Выдача справки 2-НДФЛ работнику

Автор статьи

Виктория Ананьина

3 минуты на чтение
272 просмотров
Содержание Содержание

Каждый работник, официально трудоустроенный на предприятии, рано или поздно обращается в бухгалтерию за получением справки по форме 2 НДФЛ. Как правило, она необходима для получения кредита в банке или оформления пособия, в подтверждение платежеспособности или наоборот.

Кто и для чего может выдать справку 2НДФЛ

Организация, которая принимает на работу физических лиц и выплачивает им заработную плату является налоговым агентом. Данная справка выдается сотруднику сколько угодно раз, в любое удобное время. Работник обращается в бухгалтерию либо в устной форме или в письменной, составив заявление с просьбой оформить ему справку. В заявлении нужно указать ФИО, период за который необходима справка.

Важно! Справка является бессрочной, поэтому даже в случае увольнения, бывший сотрудник может обратиться в бухгалтерию предприятия и затребовать справку за период работы.

Справка может потребоваться в следующих случаях:

  • Для предоставления в кредитные организации для оформления кредита
  • При подаче декларации по форме 3НДФЛ в налоговую инспекцию;
  • при трудоустройстве на новое место работы;
  • для оформления различных пособий и помощи;
  • получение ВИЗЫ для подтверждения дохода на территории своей страны

Основные этапы подготовки справки 2-НДФЛ к выдаче

Этапы подготовкиОписание
Первый этапЗапрос от сотрудника. Как правило это происходит на словах, но дотошные бухгалтера могут потребовать заявление, либо наоборот, въедливый работник принесет заявление, с целью получить входящий номер
Второй этапОформление заявления на месте: для правильного формирования заявление предоставьте ему образец к заполнению
Третий этапПосле получения письменного запроса, бухгалтер максимально в срок в течении трех дней готовит ответ. Как правило, если учет ведется в программном комплексе 1С, составить данную справку не составит труда, программа формирует все автоматически. Потребуется лишь проверить данные по вычетам и общим суммам. В случае отсутствия программного комплекса, времени уйдет больше, поскольку необходимо вносить

данные вручную.

ЗаключительныйПосле сверки данных, распечатайте справку, поставьте печать предприятия и подпись ответственного. Без этого документ считается не действительным

Читайте также статью: → Срок действия справки 2 НДФЛ.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Из чего состоит справка 2НДФЛ

Форма данного документа утверждена Законодательством и периодически претерпевает изменения, так, например за 2019г.придется отчитываться по новому, в справке надо отразить:

  • данные налогового агента: наименование организации, телефон, КПП, ИНН
  • данные о том, кто получил доход, то есть сотрудник: его ФИО, дата рождения, данные паспорта
  • ставка ,по которой облагается доход, для россиян 13% и колы, по которым этот доход получен, на каждый вид отдельный код, так, например :
  • 2000-код заработной платы
  • 4800-компенсация отпуска
  • стандартные, социальные и имущественные вычеты, как правило вычеты на детей самые  распространенные
  • общие суммы дохода и налога, который получен, перечислен и удержан

Расшифровка доходов в справке

БлокОписание
Доходы, облагаемые по ставкеСтавка налога, для россиян с регистрацией 13%
ВычетыНомер, код и сумма вычетов
Общие суммы дохода и налогаУказывается общая сумма дохода, налоговая база (доход-вычеты), исчисленная  и перечисленная сумма налога

Если рассматривать к каким документам относится справка 2-НДФЛ, то можно сказать, что она относиться не к бухгалтерским, а к налоговым документам. А значит, она не попадает под действие закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, предписывающего руководителю подписывать все документы, и такое право может быть предоставлено уполномоченному им на это лицу. Такой порядок подразумевается правилами заполнения справки (разд. 5 порядка заполнения справки о доходах физлица, утв. приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

Для того, чтобы подписать  справку2-НДФЛ другому ответственному сотруднику, необходимо издать приказ, где будет указан перечень лиц, которые имеют право  подписывать данный документ и зафиксировать в журнале учета приказов.А так же кроме приказа, необходимо еще на каждого из них оформить соответствующую доверенность. Когда подписывается справка представителем, необходимо рядом с подписью указать на каком основании и по какой доверенность доверенное лицо имеет право подписи.

И так свыше сказанного можно сделать вывод, что справку 2-НДФЛ должен подписывать руководитель предприятия или его доверенное лицо. При подписании справки 2-НДФЛ доверенным лицом в обязательном порядке необходимо указывать реквизиты доверенности в соответствующей строке справки вне зависимости от того кому она выдается или физическому лицу, или в ФНС по итогам года.

Журнал учета и выдачи справок

В данном журнале ведется учет следующих видов документов:

  • справка 2-НДФЛ;
  • копии приказов о приеме на работу и переводах;
  • копии приказа об увольнении с работы;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате;
  • данные о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справка о периоде работы у данного работодателя и другие.

Важно! Справки ведутся в хронологическом порядке, журнал можно прошнуровать и пронумеровать и в конце сделать наклейку о количестве листов с печатью и подписью.

Типичные ошибки при заполнении справки 2-НДФЛ

Исправления в справке не допускаются. При обнаружении ошибок необходимо аннулировать старую справку и выдать новую.

При заполнении бланка справки 2-НДФЛ очень часто допускаются такие ошибки как:

  • распространенной ошибкой считается указание даты документа, она указывается только цифрами, прописью не пишут
  • Печать предусмотрена именно в том месте, где написано «М.П», она должна быть четкой и читабельной
  • Внимательно заполнять суммовые значения
  • Подпись ставится только шариковой ручкой синего цвета

Исправления в справке 2НДФЛ

1.Справка сотруднику должна быть выдана точно в срок, во избежание никому ненужных жалоб, особенно если сотрудник был уволен по какой-либо причине. Лучше сразу предоставить несколько экземпляров для того, чтобы потом не потребовалось делать еще. В любом случае одну работник сможет оставить себе, а вторую сдать по месту требования.

2.После того как документ будет передан работнику, это нужно зафиксировать в журнале выдачи справки. Пример его заполнения мы рассмотрим ниже. Главное, чтобы в таком реестре были графы: № п/п, Ф. И. О. сотрудника, должность, структурное подразделение (отдел), дата и номер справки, ее название и расписка сотрудника в получении. Также можно добавить поле «Комментарий», в котором при необходимости можно делать отметки о том или ином выданном документе.

3.В случае допущенной ошибки, справку необходимо заменить. Если вы обнаружили ошибку в начислениях, то необходимо подать в налоговую инспекцию уточнение. Если же ошибка попала исключительно в справку ,вызовите сотрудника и замените ее.

Читайте также статью: → Строка 020 6-НДФЛ: заполнение, ошибки.

Ответы на распространенные вопросы

1.Вопрс №1:

Кто отвечает за выдачу справки по форме 2 НДФЛ на предприятии?

Ответ:

Как правило, для того, чтобы получить справку необходимо обратиться в бухгалтерию организации, поскольку начислением и перечислением налогов занимается бухгалтер. Ему необходимо будет сверить данные за весь период по начислениям и перечислениям, подписать справку у руководителя, поставить печать, только в этом случае можно выдавать. Так же данный факт стоит зафиксировать в журнале учета выдачи справок.

2.Вопрос №2:

Что отражается в справке 2 НДФЛ?

Ответ:

Получив на руки данный документ либо при увольнении или по требованию банка, а может другого учреждения, человек хочет разобраться, что же отражено в данной бумаге. Здесь мы видим сумму заработной платы за указанный период, сумму налоговых вычетов, если таковые предоставлялись, расшифровку по кодам, в случае ели был отпуск, код будет от отличаться от заработной платы. Далее можно увидеть непосредственно налог, сколько было начислено и перечислено.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи