Персональный ассистент: кто это, требования, необходимые качества

Персональный ассистент – фактически второе лицо в компании. Он выполняет так много функций, что все их сразу перечислить практически невозможно. На него возложена масса задач, с каждой из которых он должен справляться на высоком уровне. Именно поэтому подобрать хорошего, профессионального ассистента – задача не из простых. 

Почему возникают трудности с поиском квалифицированного ассистента

Объявления о свободной вакансии на ресурсах по поиску работы, как правило, стандартны. Там изложен общий круг обязанностей, в который входит делопроизводство и выполнение организационной работы. Однако объявление не может вместить все нюансы, с которыми придется столкнуться новому сотруднику, тем более, что в каждой организации они свои. Здесь же нельзя полностью отразить все требования к кандидату, а порой несоответствие малой части из них может поставить на карту успешность работы нового сотрудника.

Все свои пожелания к кандидату работодатель, как правило, высказывает на собеседовании, тут же помечая то новое, что он узнал от соискателя в личной беседе. Зачастую он может задать потенциальному РА (personal assistant) довольно экзотичные вопросы: насколько быстро кандидат считает купюры без машинки, есть ли у него какой-либо спортивный разряд, способен ли делать расчеты в уме – без калькулятора, насколько он знаком с нормативно-правовой базой. И даже может потребовать предоставить ему базу владельцев определенного сегмента ресторанов или составить перечень премиум-брендов какой-то ниши товаров. 

Определенные рост, вес, количество языков, тембр голоса – все эти требования уже не являются чем-то из ряда вон выходящим, они давно стали привычными.

• Персональный ассистент – это та позиция, на которой личные качества в значении не уступают профессиональным, и те, и другие важны. Именно поэтому поиск идеального кандидата может затянуться. 

Несмотря на то, что по многим сферам деятельности требования могут разниться, по большому счету руководителю нужен надежный, ответственный, внимательный человек, на которого всегда можно положиться. Который болеет душой за дело не меньше самого начальника , умеет брать на себя организационные задачи, тем самым способен освободить босса от кучи дел и, что немаловажно, способный выдавать нестандартные решения. Он должен легко находить нужную информацию и находить выход из сложных ситуаций.

Личный ассистент и другой административный персонал

Административные позиции могут занимать специалисты нескольких должностей, рассмотрим их подробнее:

1. Бизнес-ассистент, персональный ассистент (ВА, РА), личный помощник. В таких помощниках нуждаются руководители крупных российских и зарубежных компаний. Начальник у бизнес-ассистента только один, и это непосредственно руководитель организации. Это человек, осуществляющий связь босса с внешним миром. Он хорошо знаком с его семьей, поэтому при необходимости может и выступить няней для детей, и купить подарок для жены. Способен принимать и подсказывать управленческие решения, так как образован и обладает соответствующими знаниями, хотя положительный результат его озарений как правило присваивается боссом. Выступает в роли туристического агента, переводчика, поисковой системы и т.п. О требованиях чуть позже.
2. Секретарь. Подчиняется всем высшим менеджерам организации. Его функционал понятен – делопроизводство, поддержание работоспособности офиса, встреча гостей, чай/кофе. Секретарь также получает и перенаправляет корреспонденцию, выполняет несложные поручения руководства. Требования к соискателю: среднее или высшее профессиональное образование, при необходимости знание языков, владение деловым этикетом, умение обращаться с оргтехникой, владеть навыками быстрого набора текста, иногда опыт работы не требуется. Среди личных качеств: ответственность, внимательность, доброжелательность, исполнительность, способность к монотонной работе. Возраст для этой позиции в большинстве случаев не превышает 30 лет. 
3. Секретарь-помощник. Требуется в среднюю компанию, где трудится около полусотни работников. Специалист на этой должности совмещает функции секретаря и помощника руководителя. Подчиняется непосредственно начальнику организации, выполняет его поручения. Требования к кандидату: высшее, можно неоконченное высшее профессиональное образование, до 32 лет, знание оргтехники, высокая скорость печати, опыт работы не менее года на аналогичной должности. Личные качества: дисциплинированность, склонность к монотонному труду, ответственность.
4. Офис-менеджер. Нанимается в компанию со штатом от 30 человек. Подчиняется генеральному директору и топ-менеджерам. Следит за работой офиса, выполняет поручения представителей руководства, совмещает свою работу с обязанностями секретаря, например, прием гостей, телефонные переговоры. Требования: высшее профессиональное образование, опыт работы, организаторские способности. Личные качества: коммуникабельность, ответственность.
5. Секретарь на ресепшн. Необходим в организациях со штатом работников около 50 человек, куда часто приходят посетители. Подчиняется административному директору, руководящему составу организации, офис-менеджеру. В обязанности входит встреча/прием гостей, подача чая/кофе, телефонные звонки, общение с курьерами и водителями предприятия.

Требования: возраст до 27 лет, эффектная внешность, владение компьютером и оргтехникой, опыт работы не обязателен. Из личных качеств на этой позиции ценятся приветливость, коммуникабельность, улыбчивость, внимательность, немаловажна стрессоустойчивость.

На первый взгляд эти позиции схожи, однако между должностями секретаря и персонального ассистента есть существенное отличие: секретарь распределяет информационные потоки в организации, персональный ассистент управляет производственными процессами через производительность руководителя предприятия.

К сведению. На интервью по поводу работы лучше всего максимально четко проговорить круг обязанностей, характер личных поручений, уровень ответственности, так как многие руководители не видят разницы между персональным ассистентом и секретарем. 

Что требуется от персонального ассистента

Персональный ассистент может быть полностью погружен в производственный процесс, а может работать в личном пространстве руководителя. Несмотря на это, базовые требования на этой позиции совпадают:

• высшее профессиональное образование (выпускникам ведущих вузов страны отдается предпочтение);
• опыт работы на аналогичной должности от двух лет;
• владение иностранным языком на уровне носителя;
• готовность к командировкам;
• возраст важен, хотя его запрещено указывать в объявлениях согласно законодательству – и тут, в отличие от многих других позиций, многие руководители ценят кандидатов зрелого возраста, преимущественно женского пола, но каждый случай индивидуален, все зависит от предпочтений работодателя;
• набор личных качеств: исполнительность, коммуникабельность, способность работать  в режиме многозадачности, склонность к аналитике, высокая работоспособность.

Согласно опросам, в персональных помощниках руководители больше всего ценят личную преданность. Руководители хотят знать, что их поручения выполняются в строгом соответствии с полученным заданием, поэтому исполнительность идет на втором месте. Далее следуют интеллект, умение хранить секреты, обладание личными связями и знакомствами, в том числе среди управляющих ресторанами, персоналом яхт-клубов, отелей и т.п. – это позволяет оперативно решать возникающие проблемы. Умение разрешить кризисную ситуацию, не нажив при этом ни себе, ни другим врагов, также высоко ценится в персональном ассистенте. Коммуникабельность – в топе важных качеств ассистента. Немаловажны также работоспособность. А вот инициативности от персональных помощников руководители не требуют, так как сами отдают распоряжения. То же самое касается внешности – яркий облик кандидата здесь не в приоритете. 

Как успешно пройти интервью на позицию ассистента

Чаще всего вакансии персонального ассистента не появляются в открытом доступе в интернете. Их можно найти в кадровых агентствах, куда крупные компании обращаются в случае, если от них по каким-то причинам уходит сотрудник. 

• Если ваша анкета находится в базе, с вами могут связаться представители компании, которые практически никогда не афишируют свои поиски по этой вакансии.

Соискателя начинают тестировать еще на этапе контактов с представителями кадрового агентства, где ему помогают составить резюме и консультируют, как вести себя на собеседовании с работодателем. В кадровом агентстве в свою очередь оценивают умение разговаривать по телефону, общаться, обращают внимание на стиль электронных писем, тембр голоса и т.п. 

Отбор на такие должности самый строгий, отсеивается масса кандидатов. Соискатели проходят различные тесты, выявляющие их тип темперамента, оценивающие склонность к решению задач и психологическую совместимость с будущим руководителем. После того, как все этапы пройдены, остается встретиться с самим работодателем. 

Во время собеседования нужно быть готовым решить несколько предложенных задач, в которых описываются жизненные ситуации. Собеседник будет оценивать, как вы сможете справиться с проблемой в жизни. Также не исключен ряд провокаций, где посмотрят, насколько вы стрессоустойчивы и смекалисты. Ну и конечно, нужно помнить о правиле 40 секунд. И здесь надо подумать не только об укладке и длине юбки – внешность опытный рекрутер оценит за две секунды.  Надо продумать свое поведение в следующие 38 секунд, которое принесет вам успех.