Запись в трудовой книжке при увольнении сотрудника является обязательным условием расторжения или прекращения трудового договора. Основанием для заполнения документа служит приказ (распоряжение) руководителя. Формулировка в книжке должна соответствовать приказу и нормам законодательства. Ведение записей книжек вменяют в обязанности кадровым работникам.
Общие требования к оформлению кадровых записей
Каждый отдельно взятый текст имеет порядковый номер, присваиваемый в хронологическом порядке. Нумерация ведется н протяжении всего срока использования книжки и вкладыша к ней. Записи об увольнении предшествует указание название организации или ИП, сведения о приеме на должность, произведенных внутренних переводах. В бланке указывают полное и краткое название организации или ИП.
Между текстами различного назначения одного работодателя не предусмотрены пропуски строк, подписи должностных лиц, оттиск печати. Текст заносится без помарок и подчисток, с использованием темных чернил. При выявлении ошибок текст подлежит отмене с внесением верной записи ниже, за следующим порядковым номером.
Требования к записям при увольнении сотрудника
При оформлении книжек в 2024 году требуется соблюсти порядок ведения, предусмотренный ПП РФ от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией, утвержденной ПП РФ от 10.10.2003 № 69.
| Условия оформления | Пояснения | Дополнения
|
| Основание заполнения книжки кадровым сотрудником | Все тексты заносятся на основании распоряжения руководителя предприятия или по решению официальных органов | Исключение составляют совместители, для которых внесение сведений о дополнительном найме осуществляется кадровиком основного места трудоустройства |
| Указание норм законодательства | Несмотря на произвольный порядок записи в тексте об увольнении должна присутствовать ссылка на положения ТК РФ | Необходимо указывать статью ТК РФ, пункт, часть статьи или иного федерального закона (ст. 84.1 ТК РФ) |
| День внесения записи в связи с прекращением или расторжением контракта | Последний рабочий день сотрудника, за исключением законного его отсутствия. Ранее текст не заносят в связи с возможностью отмены приказа при отзыве сотрудником заявления | Исключение составляют случаи заполнения при увольнении с предоставлением отпуска или в ином случае отсутствия фактической работы с сохранением места |
| Обязательное ознакомление с текстом документа | Увольняемый сотрудник должен быть ознакомлен с текстом | Об ознакомлении лица производится отметка в книжке и личной карточке за росписью сотрудника |
Составляющие части заполнения бланка
В кадровом делопроизводстве используется бланк, утвержденный ПП РФ № 225. Формы, выпущенные и открытые до 2004 года, также признаются легитимными. В текстовой части документа имеются столбцы, предназначенные для отдельных элементов записи. Все столбцы бланка обязательны к заполнению. Информация указывается строго в отведенном столбце.
| Номер и назначение столбца | Особенности записи | Дополнения |
| 1 – порядковый номер записи (арабскими цифрами) | Нумерации подлежит каждая отдельно взятая строка | Применяется сквозная нумерация, выполненная в хронологическом порядке |
| 2 – дата создания | Столбец предназначен для указания даты заполнения текста в формате: число, месяц, год | Дата заполнения может отличаться от дня издания приказа или другого документа-основания |
| 3 – основные сведения
|
Предназначен для внесения текстовой части, полностью соответствующей основанию увольнения, формулировке приказа | Текст в обязательном порядке должен содержать ссылку на законодательные нормы |
| 4 – документ-основание | Указывают номер и дату приказа руководителя предприятия | В отдельных случаях основанием становится распоряжение других юридических лиц – районного военкомата, суда, МСЭ и других |
Формулировка записей трудовой книжки
Статьи ТК РФ, являющиеся основанием для увольнения, представлены с четкой формулировкой причины. Исключение составляет статья 80, содержащая открытый список причин. Согласно ст. 80 ТК РФ при невозможности продолжения работы увольнение производится без предварительного предупреждения.
В 2024 году текст об увольнении может быть представлен в виде:
- «Уволен (или Договор расторгнут) по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ».
- «Уволен (Трудовой договор расторгнут) по инициативе сотрудника в связи с выходом на пенсию, статья 80 ТК РФ».
- «Уволен по сокращению штата, пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ» и другие.
Нормами кадрового делопроизводства не ограничена текстовая часть записи, не относящаяся к статье. Кадровый сотрудник может указать в тексте «уволен» или «договор расторгнут либо прекращен». Смысл формулировки не должен быть искажен и быть понятным для лиц, использующих в дальнейшем информацию.
Важно! Согласно п. 35 ПП РФ № 225 при увольнении сотрудника записи удостоверяются подписью руководителя или ответственного кадрового сотрудника.
Текстовая часть заверяется печатью предприятия (при ее использовании в документообороте) и подписью работника. В практике иногда встречаются случаи расхождения формулировок распоряжения руководителя и книжки. Сотрудник вправе, не получая на руки книжку, обратиться к работодателю с просьбой об изменении текста в соответствии с приказом.
Оформление увольнения внешнего совместителя
Совместители наравне с сотрудниками, принятыми по основному договору, имеют равные права. Лица, ведущие дополнительную деятельность у другого работодателя, признаются внешними совместителями. Отличие между категориями сотрудников состоит в заполнении трудовых книжек, хранение которых осуществляет работодатель основного места трудоустройства.
Вносить записи в документ имеет право только работодатель основного места трудоустройства. Ни предприятие, нанявшее лицо по совместительству, ни сам работник заполнять книжку не могут. Записи, произведенные с нарушением требований, считаются недействительными.
Особенности осуществления кадровых операций:
- Законодательной нормой указания данных о совместительстве кадровым органом основного трудоустройства является ст. 66 ТК РФ. Предприятие не является инициатором внесения текста даже о внутренних совместителях.
- Инициатором является сам сотрудник, который может обратиться с просьбой в периоде основного трудоустройства. Данные вносят по письменному заявлению сотрудника, представленному в кадровую службу основного места работы (сотруднику, ответственному за кадровую документацию).
- К заявлению потребуется представить заверенную копию приказа об увольнении по дополнительному месту работы. Если сведения о найме не были произведены ранее, потребуется предоставить документы о приеме.
- Отказать во внесении текста о дополнительном трудоустройстве основной работодатель не имеет права. Данные о совмещении должностей не заносятся.
Если гражданин, ранее уволенный с основного места трудоустройства, прекращает совместительство, записи об увольнении не вносятся. Работодатель совместителя не имеет права заполнять книжки сотрудника, равно как и организация предыдущего места основной работы. Обращение в суд в данном случае не производится. Иск будет отклонен в связи с отсутствием правомочности. Гражданин не имеет право работать по совместительству при отсутствии основного места трудоустройства.
Исключение составляют случаи, когда совместительство оформляется как основное место трудоустройства путем заключения дополнительного соглашения.
Случаи отмены или изменения формулировки в документе
Гражданин, расторгающий трудовые отношения по собственному желанию, имеет право отозвать заявление об увольнении. Возможность предоставляется в периоде уведомления. Срок, за который работник должен уведомить работодателя, определяется различным основаниями – видом контракта, периода испытания, категорией наемного сотрудника. Последний день периода предупреждения попадает на рабочий день, а при отсутствии на работе по уважительной причине – до окончания суток.
Запись, сделанная работником до отзыва заявления, должна быть аннулирована. В аналогичном порядке предприятие отменяет текст или меняет формулировку на основании положительного решения при обращении сотрудника в суд. Особенности отмены или изменения формулировки:
- В случае признания основания увольнения неверной или несоответствующей требованиям законодательства, в решении будет указана верная формулировка. Организация или ИП, допустившие нарушение, должны внести корректировку текста.
- Решение, принятое судебным органом по иску работника о сроке незаконного расторжения трудовых отношений, служит основанием для изменения даты. Текст будет отменен и скорректирован на день принятия решения по иску.
- Датой расторжения договора для лица, трудоустроенного к другому работодателю будет признан день, предшествующий найму на новое место.
- При обращении в суд необходимо учитывать категорию спора, определяющую подсудность, ограниченные сроки для обращения (от 1 до 3 месяцев с момента события или получения сотрудником информации).
Процедура изменения формулировки или даты увольнения производится работодателем, допустившим нарушение. Законодательная норма, предусматривающая рассмотрение судом трудовых споров, установлена в ст. 394 ТК РФ.
Пример об отмене текста. Работник незаконно уволен по инициативе работодателя. После обращения в суд работник был восстановлен в должности и правах. Работодателя обязали отменить приказ о прекращении контракта, оплатить вынужденный простой. В книжке сотрудника указывают: «Запись за № 3 аннулирована. Основание: решение суда № 235/22/05/2024». Далее, за № 4, будет внесена верная формулировка.
Ошибки, встречающиеся в документообороте
Ошибка № 1. В случае отсутствия записи о прекращении трудовых отношений лицо не сможет трудоустроиться по основному контракту. Ошибочным является мнение о праве нового работодателя внести текст на основании приказа другого предприятия. Если найти исполнительный орган предприятия невозможно, текст заносится на основании решения суда.
Ошибка № 2. Лица, трудоустроенные на предприятие, ошибочно полагают о возможности распоряжаться трудовой книжкой. Документ сдается на хранение в кадровый орган работодателя, обязанного обеспечить сохранность. По письменному запросу лица книжка выдается на руки с указанием причин (например, для предварительного обращения при оформлении пенсии) на ограниченный срок, указанный в заявлении. В остальных оббстоятельствах сотрудник может запросить заверенную копию документа.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос № 1. При утрате книжки возникает необходимость восстановления записей. Куда может обратиться гражданин для получения дубликата?
В кадровом делопроизводстве наличие трудовой книжки является обязательным условием найма. Документ, утерянный физическим лицом, может быть восстановлен в форме дубликата на основании сведений ПФР, путем обращения к работодателям или по решению суда при ликвидации предприятия. Осложняет ситуацию условия внесения данных в ПФР. Сведения о трудоустройстве имеются в фонде только после введения персонифицированного учета. Обращение в ПФР или архив (при отсутствии более ранних данных в фонде) производится также через судебный орган.
Вопрос № 2. Может ли работник, отработавший 1 день, забрать трудовую книжку без записи?
При найме лица предприятие обязано в течение 5 дней записать в трудовую книжку сведения о приеме с ссылкой на приказ. Если текст о приеме внесен в документ, отмена записи не производится. При увольнении в периоде испытательного срока будет внесена соответствующая запись. Если работодатель не успел оформить полностью лицо, то прекращение трудовых отношений (по договоренности) может не быть подкреплено документально.
Загрузка...