Онлайн-заполнение счета на оплату

Счет на оплату выставляется продавцом покупателю для обозначения конкретной суммы к оплате, а также указания банковских реквизитов на оплату. Составить документ можно в специальной программе, после чего распечатать его на бумажном носителе. Помимо этого, некоторые интернет-сервисы предполагают онлайн-заполнение счета на оплату, после составления которого документ будет направлен покупателю на электронную почту. В статье рассмотрим что собой представляет счет, а также как осуществляется онлайн-заполнение счета на оплату.

Что такое счет на оплату

Счет на оплату представляет собой платежный документ, формирует который продавец, а направляется он покупателю для произведения взаиморасчетов по купленным товарам (оказанным услугам). Счет позволяет детализировать условия сделки, он определяет конкретные товары (услуги), а также порядок их покупки. Выставляется он либо на основании заключенного между сторонами договора, либо без него. Факт выставления счета на оплату и подписание его плательщиком является согласием последнего на оплату за определенный товар или услугу. Если к платежному документу прикладывается кассовый чек (или товарный), то сделка имеет такую же юридическую силу, что и контракт, заключенный между сторонами.

Продавец вправе выставить счет на бумажном носителе, либо сделать его онлайн. В соответствии с условиями договора (либо в случае его отсутствия устной договоренности) счет выставляется до получения покупателем товара, услуги, либо уже после поставки, по факту. На основании действующего законодательства продавец вправе совсем не выставлять счет как на бумаге, так и онлайн вариант (Читайте также статью ⇒ Составляем счет на оплату товара. Скачать бланк счета).

Когда необходимо выставление счета на оплату

Для проведения взаиморасчетов достаточно будет только предъявить счет-фактуру, который является документальным сопровождением всех операций, облагаемых НДС.

Но в ряде ситуаций оформление счета для продавца является обязательным. К ним относят следующие:

• Расчет между поставщиком и покупателем производится в сумме, не зафиксированной в договоре и неизвестной заранее (это могут коммунальные услуги, услуги связи, либо сервисное обслуживание).
• Покупатель вносит предоплату за товар (услуги).

Также нередкими являются такие ситуации, когда организации перевыставляют счет. Это может быть в том случае, когда товар (услугу) получает одна организация, а оплату за это производит другая (к примеру, по договору аренды, соглашению о комиссии или по поручению). Для перевыставления счета в условиях договора прописывают обязанность одной из сторон сделки оплатить обязательства другой стороны.

Оформляют счет на оплату в отношении любых связанных с получением оплаты сделок, например, сделок купли-продажи, поставки или оказания услуг. В основном счет используется для того, чтобы получить предоплату по сделке, то есть она представляет собой квитанцию, обосновывающую оплату.

Если предварительно заключенный договор между сторонами не предусматривает предоплату, то оплата производится по договору, счету-фактуре, акту или иным первичным документам. Однако, в этом случае счет также может направляться покупателю, он применяется для правильного заполнения в платежных документах банковских реквизитов. Если обратиться к нормативным актам, то обязанности по выставлению счета у продавца нет, поэтому бухгалтерия часто пренебрегает этом документом.

При этом в некоторых договорах может указываться обязанность ежемесячной оплаты на основании выставляемых счетов, в которых указывается крайняя дата для его оплаты. В случае несвоевременного выставления счета могут возникать задержки с оплатой, поэтому без счета при данных обстоятельствах не обойтись.

Важно! Документом, которым к поставщику предъявляются требования к поставщику счет не является. Основное его назначение – это заявление окончательной суммы к оплате. Прежде чем оплачивать счет, получив его, покупатель может решить оплачивать указанную сумму или нет. То есть счет на оплату покупателя ни к чему не обязывает.

Является ли счет на оплату первичным документом

Зачастую считают, что счет на оплату представляет собой первичный документ, но это не так. Счет на оплату содержит реквизиты компании, выставляющей его, а также наименование товаров (услуг), их стоимость, а также информация по НДС (облагается ли НДС указанная сумма). Собственноручной подписью счет можно не заверять. Счет, направляемый по электронной почте, может содержать факсимильную подпись уполномоченного лица. Однако, стороны могут договорить, какой именно счет покупатель будет оплачивать: с подписью руководителя, либо без нее.

В некоторых случаях ИФНС может рассматривать счет на оплату как документ, подтверждающий расходы. Например, в вопросе документального подтверждения расходов по коммунальным услугам. Такие расходы могут подтверждаться актами, счетами на оплату или иными документами, оформленными в соответствии с требованиями российского законодательства.

Форма счета

Законодательство в настоящее время не устанавливает унифицированной формы для счета в бумажном виде или онлайн. Организация вправе самостоятельно разработать для себя удобный бланк документа. Также можно использовать и многочисленные шаблоны этого документа. При составлении данного документа следует знать какие именно документы необходимы для выставления счета. Для составления счета на бумаге или онлайн указываются следующие данные:

• порядковый номер документа и дата его формирования;
• сведения о продавце (наименование компании, его юридический адрес, фактический адрес, ИНН, КПП, ОГРН и банковские реквизиты);
• сведения о покупателе (аналогично сведениям о продавце);
• информация о приобретаемых товарах (работах, услугах), указывается их наименование, количество, единица изменение, стоимость за единицу и итоговая стоимость;
• НДС (его наличие или отсутствие);
• крайний срок оплаты счета (если это необходимо);
• ответственные лица (в том числе их подписи), если счет выставляет ИП, то ставится одна подпись предпринимателя, а если организация, то подписи руководителя и главного бухгалтера;
• при заполнении бумажного документа также ставится печать (если компания ее применяет).

Онлайн-заполнение счета на оплату

В Интернете сегодня представлено большое количество сервисов, позволяющих выставить счет онлайн. Такую возможность они предоставляют абсолютно бесплатно, что позволяет облегчить процесс выставления счета для компаний и бухгалтеров. При формировании счета онлайн готовый документ направляется заказчику по электронной почте. Получив счет, покупатель распечатывает его и передает на оплату.

Важно! Для онлайн выставления счета стоит обратить внимание на правильность заполнения реквизитов и основного содержания. Все сведения должны быть заполнены корректно. Допущенные ошибки могут привести к тому, что денежные средства поступят по другим реквизитам, либо произойдет задержка в их оплате.

Порядок заполнения счета онлайн будет следующим:

Для начала вносится номер документа по порядку, который ведется в компании. Номер может содержать только цифры или цифры и буквы. Используется тот порядок, который у организации закреплен в учетной политике. Поле этого указывает дата документа.

Далее необходимо заполнить реквизиты свои, как продавца, а также покупателя. Сервисы предлагают ввести сведения по ИНН, тогда вся информация будет заполняться автоматически, либо вбивать реквизиты вручную. Свои реквизиты продавцу следует вбивать очень подробно, так как именно по ним покупатель и будет производить оплату.

После этого вносится информация по приобретаемому товару (услуге), единицы измерения, количество, цену за единицу и итоговая сумма по счету. В конце документа могут определяться условия по оплате, например: «Отгрузка производится по факту оплаты».

После заполнения всего необходимого, формируется платежный документ, который следует тщательно проверить. После этого счет сохраняется. Его можно распечатать, либо направить покупателю для оплаты по электронной почте.