С целью решения поставленных задач и вопросов компании ведут деловую переписку при помощи разнообразных писем. Письма бывают двух видов: гарантийные и информационные. В данной статье раскрывается в деталях алгоритм написания письма-напоминания, разновидности информационного письма.
Здесь ниже вы можете ознакомиться с образцом письма-напоминания о выполнении обязательств по договору. Внизу статьи находится ссылка для скачивания данного бланка.
Что такое письмо-напоминание?
Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить тому, кому оно адресовано о каком-то важном моменте, например, о сроке выполнения обязательств или о какой-то выплате. Напоминание в письменном виде принято посылать тогда, когда устное напоминание не привело к желаемому результату. Письмо-напоминание, составленное по всем правилам, и зарегистрированное в исходящей документации его отправителя, требует реакции от того, кому оно адресовано. Не важно, в устной или в письменной форме, либо в виде каких-либо действий.
Не смотря на то, что информационные письма могут составляться в свободной форме, имеются определенные правила, которые необходимо соблюдать при их оформлении.
Как правильно написать письмо-напоминание?
Существует специальный бланк, который используется для написания данного вида письма, в нем должна содержаться определенная информация, а именно реквизиты компании, которая инициирует отправку.
Список реквизитов включает в себя:
- Название компании;
- Адрес компании;
- ИНН;
- КПП;
- Телефон;
- Контактное лицо (при необходимости).
Как вариант, письмо можно подготовить на фирменном бланке компании, это поможет избежать необходимости прописывать все реквизиты от руки.
Согласно требованиям, данный вид документов направляется конкретному лицу. Информацию о нем, а именно ФИО, должность и название организации, интересы которой он представляет, нужно записывать в правом верхнем углу.
Обращаться к данному лицу целесообразно по имени отчеству, в вежливой форме. Например: «Уважаемый Иван Сергеевич!»
Основной текст письма обычно оформляется в свободной форме. Но желательно сохранять целостную структуру письма:
- Причина обращения (используя слова «по причине..», «в связи с… »)
- Суть обращения (зависит от повода для написания письма)
Одной из основных причин написания подобного письма бывает напоминание о необходимости исполнения обязательств по соглашению или договору, а также об оплате имеющихся задолженностей или об исполнении каких-то других действий.
На письме ставится подпись автора и дата. Если есть необходимость, то его регистрируют в журнале для исходящих документов. После этого письмо-напоминание посылается адресату любым подходящим способом.
Загрузка...