Одной из главных составляющих нормальной деятельности любой компании является грамотная организация документооборота в бухгалтерском учете. Для этого необходимо соблюдать требования Закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также общероссийского стандарта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В статье рассмотрим порядок организации документооборота бухучета в компании.
Что такое документооборот в бухучете
Основой любого предприятия являются и документы и документооборот. При его организации важно соблюдать подход, соответствующий требованиям законодательства и бухгалтерских стандартов.
Согласно ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», документооборот представляет собой движение документов бухгалтерского учета внутри компании с момента составления либо получения до момента завершения исполнения. По завершением исполнения понимают:
- использование документа для составления отчетности (бухгалтерской, финансовой);
- отправка документов;
- направление документов в архив;
- иные действия.
Важно! В соответствии с законом 402-ФЗ, ответственным за организацию бухгалтерского учета в компании является руководитель. То есть не главный бухгалтер или заместитель руководителя и даже не бухгалтерская служба.
Цели документооборота
Планируя организацию документооборота в бухучете, руководитель ставит перед собой определенные цели:
- документооборот должен обеспечивать оперативное отражение хозяйственных операций в бухучете;
- осуществление передачи первичных документов для регистрации содержащихся в них сведений в регистры бухучета, а также составление на основе этих данных отчетности (бухгалтерской, финансовой).
Организация документооборота в бухгалтерском учете
На практике в первую очередь происходит разработка и утверждение внутреннего положения о документообороте в бухучете. После этого уже формируется график документооборота. Последний документ составляется главным бухгалтером, руководитель составляет на него приказ. График может составляться в виде таблицы, схемы или просто списка, но при этом он должен содержать следующее:
- число отделов и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ;
- минимальный период, который документ может находиться в одном подразделении.
Лица, отвечающие за документооборот
Обеспечение документооборота в бухгалтерской системе осуществляется лицами, составляющими и подписывающими бухгалтерские документы. При этом они должны осуществлять следующее:
- оформлять первичные документы своевременно и качественно;
- осуществлять передачу первичных документов в установленный срок для того, чтобы содержащиеся в них данные отразились в бухучете;
- обеспечивать правдивость информации, содержащейся в первичных документах.
Все документы, с которыми работают бухгалтеры условно делят на следующие группы:
- бухгалтерские;
- налогового учета и отчетности.
В свою очередь бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:
- первичные документы;
- регистры;
- формы отчетности.
К отчетным документам относят налоговую отчетность и регистры.
Первичные документы
Любой факт хозяйственной деятельности подтверждается первичным документом. Если документ не имеет подтверждения факта хозяйственной жизни, то принимать его к учету нельзя. Форма первичного документа определяется руководителем компании, однако разработать ее может лицо, которое является ответственным за ведение бухучета. При разработке бланка следует учитывать, что первичный документ в обязательном порядке содержит следующие реквизиты:
- наименование;
- дата составления;
- наименование организации, составившей документ;
- факт хозяйственной жизни;
- величину измерения (в натуральном или денежном выражении) факта хозяйственной жизни;
- наименование должности каждого лица, совершившего операцию, а также ответственных за оформление документа лиц;
- подписи всех указанных в документе лиц, расшифровка подписи, а также иная информация, если она необходима для идентификации лиц.
Составляется первичный документ, как правило, в момент совершения факта хозоперации, однако если это не представляется возможным, то сразу же после ее совершения (Читайте также статью ⇒ Подписание бухгалтерских документов).
Важно! Первичные документы составляются на бумажном носителе или в электронном виде. В последнем случае они должны подписываться усиленной цифровой подписью.
Регистры
Сведения, которые содержаться в первичных документах должны отражаться в бухгалтерских регистрах, которые представляют собой перечень определенных операций, внесенных в хронологическом порядке, а также объединенные по счетам бухучета. В качестве примера можно привести ведомость или отчет, составленный в виде таблицы. Форму регистров также утверждает руководитель компании, при это ее обязательными реквизитами будут являться:
- наименование документа;
- наименование организации, составляющей регистр;
- дата начала и дата окончания ведения документа либо период за который он составляется;
- хронологическое объединение, систематическое объединение объектов;
- единица измерения;
- ответственные лица с указанием их должности, подписи и расшифровки подписи.
Важно! Как и первичка, регистры бухучета могут составляться на бумаге или в электронном виде.
Если в регистр необходимо внести исправление, то следует указать дату внесения верной информации, а также подпись и расшифровку лица ответственного за ведение регистра (Читайте также статью ⇒ Порядок обработки первичных бухгалтерских документов).
Организация документооборота в бухгалтерском учете обособленного подразделения
Каким именно способом ведется бухгалтерский учет компания определяет самостоятельно, при этом это должно указываться в учетной политике. Причем те положения, которые указываются в учетной политике распространяются и на обособленные подразделения. Причем даже если обособленное подразделение ведет бухгалтерию самостоятельно, то они могут это делать на основании документов, которые оформлены от имени головного офиса. При этом нарушения законодательства не будет.
Документы, оформленные в электронном виде
Как уже упоминалось выше, первичные документ можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Оформление электронного документа возможно в том случае, если имеется электронная подпись.
Различают несколько видов электронной подписи:
- простая неквалифицированная;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
От того, какая подпись используется в компании и будет определяться юридическая сила документа.
Если первичка заверяется первыми двумя видами подписей, то для целей бухгалтерского или налогового учета они не могут быть приняты. В этом случае их нельзя будет признать документами, имеющими такую же силу, как и документы, составленные на бумаге и заверенные личной подписью. К подписанным вручную документам приравнивают только документы, которые заверяются усиленной квалифицированной подписью. Они и могут быть приняты к бухгалтерскому и налоговому учету.
В соответствии с законом или соглашением с контрагентом представление документа может предусматриваться исключительно на бумажном носителе. В этом случае компания за свой счет изготавливает копию электронного документа на бумаге.
Приняв решение о том, что первичные документы оформляются в электронном виде, это необходимо закрепить в учетной политике. При этом указывается следующее:
- документы, которые будут участвовать в электронном документообороте;
- сотрудники, имеющие право подписи документов;
- способ обмена электронными документами (то есть привлекается оператор или нет);
- порядок, по которому хранятся документы;
- способ представления электронных документов при запросе ИФНС (на бумаге или в электронном виде).
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Возможно ли, чтобы обособленное подразделение отражало хозоперации, опираясь на первичку, оформленную от имени головного офиса?
Ответ: Да, причем в учетной политике должно содержаться условие о том, что оформление первички осуществляется от имени головного офиса.
Вопрос: Нужно ли в учетной политике закреплять формат электронных документов?
Ответ: Нет, форматы документов, составленных в электронном виде можно и не отражать в учетной политике.
Загрузка...