезжать домой, законодательство не запрещает устанавливать такую территорию в пределах всей РФ. Кроме того, законодательство позволяет не указывать эту территорию в договоре, но ее указание защитит работодателя от признания командировки командировкой в случае возникновения вопросов со стороны проверяющих органов, например возмещения расходов. Пример оформления трудового договора:
Его необходимо зарегистрировать в разделе «Предмет договора»:
Кроме того, работодателю рекомендуется вести специальный путевой журнал или маршрутные листы. Эти документы позволят оперативно проверять все служебные перемещения сотрудников и подтверждать возможность в случае проверки.
Учет командировок и оплаты труда сотрудников
Во избежание возможных недоразумений размер и порядок возмещения расходов работника целесообразно отмечать непосредственно в положении или иных внутренних документах. Поскольку в этом случае работодатель не обязан оформлять проездные документы и выплачивать суточные, он должен правильно учитывать отработанное время. Для этого можно использовать обычный табель успеваемости. В нем периоды командировок должны быть отмечены как рабочее время. Ведь такие работники обычно получают обычную заработную плату, а также доплаты, если они установлены трудовым договором (ч. 1 ст. 129 ТК РФ, ст. 149 ТК РФ). Кроме того, по статье 168.1 ТК РФ компания обязана компенсировать многие расходы таких работников:
- расходы на дорогу;
- затраты на проживания;
- питание и другие потребности, согласованные с работодателем.
Все расходы должны быть подтверждены документально (чеки, квитанции, билеты и т.д.), однако четких требований в юридических документах для этого нет. Поэтому для таких сотрудников можно настроить упрощенный порядок отчетности о командировках: отчет раз в неделю или даже в месяц.
Кроме возмещения расходов работника законодательством не предусмотрены иные компенсации за разъездная работа. При этом возмещаемые расходы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Скачать документы
Скачать бланк трудового договора для сотрудника с разъездным характером работ
Скачать образец положения о разъездной работе
Скачать образец приказа о назначении на разъездной характер работ
Загрузка...