В сегодняшней статье мы разберем вопрос оформления дел в организации для длительного хранения. А также расскажем, как правильно хранить дела, и дадим советы по тому, куда разместить документацию, чтобы она лучше сохранила свой первозданный внешний вид. Сначала мы разберем временные рамки хранения, чтобы понимать, что означает “постоянное”.
Срок хранения дел
Все возможные сроки хранения не только дел, но и любых документов на предприятии зафиксированы типовыми перечнями:
- Типовых архивных бумаг, относящихся к управленческим решениям, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).
- Типовых бумаг из архива, которые образуются в течение различных направлений деятельности внутри организаций, с обязательным указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).
Временные рамки для хранения дел в каждой индивидуальной компании могут быть зафиксированы не только в соответствии с типовыми перечнями, но и отдельно — в специальных внутренних нормативных документах.
Обратите внимание! При этом компания имеет право подписывать документ не словом «постоянно», а словом «бессрочно».
Есть еще два варианта, от которых зависит срок хранения дел:
- Первый подразумевает то, что предприятие не имеет отношения к тем источникам, которые формируют государственный архив.
- А второй вариант подразумевает, что организация комплектует государственный архив.
В первом случае, в соответствии с правилами перечня 2010 (и всех наименований документов, которые в нем прописаны), такие организации не могут хранить дела менее десяти лет. По истечении срока хранения ответственное лицо должно обязательно уничтожить документацию вместе с остальной, которая уже «отжила» свое в организации. Уничтожение также должно происходить в штатном режиме.
Важно! В инструкции по делопроизводству организации обязательно нужно зафиксировать нижнюю временную границу хранения для каждого типа документов.
А вот второй вариант, по правилам перечня 2007, подразумевает, что организация должна хранить дела и приложения к ним на протяжение всего срока своего существования.
Обратите внимание! Если у организации есть филиалы или дочерние компании, которые не ликвидированы, продолжать хранение документов должны они. Если же таких «преемников» у организации нет, тогда государственный архив проводит процедуру экспертизы и отбирает особо важные документы на свое подконтрольное хранение. В случае, когда дел, имеющих особую важность, не будет найдено, все материалы будут уничтожены.
Организация и способы систематизации хранения дел
Чтобы у сотрудника была возможность поместить дело в архив, сначала необходимо провести целый ряд организационных процедур.
Важно! При получении дела или при его разработке заранее нужно понимать, в какой папке его нужно хранить. Это поможет быстрее создавать архив и контролировать порядок. Например, приказы об увольнении должны храниться отдельно от приказов о принятии на работу нового сотрудника. Да, это одно направление – приказы, но документы совершенно разные.
Систематизация дел: методы и этапы
Если в целом говорить о том, как систематизировать документацию, то способы можно разделить на три направления:
- Первый – систематизировать по хронологии. В таком случае будет учитываться время создания или получения документа, а также регистрационный номер, который дело получает в документообороте.
- Второй – систематизировать в алфавитном порядке. Тогда все дела и приложения в виде документов будут отсортированы в алфавитном порядке, что упрощает их поиск. Например, если организация занимается ведением проектов, она может называть документы в таком порядке: Проект «Акварель», Проект «Броневик» и т.д.
- Третий – комбинированная систематизация. Она позволяет систематизировать документацию не только в алфавитном порядке, но и в хронологическом, по времени поступления или утверждения документа в организации.
Советуем! Если разделение идет в соответствии с алфавитом, тогда каждая новая буква может быть отделена каким-либо цветным разделителем.
Подготовка дел к оформлению
При правильной и эффективной подготовке к оформлению из каждого дела необходимо убрать лишнюю информацию. К такой информации могут относиться, например, черновики документов – они не нужны. В архив делопроизводства идет только оригинал документации. Из документов также необходимо удалить инородные предметы – скрепки и скобы от степлера — так как в архиве документы скрепляются совершенно иначе.
Второе действие по подготовке дел к оформлению – их разделение. Разделение документации на тома необходимо для определения документов в соответствии с месяцем и количеством листов, контрагентами и их фамилиями.
Обратите внимание! По законодательству, количество листов в одном деле не должно превышать 250. Если в организации сотрудники не «горят желанием» придумывать какой-то новый метод систематизации документов, тогда им достаточно контролировать только количество листов в делах. Ведь это облегчает поиск необходимого документа, например, если всего листов 300, в двух томах необходимый документ найти проще.
Процесс оформления дел
В соответствии с типом документа, хранение для него тоже должно быть соответствующим. Так, например, полностью оформлять и хранить необходимо следующие дела:
- Которые имеют постоянный срок хранения.
- Которые имеют срок хранения более десяти лет.
- Которые относятся к делам личного состава (даже если срок их хранения не превышает пяти лет).
Далее мы расскажем обо всех этапах оформления каждого тома дела, они делятся на:
- нумерацию листов дела;
- составление внутренней описи документа;
- разработку и заполнение листа-заверителя дела;
- подшивку или скрепление документов и приложений, которые входят в состав дела;
- оформление «лица» документа, по которому можно идентифицировать дело (титульного листа).
Первый этап
Один из основных моментов – правильная нумерация внутри самого тома. Каждый том индивидуален – в нем своя нумерация. Причем нумерацию необходимо делать обязательно простым карандашом и арабскими цифрами. После такой сборки томов на каждом из них необходимо оставить специальную наклейку, на которой будет написано:
- сколько листов в томе,
- какие номера страниц пропущены (если они есть),
- и какие литерные номера указаны внутри.
Второй этап
На этом этапе нужно делать внутреннюю опись тома, она не обязательна, но, тем не менее, полезна, так как представляет собой оглавление для содержания тома. Если ответственное лицо все-таки делает опись, тогда она должна соответствовать требованиям, которые приведены в правилах 2015.
Третий этап
Один из основных моментов этого этапа – правильное составление листа-заверителя дела. Такой документ разрабатывается для каждого тома, а заполнять его нужно по правилу 2015. В нем необходимо уточнить о состоянии каждого надорванного листа и склеенного, а также о приложенных брошюрах.
Ниже вы можете увидеть пример такого листа-заверителя дела:
Четвертый этап
Этот этап посвящен сшиванию тома. Для этого нужно выбрать обложку, ее можно купить в любом канцелярском магазине. Те дела, срок хранения которых “постоянно”, «упаковываются» в специальную картонную обложку. Эта обложка позволяет тому выглядеть как книга и не мяться при хранении, даже вертикальном.
Есть еще один вариант — сделать обложку самостоятельно. Но такой вариант мы не советуем – для него нужно будет покупать бумвинил. Да и, к тому же, тратить человеческий ресурс. А вот сшивается и та, и другая обложка одинаково – необходимо расположить нижнюю крышку, затем документы, и сверху — вторую крышку от обложки, затем просверлить (или воспользоваться дыроколом) и сшить.
Перед сшиванием нужно расположить бумаги из дела в правильном порядке – сначала должна идти внутренняя опись (только тогда, когда она есть), затем идут документы самого дела, и в конце прикладывается лист-заверитель.
Чтобы сшить том, необходимо использовать плотные нити, а оптимальная длина – 1 метр. Ниже вы можете увидеть схему сшивания:
Пятый этап
Заключительный этап оформления дела – лицевой или титульный лист. Форму его заполнения также зафиксировали в правилах 2015. А размещать его необходимо посредством приклеивания на обложку топа.
Ниже вы можете подробнее изучить образец титульного листа:
Советы. Как организовать правильное и надежное хранение дел «на века»
Для того чтобы документация длительного периода хранения не повредилась и сохранила свой изначальный вид, мы подскажем вам, что необходимо приобрести для хранилища, и для чего:
- Первое, о чем нужно сказать – станки для архивного переплета. Это поможет упростить процесс сшивания, особенно, если в организации проходит большое количество документов – работать с ними необходимо быстро, и тратить силы на ручное сверление времени нет.
- Второе – это коробки. Они нужны для хранения готовых томов. Например, в коробках с откидной крышкой можно хранить определенных набор дел, например, личных. И так каждый комплект коробок будет содержать в себе определенное направление дел. К тому же, из таких коробок просто удобно доставать необходимый том, держа его в сохранности и защищая от изломов и вмятин.
Важно! То, что документация в архиве будет храниться в специальных коробках или иных защитных приспособлениях, не отменяет того, что каждый том нужно тщательно сшивать, он не должен развалиться через три года, если у него неограниченный срок хранения. Как бы то ни было, коробки защищают лишь внешний вид дела.
Загрузка...