В настоящее время применение печатей при заверении актов ничем не оправдано, закон их не требует. Но многие организации и индивидуальные предприниматели продолжают их использовать. Мы расскажем, почему штампы более никому не нужны.
Законодательная отмена печатей
Обязательное использование печатей при оформлении документов на законодательном уровне было отменено 7 апреля 2015 г. законом от 6 апреля 2015 г. N 82-ФЗ. Были внесены изменения в Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В соответствии с поправками, ООО и АО были освобождены от обязанности использования печатей для документирования совершаемых действий и операций. При этом за ними сохраняется право иметь печати, штампы и бланки со своим наименованием, свою эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства идентификации.
Таким образом, использование печатей из обязанности организаций превратилось в добровольное решение. В то же время, тот же закон об отмене печатей все же предусматривал ряд случаев, в которых организации были обязаны их использовать:
- если обязательность использования печати предусмотрена уставом организации;
- если обязанность использовать печать предусмотрена отдельными законами.
С учетом этих правил, ряд организаций внесли необходимые изменения в свои уставы, прописав в них обязательность использования печатей. Другие продолжали работать, как и прежде. Все эти обстоятельства привели к тому, что печати некоторыми организациями и индивидуальными предпринимателями используются и сейчас, в эпоху повсеместного внедрения ЭДО и всеобщего перехода на электронные цифровые подписи.
Нужно ли ставить печати на документы
Согласно действующим нормативным актам, организации фактически обязаны использовать оттиски в случаях, когда их применение предусмотрено соответствующим специальным законом (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 02.08.1998 № 14-ФЗ и п. 7.2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Этот стандарт действует с 2015 года.
При этом с этого момента во все законодательные акты, ранее предусматривающие обязательность использования печатей, вводится пункт, согласно которому печати применяются только при их наличии.
Например, сейчас ст. 18 Федерального закона от 13.07.15 г. № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимого имущества» гласит: «копии учредительных документов должны быть заверены печатью юридического лица (при ее наличии)».
Аналогичный пункт внесен и в другие федеральные законы, которые так или иначе обращаются к печати организаций. То есть организация сама решает, использовать печать, или нет. Если у организации нет печати, и ее использование прямо не указано в уставе, документы не проштамповываются.
То же самое касается налоговой декларации. Все налоговые декларации, представляемые в электронном формате, выдаются с электронной цифровой подписью. На них не ставится печать.
Даже те же организации и индивидуальные предприниматели, которые отчитываются по печатным формам, не могут использовать печати в налоговой декларации, так как НК РФ не устанавливает соответствующих требований. В любом случае, ФНС примет отчеты, если они представлены в установленной форме и содержат все необходимые подписи.
Нужно ли ставить печать на первичной документации
Перечень обязательных реквизитов первичных документов приведен в ст. 9 Федерального закона от 12.06.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В первичном документе должны быть указаны его наименование, дата составления, имя составителя, содержание факта хозяйственной жизни и др.
Кроме того, первичные документы должны содержать подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов или иных реквизитов, необходимых для идентификации таких лиц. Печать организации не входит в перечень обязательных реквизитов основного документа.
Следовательно, ее отсутствие не влияет на юридическую силу документа и не препятствует подтверждению факта коммерческой сделки.
Ставить ли печать в контракте
Нет необходимости скреплять гражданско-правовые договоры оттиском. Дело в том, что согласно ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена составлением документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку.
Письменная форма считается соблюденной, даже если лицо совершает сделку с использованием электронных технических средств. Требование о подписи считается выполненным, если используется какой-либо способ, позволяющий достоверно идентифицировать лицо, изъявившее волю. В том числе электронной подписи.
Скрепление сделки печатью является лишь дополнительным требованием к ее форме, обязательность которой может быть установлена только соглашением сторон (абз. 3 п. 1 ст. 160 ГК РФ).
Если стороны договора не договорились об использовании печати до его заключения, использовать ее необязательно. Следовательно, отсутствие печати в договоре не умаляет его юридической силы и не является основанием для признания сделки незаключенной (см., например, решение Арбитражного суда Московского округа от 18 марта 2015 г п. А40-26749/13).
То, что печать не является императивным требованием договора и вообще не может быть проставлена в мировом соглашении, признавалось Верховным Судом еще до законодательной отмены обязанности использования печатей.
Как отказаться от использования печати
Если организация или индивидуальный предприниматель до сих пор используют печати при оформлении документации, то пора от них отказаться. Как мы уже говорили, ни закон, ни судебная практика не обязывают ее применять.
Если использование печати не закреплено уставом организации, вы можете отказаться от нее, просто уведомив своих контрагентов. Если мы говорим об индивидуальных предпринимателях, то вообще, они всегда использовали и используют печати исключительно по своей прихоти. Федеральный закон №. № 129-ФЗ от 08.08.01 «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» никогда не обязывал предпринимателей использовать печати. Поэтому отказаться от них могут даже индивидуальные предприниматели, только предупредив своих контрагентов в любой удобной для них форме.
Несколько иначе обстоит дело в случаях, когда обязанность использования печати закреплена в уставе организации. Но и здесь отказ в печати не представляет труда: достаточно внести в бумагу соответствующие изменения, убрав из нее упоминания о печатях.
Таким образом, использование печати сегодня не является юридическим обязательством. Единственной целью печати является удостоверение подлинности совершенной подписи в документе, и сегодня с этой задачей она справляется куда хуже, чем сама электронная цифровая подпись.
Что делать в спорные моменты
Печать является обязательным элементом для ряда документов. Часто приходится решать законность отсутствия печати через суд. Посмотрим, что говорят законы.
- Контракты. Законодательством не предусмотрено обязательное наличие печати договаривающихся сторон. Например, трудовые договоры могут быть заключены без печати.
- Первичная документация. Организации могут разрабатывать первичные учетные формы самостоятельно. Отпечатки пальцев на этих документах также не обязательны.
- История работы. При наличии печати ее необходимо ставить на титульном листе при заполнении трудовой книжки и при редактировании записей. Обязательная печать была отменена 27 ноября 2016 года.
- Составление отчетов. Многие организации представляют отчеты в электронном виде. Печать не требуется: ее заменила электронная подпись. Однако форма 4-ФСС, книга продаж, книга доходов и расходов по-прежнему требуют наличия на своих страницах чернового варианта.
Когда можно не ставить штамп
Отмена обязательного книгопечатания коснулась многих законов. Теперь у них есть слова «(при наличии печати)». То есть, если организация приняла решение работать без печати, в плане документов наличие оттиска стало необязательным.
Вот сводная таблица этих законов и документов:
Когда требуется печать
Есть документы, которые оформляются только по строго установленным формам. В них печать является обязательным элементом. Среди этих документов приходные и расходные кассовые ордера n. КО-1 и КО-2, а также формы строгой отчетности. Список таких документов достаточно обширен, поэтому мы разберем самые распространенные ситуации на примерах.
Загрузка...