Контроль и анализ дебиторской задолженности

Эффективно управлять предприятия без проведения контрольных процедур не получится. Например, финансовый отдел, бухгалтер или руководитель обязаны следить за состоянием дебиторской задолженности. Это поможет учесть сумму фактически недополученных денег, которые уже учтены в составе доходов. В некоторых случаях анализ и контроль помогает выявлять проблемную дебиторскую задолженность и выполнить мероприятия по ее превращению в чистую прибыль.

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность (далее ДЗ) представляет собой активы предприятия, которые недополучены от поставщиков, подрядчиков, работников компании и других лиц. То есть, это средства, которые учитываются в составе доходов, но фактически они еще не поступили на расчетный счет фирмы.

ДЗ может возникать следующим образом:

• предприятие отгрузило товар покупателю;
• получатель принял продукцию, но не оплатил ее.

До того времени, как покупатель не перечислит денежные средства на счет отправителя продукции, стоимость  отгруженных товаров будет считаться дебиторской задолженностью. Фактически, после того, как фирма отправит произведенные товары получателю, бухгалтер учитывает сумму в качестве прибыли. Но, так как денежные средства не поступили на счет, предприятие не сможет распоряжаться ими.

• Если не учитывать ДЗ, существует риск неверно рассчитать свободные финансы и направить их на выполнение каких-либо задач. Вполне логично, что если денег нет, то и осуществление планов фирмы становится под угрозой.

Также, зачастую в ходе анализа обнаруживается проблемная ДЗ. Так называют долги поставщиков, подрядчиков, работников фирмы и других лиц, которые не оплачены в срок. В таком случае руководству необходимо предпринять экстренные меры по ее мобилизации.

Из чего состоит дебиторская задолженность

ДЗ компании – это не одна конкретная сумма. Как правило, она состоит из нескольких долгов. В ее состав входят долги следующих лиц:

• поставщиков в том случае, если компания перечислила аванс в счет будущей поставки продукции;
• покупателей, если фирма отгрузила товар, но не получила за него оплату;
• ФНС, если организация исполнила налоговые обязательства сверх положенной суммы;
• ФСС, ПФР, ФМС, если обнаружены излишки по платежам в бюджет;
• заемщики, которые не вернули кредит, выданный компанией;
• лица, нанесшие ущерб организации, но не компенсировавшие его;
• другие физические и юридические лица, которые должны компании.

Дебиторская задолженность учитывается в бухгалтерском учете на пассиве счета, предназначенного для расчетов с должником. Например, если ДЗ образовалась из-за того, чтобы покупатель пока не успел оплатить полученный товар, то ее относят на 62 счет БУ.

Анализ дебиторской задолженности: понятие и структура

Чтобы понять, насколько успешно функционирует предприятие, нет ли у него проблем с платежеспособностью и финансовой устойчивостью, проводят анализ дебиторской задолженности. Так называют комплекс мероприятий, направленных на определение показателей, показывающих состояние ДЗ, ее оборот и состав:

• оборачиваемости;
• соотношения ДЗ к КЗ (расшифровка – кредиторская задолженность);
• увеличения ДЗ по отношению к росту дохода.

Важно! Анализ ДЗ проводят поэтапно, начиная с определения состава, оборота и состояния.

Структура анализа ДЗ состоит из этапов, выполнение которых возложено на одного или нескольких лиц. Как правило, исследование проводит бухгалтер, бухгалтерия либо финансовый отдел.

Как провести анализ дебиторской задолженности, этапы исследования

Чтобы провести анализ ДЗ, необходимо собрать все источники информации. В их число можно включить:

• сметы, планы;
• расценки, тарифные ставки;
• документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета;
• первичные бумаги и др.

То есть, в ходе исследования специалист будет изучать совершенно все платежные и иные документы, в которых упоминается информация о задолженности третьих лиц компании.

Но главным источником информации считают данные бухгалтерского учета, например, баланс. Именно он отражает совершенно все операции, по которым не проведены расчеты. Анализ ДЗ проводят последовательно:

1. В первую очередь изучают состояние ДЗ, отслеживают ее движение и определяют состав. То есть, специалисту нужно понять, сколько лиц должны фирме и совокупную сумму задолженности, кто является должником, куда перенесли не полученные средства и т.д.
2. Далее ДЗ распределяют по времени ее возникновения. Это поможет понять, когда долги мобилизуются в прибыль и выявить проблемную ДЗ.
3. На следующем этапе следует рассчитать показатели, которые  указывают на финансовую устойчивость предприятия.
4. Подведение итогов. Как правило, после проведения расчетов результаты заносят в таблицу, либо в другую удобную систему.
5. Оценка результатов. Когда все показатели собраны в одном месте, специалист без особого труда оценит их, а затем составит отчет.

О состоянии ДЗ всегда говорит информация о ее движении. Однако только по одному росту или снижению долгов нельзя сказать, хорошо это для фирмы или плохо. Для этого потребуется провести более детальные расчеты, сравнив ДЗ с другими показателями.

Состояние, оборот и состав дебиторской задолженности

Чтобы отследить состояние, оборот и состав ДЗ, для наглядности рекомендуется составить в таблицу с шестью столбцами. В первом указываем показатель, во втором объем ДЗ на начало года, в третьем удельный вес, в четвертом – сумму ДЗ на конец года, в пятом – удельный вес на момент окончания периода и в шестом – изменения.

Столбец «Удельный вес» показывает долю долга по конкретным статьям. Например, исходя из данных таблицы, можно сделать вывод о том, что компании больше всего должны покупатели и заказчики. На начало года, на их долю приходится 81,99% всей ДЗ фирмы.

Чтобы рассчитать удельный вес, показатель делят на совокупную сумму по столбцу и умножают на 100. Например, для вычисления УВ по расчетам с покупателями и заказчиками на конец отчетного периода необходимо: 480 / 571 * 100 = 84,06%.

Важно! Итог по столбцу «Удельный вес» всегда будет равен 100.

На основании графы «Динамика» можно судить об увеличении или снижении ДЗ. Если результат получился с минусом, то задолженность уменьшилась и наоборот.

Дебиторская задолженность по счету БУ  «60»

Дебиторская задолженность от поставщиков образуется в том случае, если компания перечислила аванс в счет будущей поставки. Она учитывается по пассиву счета БУ 60.

ДЗ сразу исчезает после того, как подрядчик выполнит свои обязательства по доставке заказанной фирмой продукции либо после того, как он возвратит перечисленные средства.

Дебиторская задолженность по счету БУ «62»

Счет БУ «62» предназначен для расчетов с покупателями и заказчиками. После отгрузки товаров по постоплате у компании появляется ДЗ. Эти долги необходимо отслеживать, как можно тщательней. Именно поэтому на этом этапе расчетов необходимо вычислить временные промежутки, то есть, сколько времени существует задолженность.

• до 30 дней – беспокоиться не стоит, но можно напомнить партнеру о необходимости исполнения обязательств;
• 31 – 60 дней – задолженность вызывает беспокойство, необходимо связаться с должником и выяснить причины задержки;
• 61 – 90 дней  проблемная задолженность, с которой необходимо начать активную работу;
• 91 дней и более – безнадежный долг.

В последнем случае компания обязана найти методы, чтобы избавиться от нее. В некоторых случаях ее списывают.

Дебиторская задолженность по счету БУ «71»

Если подотчетное лицо получили денежные средства, но не отчиталось за их растрату, то образуется ДЗ, которую учитывают по счету БУ «71».

После предоставления отчета ДЗ погашается. А если остались неиспользованные средства, то их возвращают в кассу и оформляют приходным ордером.

Расчет показателей дебиторской задолженности

Чтобы понять, как ДЗ воздействует на финансовую устойчивость компании, необходимо определить несколько показателей:

• оборачиваемости;
• отношения увеличения ДЗ к росту дохода;
• отношение ДЗ к КЗ.

Коэффициент оборачиваемости показывает движение ДЗ, то есть, уменьшилась ли она или увеличилась по сравнению со сравниваемым периодом. Чаще всего анализ проводят по данным на начало и конец года. Чтобы отследить оборачиваемость, составляют таблицу, в которую вносят следующие данные:

• совокупный размер и среднее значение ДЗ;
• число дней в анализируемом периоде;
• доход компании за указанное время;
• коэффициент оборачиваемости;
• длительность оборота в днях;
• средняя выручка;
• итог (высвобождение или привлечение ДЗ).

Коэффициент оборачиваемости рассчитывается путем сложения ДЗ на начало и конец расчетного периода, а затем деления полученной суммы пополам.

На следующем этапе анализа необходимо сравнить темпы роста ДЗ с выручкой. Если вместе с увеличением задолженности повышается прибыль, то риск оправдан, если нет, то финансовая устойчивость компании находится под угрозой.

Последний показатель, который требуется рассчитать в процессе исследования – это соотношение ДЗ к КЗ. Для этого составляют таблицу, в которую вносят суммы кредиторской и дебиторской задолженности на начало и конец отчетного периода.

Далее необходимо найти коэффициент соотношения. Для этого ДЗ делят на КЗ. Если показатель равен или больше 1, это означает то, что дебиторская задолженность полностью перекрывает кредиторскую, что говорит о финансовой устойчивости фирмы.