Онлайн касса для оптовой торговли. Порядок использования

Оптовую торговлю (далее — ОТ) причисляют к одному из видов торговой деятельности. В основе ее — покупка и реализация товаров для дальнейшего их использования в предпринимательстве, а также в других целях, кроме домашнего, личного либо любого другого подобного пользования (ФЗ N 381, ст. 2). Покупателями могут быть как физлица, так и юрлица. Оплата принимается посредством безналичного расчета и наличными деньгами. В статье расскажем, как работает онлайн касса для оптовой торговли, рассмотрим особенности использования.

ОТ не влияет на производство либо заключительный этап сбыта товаров, а также не имеет непосредственной связи с потребителем. Количественных критериев в ОТ по части закупочных товаров не значится, все зависит от договорной основы. Если договор публичный (купли-продажи), то торговля считается розничной. Наличие товаросопроводительного документа (договор поставки и т. п.) характеризует торговлю как оптовую.

Онлайн касса и ее применение в оптовой торговле

Онлайн касса (далее в тексте — ОК) — инновационный контрольно-кассовый аппарат (ККТ). По сути ОК обладает функционалом типового кассового аппарата и призвана исполнять его стандартные актуальные задачи: подтверждать совершение покупок, отображать платежные операции, предоставлять покупателю чеки. В отличие от традиционного ККТ онлайн касса имеет фискальный накопитель, посредством которого через интернет передаются сведения ОФД об осуществляемых операциях, а покупателям чеки о совершении покупок.

На 2017 г. функционирование подобной кассы регулируется ФЗ №54, ст. 4. Итак, инновационную версию ОК характеризуют следующие составляющие:

1. В обязательном порядке наличие интернета и договора с ОФД.
2. Хранение информации о произведенных операциях на фискальном накопителе.
3. Передача данных о совершенных операциях от ОФД налоговикам в онлайн режиме.
4. Касса регистрируется любым из способов: посредством ОФД, на сайте налоговой службы, дистанционно.
5. Кассовый чек включает 24 реквизита, распечатывается на бумажном носителе, а его электронный вариант посылается покупателю на электронную почту либо телефон. Читайте также статью: → «Всё о переходе на онлайн кассы в 2017 году».

Сообразно федеральному закону № 54 все представители бизнеса, в том числе и занимающиеся оптовой торговлей, должны перейти на ОК с 2017 по 2024 гг. за некоторым исключением. Особых условий по части работы с ОК для оптовиков не имеется. Регламентируемый законом порядок един для всех бизнесменов.

Действующее требование относится к владельцам интернет-магазинов, терминалов, торговых автоматов, ИП на УСН, ЕНВД, ПСН, к тем предпринимателям, которые не применяют кассы. Исключение составляет малый бизнес, кредитные компании, религиозные организации. Не затрагивает переход на ОК общепит в учреждениях образования и бизнесменов, работающих на удаленных территориях.

Модели онлайн касс и особенности их подключения

Существует 3 вида касс:

1. Автономная (мобильная). Не нуждается в подключении к оборудованию, поскольку имеет кассовое ПО.
2. Онлайн касса. Работает совместно с кассовой программой ПК (ноутбука, POS-системы). Подключить к интернету ее можно посредством провода, а также при помощи модема (флеши), сим-карты, wi-fi.
3. Универсальная касса. Совмещает функции первых двух видов, т. е. может работать автономно либо с подключением. Читайте также статью: → «Порядок перехода индивидуальных предпринимателей на онлайн-кассы».

Исчерпывающую информацию об аккредитованных моделях ОК можно получить на сайте ФНС. Перечень включает около 53 позиций. Каждый аппарат отвечает обязательным требованиям ФЗ.

Если в списке избранной кассы нет, значит работать с ней после 2017 г. нельзя.

ФНС размещает на сайте дополнительную информацию о том, когда ОК была включена в перечень либо исключена из него, а также для чего кассу можно использовать. Читайте также статью: → «Применение операторов фискальных данных в работе онлайн-касс».

Последовательность действий при регистрации старых и новых касс в ФНС

Любая касса должна регистрироваться в ФНС. Если ККТ старого образца, то до регистрации ее нужно сначала модернизировать, настроить, а затем обновить программы. Дальнейшие действия по регистрации для уже усовершенствованных старых ККТ и новых современных едины и выполняются в следующей последовательности:

1. Заключение договора с ОФД.
2. Регистрация в ФНС сообразно новым правилам.
3. Подключение кассы к интернету.
4. Ввод настроек ОФД.
5. Регистрация и оплата услуги в ОФД.

Сама процедура фиксации в ФНС новых и модернизированных аппаратов регламентируется ФЗ №54, ст. 4.2.  До конца 2017 г. можно пользоваться предшествующей процедурой регистрации, прописанной в бывшей редакции ФЗ № 290, но только для устаревших моделей касс.

Преимущества и недостатки основных способов регистрации онлайн-кассы

Итак, владелец ОК должен подать налоговикам заявление на ее регистрацию. Сделать это он вправе одним из способов: явившись лично, отправив заявление с описью по почте, через представителя (по доверенности) либо выполнив все действия посредством своего кабинета на сайте ФНС. Онлайн регистрация ОК не требует много времени и выглядит более удобной и быстрой. Понадобится лишь выход в интернет и авторизация кабинета на сайте ФНС. Единственным препятствием может быть отсутствие ЭП (электронной подписи). Без ЭП электронные документы предпринимателей к рассмотрению не принимаются.

Получить ЭП можно в любом из аккредитованных удостоверяющих центров, список которых размещен на сайте Минкомсвязи РФ. Для этого необходимо оформить заявку, представить паспорт, СНИЛС, иные документы по необходимости. После внесения оплаты заявителю выдается надлежащий договор об оказании услуг с сертификатом, а также собственно ЭП на физическом носителе (смарт-карте, диске и др.).

Остальные способы регистрации ОК, предполагающие подачу заявления на бумажном носителе, менее затратные, не обязывают получать ЭП, но требуют большего времени и усилий от заявителя. Заполнять понадобится 2 экземпляра обращения, соблюдая ряд требований по правильному написанию. Заявления с погрешностями, недостоверными данными повлекут за собой отказ в регистрации.

Новый формат и реквизиты кассового чека ОК

Кассовый чек приравнивается к бланку строгой отчетности (это документ, свидетельствующий о произведенной оплате деньгами). Его новая форма включает информацию:

1. Номеров чека: по смене и порядковый.
2. Наименование организации.
3. Название, количество, цена товара (услуги), в том числе со скидкой и НДС.
4. Инициалы кассира.
5. Итоговая сумма к оплате.
6. Способ оплаты покупателем.
7. QR-код, заводской номер накопителя.
8. Номер зарегистрированной у налоговиков ОК.
9. Данные об организации: ИНН, применяемая система налогообложения.
10. Адрес (организации, сайта интернет-магазина), дата, время реализации товара (услуги).
11. Номер смены.

При открытии смены в начале рабочего дня отчет об открытии отправляется в ОФД. Как только оплата покупателем будет произведена, чек переправляется оператору фискальных данных. Если чек дошел, ОФД подтверждает это. Если же нет, ОК сообщает об этом кассиру и повторяет попытку отправки. Продавец по окончании платежной операции выдает покупателю бумажный чек либо пересылает его электронный вариант на e-mail (в смс ссылкой на мобильный).

По окончании смены ОК формирует отчет, который содержит всю информацию о переправленных чеках. Его копия отсылается ОФД.

Ошибки в кассовом чеке: последствия и возможности коррекции

Типичной ошибкой кассира во время работы с ОК является указание завышенной либо заниженной суммы выручки в кассовом чеке. Подобные погрешности следует исправлять при обнаружении и желательно до окончания смены.

Если сумма в чеке пробита неточно в присутствии покупателя, ситуация поправляется сразу. Кассиром делается возврат на ошибочную сумму, пробивается правильный чек, который и отдается покупателю. Предыдущий ошибочный чек уничтожается.

Пример 1. Особенности работы с ОК организации, которая занимается оптовой торговлей и совмещает два режима налогообложения

Организация занимается оптовой торговлей пивом. Работает на УСН и ЕНВД. На ОК перешла с 31.03.2017. Сообразно ФЗ №171 вне зависимости от системы налогообложения торговцы алкогольными напитками, в том числе и пивом, обязаны применять ОК с 1.04.2017. Сроки по переходу на ОК не пропущены. Для работы продавцу понадобится ККМ, адаптированная для ЕГАИС. Особенности работы с онлайн кассой заключаются в том, что организация-продавец по каждой системе налогообложения должна пробивать отдельный кассовый чек.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Какие требования выдвигает ФЗ к интернету по части технических характеристик, которые следует соблюдать, чтобы иметь возможность использовать ОК?

Никаких. Пользователь самостоятельно избирает провайдера, тариф и все, что необходимо для обеспечения должной работы ОК. Следует помнить, что если в ее работе будут перебои на протяжении месяца, а соединение с интернетом так и не восстановят за это время, кассу могут заблокировать.

Вопрос №2. Нужна ли голограмма на корпусе ОК?

Нет. Это требование распространялось ранее на обычные уже устаревшие ККМ до изменений в ФЗ №54. Тогда при нарушении этого требования продавца штрафовали.

Вопрос №3. Нужно ли прибегать к услугам центра технического обслуживания?

Нет, обслуживать ОК в ЦТО не обязательно.

Вопрос №4. За что могут наказать владельца ОК и с какого времени действуют санкции?

Санкции к нарушителям применяются уже с 1.02.2017. Схема такая. Поначалу могут ограничиться устным предупреждением, в случае повтора нарушителя штрафуют (от 3000 руб.) либо приостанавливают торговлю. Распространенные нарушения: касса не соответствует нормам, покупателю не послали чек либо предприниматель вообще работает без кассы.

Вопрос №5. Что такое QR-код?

Код дополнительной проверки подлинности кассового чека.