Формирование товаросопроводительных документов к первичной документации является важным этапом товарно-денежных отношений. Договор и акт приема-передачи – это далеко не все, что требуется при передаче имущественных ценностей от одного лица к другому (согласно ст. 223 ГК РФ). Участники в момент подписания договоров вправе определить, как, где и кому будет передаваться имущество. В этом процессе в качестве промежуточного звена, которое перемещает объекты к конечному получателю (покупателю), может также участвовать третья сторона. Все физические или юридические лица, участвующие в сделке, должны получить официальные документы на доставку груза и его отгрузку на месте. Отсутствие одного из них может не благоприятствовать одной из сторон в случае судебного разбирательства и судебного иска. Заполнение этих форм требует соблюдения закона, так как многие из этих форм стандартизированы на государственном уровне. Также принципы передачи ТМЦ по рассматриваемым здесь документам актуальны как внутри Российской Федерации, так и при международных перевозках.
Что такое отгрузочные документы
При организации перевозки важным аспектом является формирование необходимой документации. Основными видами таких документов являются финансовые, транспортные и разрешительные документы. Цепочка ключевых событий такова:
- заключение договора между двумя сторонами, участвующими в сделке,
- ее исполнение (то есть доставка заказа вовремя и в нужное место).
А вот по адресу прибытия нужно произвести действия по доставке и разгрузке, что также требует наличия специфических документов. Согласно статье 506 Гражданского кодекса, поставщик обязан отправить товар покупателю или третьему лицу. Поэтому подписанных договоров и акта приема-передачи будет недостаточно. Требуются отгрузочные документы.
Финансовые документы
Сюда входят счета-фактуры и инвойсы — коммерческие счета. Составление и оформление таких документов возлагается на продавца (отправителя).
Комсчет или «CI»
Здесь указывается вид товара, его качество и количество, а также единица измерения и общие цены. Бумага также включает имена и адреса участников. Эти документы доказывают, что продажа состоялась. В этой бумаге определяется налоговая база для таможни и создается дебиторская задолженность.
Счет-проформа
Это так называемый проформа-инвойс — документально подтвержденный предварительный расчет переданных вещей и оказанных услуг. Он отправляется от продавца к покупателю согласно условиям сделки и не требует оплаты. Он также используется в мировой практике (при обмене товарами между странами). Он не имеет законодательно установленной формы и не содержит информации о ценах.
Разница между платформами и торговыми счетами
Первые обычно используются, когда фактическая поставка и оплата еще не произведены. Это не «чек» на оплату, так как экспортер не берет кредит в своей бухгалтерии, а импортер его не списывает. Но такие формы описывают товары и их стоимость, что аналогично второму типу документов. Последние выдаются для предоставления таможенным органам максимальной информации о ввозных пошлинах и налогах, применимых к ввозу товаров и материалов за границу. Они имеют юридическую силу и являются значимыми для налогового учета. Следовательно, они служат реальным счетом для осуществления платежей.
Consular инвойс являются коммерческими и оформляются отправителем (иностранным экспортером) с обязательным заверением в консульстве государства, где находится покупатель. Целью составления является предоставление компетентным органам государственной власти в стране прибытия данных о таможенной стоимости поставляемой продукции, а также о демпинге. Это нужно, чтобы провести валютный контроль.
Товаросопроводительные документы
Не вся обсуждаемая ниже документация имеет стандартный вид. Целью ее составления является идентификация товаров (по всем товарным категориям с указанием их свойств и количества единиц). Она также включает информацию об участвующих лицах, деталях процесса перевозки и оплаты доставки. Комплект документов собирается с поправкой на конкретные товары и материалы. Дополнительные документы прилагаются по требованию сторон.
Контрольный упаковочный лист
Посылка сопровождается упаковочным листом, приложенным к счету. В нем указан полный перечень поставляемых ТМЦ с указанием мест хранения всего (коробки, ящики, поддоны и т.д.). Стандартной формы здесь нет, поэтому каждая организация разрабатывает свою. Поэтому форма продавца может отличаться от копий, используемых покупателем. А вот второй обычно принимает бумагу, которую ему присылают, в любом виде. Логистическим компаниям это тоже необходимо. В обязательном порядке он нужен и таможенным органам при пересечении границы.
Накладная на груз
Вернее, на сам товар. Это ТОРГ12 для отпуска и осуществления передачи. С помощью этого документа покупатель сравнивает отгруженную продукцию (по количеству, объему, качеству и т д.) с представленной в бланке информацией. Продавец и отправитель, в свою очередь, учитывают товар, оставшийся на складе.
ТТН
При отгрузке ТМЦ самовывозом обсуждаемая здесь документация не требуется. Такие документы нужны только во время транспортировки к клиенту. Если этим занимается транспортно-логистическая компания, предоставляются также оригиналы документов. В них всегда указываются данные перевозчика, транспортного средства и экспедитора.
Доставка обычно осуществляется наземным транспортом. Затем используются два вида бланков: бланк 1-Т и бланк, приложенный к ПП № 272 от 15.04.2011 г. о правилах автомобильного транспорта (приложение 4к). Для воздушного и железнодорожного транспорта используются другие унифицированные формы: ГУ-27/ГУ-29-О и AWB соответственно.
Грузовая накладная
Это счет ТТ (отличный от счета ТТ, о котором говорилось выше). Требуется согласно ПП № 272. Часто выдается грузоотправителем (но бывает и наоборот, если так предусмотрено договоренностями сторон). Обычно компилируется для партии. На несколько, если перевозка осуществляется одновременно одним транспортом. Отличается от предыдущего отсутствием товарного раздела.
Какие товаросопроводительные документы используются для оформления отгрузки товара на склад покупателя авиаперевозкой? Это так называемый законопроект AWB. Но он лишь описывает перевозимое имущество, а не узаконивает этот процесс.
Сквозной коносамент
Through bill of lading требуется в поставке морских судов. Здесь может быть две или более судоходных линий. То есть часто производятся перевалки с одного корабля на другой. Документ подтверждает право собственности на отгруженные ТМЦ.
Функциональность бумаги:
- перевозчик здесь расписывается в получении товара, описывая визуальное состояние товара по прибытии;
- подтверждает соблюдение условий договора;
- выполняет распределительную функцию.
Коносамент смешанной перевозки
В мировой практике это часто называют мультимодальными грузовыми перевозками различными видами транспорта. Не только вода, но и земля. То есть перевозки по морю — это только часть общего маршрута.
Международная ТН
CMR является основным документом для доставки грузов автомобильным транспортом через границу другого государства. Это соглашение между отправителем, транспортной компанией (с наземным транспортом) и получателем. Накладная CMR носит универсальный характер, так как содержит информацию, понятную представителю любой страны. Подтвердить легальность перевозки. В случае отсутствия ЦСМ правоохранительные органы могут арестовать перемещаемые ТМЦ. Здесь отмечен каждый этап, происходящий с нагрузкой. Либо передача его экспедитору, либо конечному получателю. Соответственно, таким образом определяется ответственность лиц в данный момент времени.
Свидетельство происхождения
Это документ о сертификации товара, в котором также отражается место его производства. Соответствующие госорганы вносят сюда отметки об изготовлении на территории того или иного государства. Также прилагается описание характеристик продукта. В Российской Федерации его выдает Торгово-промышленная палата. В зависимости от страны покупки здесь ставится отметка. Также существует общий формат для некоторых территорий.
Сертификат формы А
Сертификат происхождения формы А является универсальным международным документом, зарегистрированным во многих странах. На таможне он используется для идентификации места происхождения товара. Приобретающая сторона получает льготы и бонусы при таможенном оформлении.
Здесь следует различать несколько понятий:
- страна, в которой были произведены товары и материалы;
- преимущественное производство — если они были произведены в разных зарубежных отраслях (преимущество определяется тем, кто внес наибольший вклад в себестоимость продукции, обычно более 50%);
- пункт доставки означает, откуда заказ был доставлен получателю (может отличаться от первых двух).
Заявление о контроле места назначения
Заявление о контроле места назначения составляется грузоотправителем и отмечается в коммерческих счетах-фактурах, коносаментах, авианакладных и других экспортных документах. Необходимо сопровождать процесс доставки до конечного пункта назначения. Он не имеет особой формы и составляется на встречу приходу в конкретную геологическую точку.
Какие документы нужны при отправке товара покупателю относительно его качества
Эта документация необходима не только для перечисления характеристик товара, но и для сверки с реальным.
Сертификат осуществления приемки 3-им лицом
Некоторые покупатели хотят видеть доказательства осмотра незаинтересованным лицом. Расходы на такие процедуры часто ложатся на них (если иное не указано в договоре).
Четыре вида таких операций:
- предпроизводственный контроль для определения параметров качества сырья и отдельных компонентов, которые производитель будет использовать в технологическом процессе;
- взятие пробы или пробы с производственной линии (помогает найти брак перед отгрузкой или до фактического поступления брака);
- контроль материальных ценностей при загрузке контейнеров под доставку;
- проверка в порту по прибытии (визуально и с инструментами).
Сертификат испытаний или качества материалов
На отдельные категории продукции (химикаты и сырье) ваш поставщик предоставляет химические сертификаты с указанием показателей состава, кислотности, вязкости и т.д. Эта информация отображается с помощью независимой лаборатории, выбранной сторонами самостоятельно (до отгрузки или после). Металлические объекты поставляются при сертификации свойств этих материалов.
Общие правила создания первичной документации
Какие документы нужны при отгрузке товара покупателю – не единственный важный вопрос. Также важно соблюдать принципы его заполнения и ротации. С юридической точки зрения ст. 9 ФЗ 402. Это обязательные разделы, включенные в документ:
- Название.
- Дата написания.
- Упоминание лица, составившего ту или иную статью.
- Наличие и характер хозяйственной операции.
- Размер натурального и финансового показателя (с указанием единиц измерения).
- Перечень обязанностей тех людей, которые осуществляют сделку и несут ответственность за ее исполнение и правильное исполнение.
- В конце стандартно ставятся подписи людей (из шестого пункта). Для этого прописываются их фамилии и инициалы или иные сведения, идентифицирующие их.
Кто занимается перевозками
Два основных человека: отправитель и получатель. Но чтобы доставить груз до места назначения, здесь вмешиваются штатные водители или транспортные компании. А им, в свою очередь, также предъявляются оригиналы документов как сторонам сделки. Третий перевозчик может доставить груз морским, воздушным или наземным транспортом. В первых двух случаях родоразрешение собственными силами поначалу зачастую затруднено.
ТОРГ-12: правила заполнения
Данная форма утверждена Постановлением Госкомстата от 98 г. № 132. Она составляется продавцом для отражения факта списания и реализации ТМЦ. Для покупателя это форма подтверждения покупки, а значит служит основанием для будущей отгрузки товара на ваши склады.
Подготовка и оформление товаросопроводительных документов данного типа требует включения разделов:
- Данные об участниках сделки: имена, адреса, телефоны, банковские счета и коды (ОКПО и ОКВЭД).
- Детали договора и коносамента.
- Номер счета и дата.
- Сведения о материальных благах: наименование, единица измерения, количество, предусмотренная за них сумма денег (с учетом НДС).
- Список приложений.
В конце подписи ставят лица, вовлеченные в торгово-денежные отношения. От продавца это сотрудник, утвердивший отпуск товара, сотрудник, выдавший его со склада, и главный бухгалтер. Здесь же расписываются лица, представляющие интересы покупателя и грузополучателя. Для этого могут быть использованы сведения о доверенностях, на основании которых производится акцепт. Документ датирован. Пломбы также ставятся с обеих сторон, хотя согласно ст. 9 Федерального закона № 402 — инициатива совершенно необязательная.
Обязательно ли нужна форма ТОРГ-12
Необходимо учитывать необходимые информационные блоки, которые используются большинством участников отношений между товаром и деньгами. В принципе, они имеют право по договоренности добавлять свои разделы, отражающие некоторые детали сделки. В целом унифицированная форма была доступна организациям до 2013 года. Потом унификация была отменена. То есть теперь люди, участвующие в обороте, имеют право взять для удобства старый формат или создать свой.
Особенности оформления
Отгрузочные документы поставщика – это документы при отгрузке товара со склада соответственно. Предоставленная информация используется при подтверждении сделок поставки, оказанных услуг и при передаче прав собственности. Их необходимо подготовить в нескольких экземплярах. По крайней мере, для отправителя, получателя и водителя. Кроме того, потребуется копия для транспортной компании (если она задействована).
Кто участвует в формировании документации, рассмотренной выше? Это продавец или транспортная компания, которая работает с первой по договору перевозки. Фиксированная дата соответствует дню отгрузки (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Счета-фактуры выставляются в момент возврата ТМЦ заказчику или организации-перевозчику. Дата в УПД и в Т-накладной не проставляется раньше той, что прописана в ТТ-накладных. При невыполнении этих условий контролирующие органы сочтут процедуру фиктивной. Таким образом, покупатель не может вычесть НДС. Все данные в них также должны совпадать.
Так как высок риск потери и порчи продукции из-за кражи, тряски и перепадов погоды, лицо, ответственное за это, должно быть определено заранее. Оформление и выдача пакета первичных документов на отгрузку товара в момент передачи покупателю необходимы как доказательство совершения сделки. Все важные моменты и нюансы должны быть задокументированы, в том числе и для того, чтобы было с кого потребовать возмещения убытков.
Загрузка...