Не облагаемые НДФЛ суточные

Организация для нужд основной деятельности вправе направить своих работников для выполнения определенных работ или задания в командировку как по территории РФ, так и за пределы РФ. Командировкой в соответствии с ч. 1 ст. 166 ТК РФ является поездка работника на основании приказа работодателя на конкретный срок для выполнения поручения по служебным делам вне места основной работы, кроме работы разъездного характера и вахтовым методом. Приказ оформляется в письменной форме. В связи с тем, что работник отправляется для выполнения служебных обязанностей, а не в собственных интересах, то нужно расходы по поездке ему оплатить.

Рассмотрим, являются ли эти расходы доходом сотрудника и облагаются ли они НДФЛ.

Нормативное регулирование выплат по командировкам

НК РФ ст. 217 обложение НДФЛ командировочных расходов.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 регулирует особенности поездок в командировку.

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 утверждает форму документации по командировкам.

Локальные акты организации.

Читайте также статью⇒Заполнение декларации 3-НДФЛ на имущественный вычет.

Производимые работодателем выплаты по командировкам

При направлении сотрудника в командировку, организация производит ему такие выплаты:

1. Зарплата исходя из средней
2. Командировочные (оплата проезда до места и обратно, проживания в месте командировки, прочих нужд)
3. Суточные (компенсация)

Такие выплаты представляют собой командировочные расходы, которые одинаково должны выплачивать как предприятия, так и ИП и это не зависит от режима налогообложения.

Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой.

Эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ О.Н. Графкин, Е.В. Мельникова

Суточные при командировках длительностью один день

Если работник едет на несколько дней, работодатель обязан возместить расходы по командировке и суточные. А при однодневной командировке возмещается только проезд. Выплаты регулируются Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Но внутренними актами может быть предоставлены компенсации за поездку, также оговаривается их размер.

Условия выплаты суточных

Для правильного расчета суточных необходимо учесть:

• дни нахождения работника в командировке, в том числе выходные, праздники, дни нахождения в дороге и временной остановки
• выплата суточных авансом до начала командировки (если работнику деньги не выданы, он вправе не ехать в командировку)
• если сотрудник не планирует после выполнения служебных обязанностей возвращаться в соответствующий день, то суточные не платятся
• суточные выплачиваются, если в командировке работник получил лист нетрудоспособности (не платиться средняя зарплата, а начисляется пособие по больничному)

Нормы выплат по суточным

Затраты по суточным – это одна из основных статей командировочных расходов. Локальными актами организация вправе установить любые размеры таких затрат для работника. Расходы по командировкам (кроме начислений средней зарплаты по нахождению в командировке) не относятся к доходам работника, но они играют роль в налогообложении: налога на прибыль и НДФЛ в отношении выплат, превышающих установленных на законодательном уровне. Максимальная величина суточных, которые не облагаются НДФЛ, действующим в 2024 году составляют:

В отчете по командировочным расходам суточные не отражаются, так как нет оправдательных документов. Факт присутствия в командировке являются приказ на командировку и проездные билеты.

Важно! Работодатель вправе установить нормативы суточных локальными актами, но сверхнормативные суточные (свыше 700 руб. в день по РФ и 2500 руб. в день по другим странам относятся к доходам работника и облагаются НДФЛ.

Пример выплат НДФЛ с суточных

Локальными актами организации установлен размер суточных при поездках по РФ в размере 1000 руб. Работник командирован в Казань на 5 рабочих дней (с 03 по 07 сентября 2024 г.). Работник выехал в место назначения 02 сентября, а прибыл обратно – 08 сентября. Какой размер суточных будет выплачен и размер НДФЛ.

За время нахождения в командировке суточные будут выплачены за 7 дней в размере 7000 руб.

На основании законодательства НДФЛ не облагается 700 руб. за сутки пребывания в командировке, значит не облагается 4900 руб., сумма сверх эти норм будет облагаться НДФЛ – 2100 руб.

Размер НДФЛ составит:

2100 руб. * 13% = 273 руб.

Читайте также статью⇒Декларация 3-НДФЛ на лечение.

Сроки удержания НДФЛ с командировочных

Датой получения дохода для сверхнормативных суточных, как и для средней зарплаты за время пребывания в командировке – последний день месяца, в котором он был начислен.

Например, работник был в командировке с 02 по 08 сентября 2024 г., командировочные перечислены 27 августа. Значит, в последний день сентября – 30-е, ему нужно начислить зарплату исходя из средней за время, которое сотрудник провел в командировке, и рассчитать НДФЛ, а сверхнормативные суточные, перечисленные в августе относятся к доходу августа, но он относится как заранее выплаченный доход, который считается таковым после утверждения отчета по командировке, поэтому рассчитать НДФЛ нужно с ближайшей выплате зарплаты (например, аванс за сентябрь). Удержание НДФЛ производится в день выплаты дохода и перечисление – на следующий рабочий день.

Пример отражения в бухучете выплат по суточным сверх лимита

Суточные сверх лимита составили 2700 руб., Сумма НДФЛ с них – 351 руб. Датой получения дохода будет дата утверждения отчета, а уплаты налогов – день, следующий за днем выплаты очередной зарплаты. Основание для списания расходов на счет 20 – приказ о направлении в командировку и отчет по командировочным расходам.

Код дохода «Командировочные» в справке 2-НДФЛ

В связи с тем, что сверхнормативные суточные по служебным поездкам будут отнесены к доходам сотрудника, то их нужно отразить в отчетности – в справке 2-НДФЛ, для которых предусмотрен код дохода: 4800 –и он облагается НДФЛ. Размер суточных, которые НДФЛ не облагаются и не отражаются в справке.

Отражение сверхнормативных суточных в 6-НДФЛ

В связи с тем, что сверхнормативные суточные относятся к доходу и облагаются налогом, то его также нужно отразить в отчетности 6-НДФЛ. Датой получения дохода будет считаться дата утверждения авансового отчета, а датой исчисления НДФЛ – дата ближайших выплат зарплаты (т.к. реальная выплата и отчет не всегда будут являться днем выдачи зарплаты).

Форме 6-НДФЛ сдается ежеквартально. В разделе 2 расчета суммы сверхнормативных суточных должны быть отражены в соответствующем квартале, когда утвержден отчет по командировке и его нужно заполнить таким образом по строкам:

100 – дата утверждения отчета

110 – дата выплаты ближайшей зарплаты

120 – дата перечисления налога с ближайшей зарплаты

130 — сумма сверхнормативных суточных

140 – удержанный с этих суточных НДФЛ.

Пример отражения суточных суммы сверх норматива (700 руб.) в разделе 2 6-НДФЛ

Работник отчитался 29 августа 2024 г. Зарплата за август 2024 г. выплачивается 05 апреля 2024 г.?

НДФЛ с суммы суточных сверх лимита надо удержать из суммы выплаты заработной платы (05.09.2024). Перечислить НДФЛ нужно не позднее 06.09.2024.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2024 г. нужно заполнить так:

100 — 31.08.2024

110 — 05.09.2024

120 — 06.09.2024

130 – сумма суточных сверх лимита

140 — удержанный НДФЛ с суточных сверх лимита

Ошибка при определении числа дней в командировке для выплат командировочных

Для расчета срока командировки нужно определить дату выезда работника в место назначения и день прибытия из командировки. Днем выезда считается дата отправления транспорта, а днем приезда — дата прибытия транспорта. При отправлении транспортного средства до 24:00 днем отъезда (приезда) являются текущие сутки, а с 00:00 — последующие сутки. Даже если работник вылетает в командировку в 23:55, то эти 5 минут будут считаться за целый день, за который нужно начислить среднюю зарплату и суточные. При этом, дополнительные расходы по поездке до места отправления основного транспорта, например, аэропорта, учитывается время проезда до него и если он увеличивает срок командировки, он тоже должен быть оплачен.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Нужно ли оплачивать командировочные расходы работнику, который направлен в обособленное подразделение, расположенное в другом городе?

Ответ: Является, на основании того, что в командировке должно быть выполнено служебное задание в другом месте. Обособленное подразделение находится вне места постоянной работы сотрудника, поэтому поездка считается командировкой.

Вопрос №2: Есть ли какое-либо наказание за неисчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных?

Ответ: Если организация выплачивает суточные выше нормы, то нужно с них выплатить НДФЛ, если который не заплатить, ФНС выпишет штраф (20% от не перечисленной суммы) и начислит пени.