Компенсация отпуска в 1С ЗУП: инструкция

Согласно нормам трудового законодательства, работодатель выплачивает сотруднику компенсацию неиспользованного отпуска при увольнении либо во время работы, при наличии соответствующего заявления. В статье пошагово разберем, как отражается компенсация отпуска в 1С ЗУП.

Компенсация отпуска: основания по ТК РФ

Порядок предоставления отпуска сотруднику регламентируется гл. 19 ТК РФ, согласно которой на основании трудового договора работник вправе на получение следующих видов оплачиваемых отпусков:

• основной ежегодный отпуск продолжительностью не менее 28-ми календарных дней;
• дополнительный отпуск при наличии соответствующих оснований (инвалидность, вредные/опасные условия труда, т.п.), период которого определяется ТК РФ и локальными нормативным актам предприятия.

На период отдыха сотруднику выплачиваются отпускные, рассчитанные в соответствие со средним заработком.

Предоставление сотруднику дней оплачиваемого отдыха осуществляется на основании графика отпусков, который ежегодно утверждается на предприятии.

В случае если по определенным причинам сотрудник не использовал положенные ему дни отдыха, он вправе получить денежную компенсацию, обратившись к руководству компании с соответствующим заявлением.

Кроме того, компенсация неиспользованного отпуска полагается сотруднику при увольнении. В день расторжения трудовых отношений работодатель определяет количество дней отдыха, неиспользованных работником на текущий момент, и выплачивает ему причитающуюся сумму компенсации. Обязанность работодателя – выплатить компенсацию не позже дня увольнения.

Как рассчитать сумму компенсации

Размер компенсации рассчитывается на основании среднего заработка за каждый день неиспользованного отдыха:

Компенсация_отпуск = СрЗар * КолДнОтп,

где СрЗар – среднедневной заработок;
КолДнОтп – количество дней неиспользованного отпуска (на момент увольнения либо на дату обращения сотрудника с заявлением).

Расчетным периодом для определения среднего заработка является  12-ть месяцев, предшествующих месяцу увольнения либо обращения работающего сотрудника с заявлением о компенсации. К примеру, расчетным периодом для сотрудника, который увольняется 21.02.2019 гола, будет период с 01.02.2019 по 31.01.2019.

Расчет среднего заработка производится по формуле:

СрЗар = ГодДоход / 12 мес. / 29,3,

где ГодДоход – доход, полученный сотрудником в течение расчетного периода;
29,3 – усредненное число календарных дней в месяце.

При выплате компенсации неиспользованного отпуска бухгалтер удерживает НДФЛ в общем порядке по установленной ставке (13% — сотрудники-резиденты РФ, 30% — работники со статусом нерезидента).

Компенсация отпуска в 1С ЗУП при увольнении сотрудника

Для отражения компенсации отпуска при увольнении работника бухгалтер создает новый документ «Увольнение». Для этого необходимо зайти в раздел «Кадры», где выбрать пункт «Кадровые документы». В соответствующих полях следует заполнить:

• месяц расчетов (месяц увольнения);
• наименование организации;
• дату увольнения (согласно приказу).

Далее бухгалтер открывает закладку «Условия увольнения», где из выпадающего списка выбирает значение «Компенсировать неиспользованный отпуск». После этого бухгалтер указывает период работы, за который начислен отпуск, а также количество дней отпуска, за который будет выплачена компенсация.

После проведения расчета (кнопка «Записать») программа автоматически рассчитывает суммы к выплате и удержанию, а также заполняет поле «Компенсация отпуска».

Нажав кнопку «Провести», бухгалтер производит полный расчет с увольняемым сотрудником (в том числе в части выплаты компенсации отпуска).

Как в 1С ЗУП отразить компенсацию отпуска работающему сотруднику: инструкция

Ниже описана процедура компенсации отпуска в случае, когда выплата производится работающему сотруднику на основании заявления.

Шаг #1 – Создание документа

После того, как в бухгалтерию поступило заявление сотрудника о компенсации неиспользованного отпуска, бухгалтер создает новый документ «Отпуск». Для этого необходимо зайти в меню «Зарплата», далее пройти по ссылке «Отпуска» и выбирать «Создать».

Далее на экране появится окно нового документа, в котором необходимо заполнить:

• название организации;
• ФИО сотрудника;
• месяц (текущий).

Форма документа предусматривает компенсацию основного и дополнительного отпуска, для чего предусмотрены соответствующие закладки. Допустим, организация возмещает сотруднику 5 дней неиспользованного основного отпуска. В таком случае бухгалтер открывает закладку «Основной отпуск», в которой:

• заполняет период отпуска, за который производится компенсация;
• ставит отметку «Компенсация отпуска» и указывает количество дней к возмещению (в соответствие с периодом, указанным выше).

Бухгалтер может указать период отпуска, который по количеству дней превышает период компенсации.

К примеру, в графе «Отпуск» можно указать «с 05.10.2019 по 19.10.2019», что означает, что сотрудник оформил 15 дней отпуска. Если в графе «Компенсация отпуска» установить флажок, а в поле «Количество дней» указать «5 дней», это будет означать, что 10 дней отпуска сотрудник использует по назначению, а за 5 дней работнику будет выплачена компенсация.

Читайте также статью ⇒ «Удержание материального ущерба с сотрудника в 1С ЗУП: инструкция».

Шаг #2 – Настройка параметров расчета

Если функция автоматического расчета в 1С не настроена, то это необходимо сделать на данном этапе.

Для этого бухгалтеру следует зайти в раздел «Настройки» и выбрать закладку «Расчет зарплаты», после чего поставить флажок напротив поля «Выполнять автоматический расчет документов при их редактировании».

Читайте также статью ⇒ «Начисление материальной помощи в 1С ЗУП: инструкция».

Шаг #3 – Расчет компенсации

После внесения необходимых данных и настройки параметров расчета, программа автоматически производит расчет суммы компенсации на основании среднего заработка.

Если бухгалтер проводит компенсацию отпуска в межрасчетный период, то сумма начисленной компенсации отражается  в столбце «Начислено», графе «Всего», размер удержанного НДФЛ в поле «НДФЛ» (столбец «Начислено»).

В случае, если выплата компенсации производится одновременно с выплатой зарплаты (в документе стоит флажок «Рассчитать зарплату за__»), то в графе «Всего» отражается общая сумма к начислению (зарплата + компенсация).

После автоматического расчета ниже в документе можно просмотреть поля с подробным расчетом суммы среднего заработка:

• вид денежного вознаграждения;
• отчетный месяц в пределах расчетного периода;
• количество отработанных дней, часов.

Некоторые из вышеприведенных показателей можно редактировать. После проверки правильности начислений бухгалтер нажимает кнопку «Провести». С этого момент расчет считается оконченным.

Читайте также статью ⇒ «Увольнение сотрудника в 1С ЗУП: инструкция».