Компенсация материального ущерба: налогообложение

Недавно было опубликовано Письмо Минфина РФ от 23.07.2024 № 03-03-07/51352. В тексте документа говорится о налоговых последствиях возмещения убытков виновными в причинении ущерба сотрудниками и выбытия имущества предприятия по причине, не имеющей отношения к продаже. Практически на каждой фирме имеет место быть выбытие активов вследствие виновных действий со стороны персонала, а потому данный вопрос является весьма актуальным. Данная статья призвана пояснить налогоплательщикам некоторые учетные моменты по списанию имущества, поврежденного или утраченного сотрудниками. Компенсация материального ущерба вызывает много вопросов, поскольку в Письме Минфина вместо подробных разъяснений приведены лишь заставляющие задуматься цитаты.

Компенсация материального ущерба — трудовые нормы

На решение учетных и налоговых задач по списанию активов предприятий в части их документального подтверждения и экономического обоснования оказывают влияние трудовые нормы. Поэтому в первую очередь вспомним основные моменты, регламентируемые Трудовым кодексом и имеющие отношение к выбытию имущества.

Согласно указаниям ст. 238 ТК РФ, сотрудник несет обязательство по компенсации работодателю причиненного им материального вреда, если его вина установлена (выявлена связь между причиненным ущербом и (без)действиями работника), и если имеет место прямой действительный ущерб. Таковым признается:

• реальное уменьшение наличного имущества нанимателя;
• ухудшение состояния имущества предприятия;
• ухудшение состояния имущества, вверенного работодателю третьими лицами (когда наниматель несет за него ответственность);
• необходимость произвести излишние выплаты на покупку нового имущества, восстановление поврежденного имущества, подлежащего восстановлению, а также на компенсацию вреда, причиненного сотрудником, третьим лицам.

Процедура возмещения причиненного сотрудником вреда также строго регулируется трудовым законодательством:

1. Работодатель определяет размер ущерба, а также причины, по которым он был нанесен. При необходимости собирается комиссия, которая проводит проверку. Наниматель, чтобы обладать данными для налогообложения и исключить так называемую «скрытую» реализацию, документально фиксирует: установленное в ходе проверки виновное лицо (бывает, что найти виновника не удается), размер ущерба, сам факт утраты/порчи имущества.
2. Работник пишет заявление (признает вину) с указанием причин, по которым он нанес вред имуществу компании. Если сотрудник отказывается от дачи пояснений в письменном виде, работодатель составляет соответствующий акт и фиксирует в нем отказ подчиненного.
3. Сотрудник соглашается с обвинениями или оспаривает результаты проверки комиссии (может быть подано исковое заявление в суд).
4. Наниматель отказывается от взыскания с работника ущерба (частично или полностью) или устанавливает порядок взыскания суммы причиненного ущерба и фиксирует его в тексте распоряжения. Распоряжение издается не позднее 1 месяца с момента определения размера причиненного вреда. Сотрудник должен подписать документ в подтверждение ознакомления с его положениями.

Важно! В том случае, если работодатель отказывается от взыскания материального ущерба с сотрудника, у работника возникнет экономическая выгода (доход, полученный в натуральной форме). Такой доход, как и денежный, является объектом обложения НДФЛ.

В том случае, если подчиненный не признает своей вины, или не согласен с порядком удержания денежных средств в счет погашения задолженности перед работодателем, а также если сумма удержания оказывается больше среднемесячного дохода, производить взыскание необходимо в судебном порядке. Об этом говорится в тексте п. 1 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52.

Согласно ст. 241 ТК РФ, сотрудники несут материальную ответственность в пределах своего среднемесячного дохода. Совокупный размер удержании не должен оказаться больше, чем 20% суммы зарплаты, оставшийся после налогообложения.

Но сотрудник может нести и полную материальную ответственность в случаях, предусмотренных статьей 243 ТК РФ:

• когда ущерб причинен умышленно;
• если имущественный ущерб причинен в результате преступных действий сотрудника (должно быть решение суда);
• когда ущерб был причинен по причине административного правонарушения;
• если ущерб был причинен в то время, когда сотрудник не исполнял свои трудовые обязанности.

Читайте также статью ⇒ «Предел материальной ответственности«.

Компенсация материального ущерба — пример

Было доказано, что сотрудник виновен в причинении ущерба имуществу предприятия. Размер ущерба составляв 200 тысяч рублей. Зарплата работника — 62 тысячи рублей в месяц. Подчиненный не возражает против того, чтобы наниматель ежемесячно удерживал средства в счет погашения задолженности с его заработной платы. Руководитель имеет право удерживать не более следующей суммы:

((62 000 р. — (62 000 р. х 13%)) х 20%) = 10 788 рублей.

Ущерб будет возмещен за:

200 000 р. : 10 788 р. = 19 месяцев.

Сумма последнего удержания составит:

200 000 р. — 10 788 р. х 18 мес. = 5 816 рублей.

Читайте также статью ⇒ «Материальная ответственность сторон трудового договора«.

Компенсация материального ущерба — налогообложение

Сумма убытков, которая была компенсирована виновным в причинении ущерба сотрудником, должна быть признана внереализационным доходом (п. 3 ст. 250 НК РФ). Согласно пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ, данная сумма включается в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль предприятия на день признания задолженности сотрудником (на день, в течение которого было подписано соглашение о компенсации убытков).

В своем Письме от 23.07.2024 № 03-03-07/51352 (ранее также в Письме от 15.01.2024 № 03-03-06/1/1023) Минфин РФ позволяет предприятиям включать убытки, компенсируемые за счет средств сотрудника, в состав расходов при исчислении налога на прибыль, если они отвечают критериям, приведенным в тексте п. 1 ст. 252 НК РФ. Поскольку позиция финансового ведомства является устойчивой (выводы были сделаны сразу в двух Письмах), работодатель несет минимальные налоговые риски. Но лучше принять во внимание еще некоторые моменты:

1. В тексте п. 2 ст. 265 НК РФ ничего не говорится о возможности учета такого вида убытков в целях налогообложения, между тем список убытков, которые могут уменьшить налог на прибыль, является закрытым.
2. Указаниями подпункта 5 пункта 2 упомянутой статьи воспользоваться не выйдет, поскольку в нем говорится об убытках, причиненных неизвестным лицом (вина не была установлена).
3. Стоимость испорченного/утраченного имущества, согласно рекомендациям Письма Минфина РФ от 27.08.2014 № 03-03-06/1/42717, может быть признана в составе внереализационных расходов на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ (как иные обоснованные затраты).
4. Если размер убытка больше, чем среднемесячный доход работника, в состав расходов можно отнести полную стоимость утраченного имущества на том основании, что с сотрудника можно взыскать лишь максимально дозволенную законом сумму, и налоговое законодательство не определяет прямой зависимости между суммами признаваемых затрат и полученной компенсации.

Разберемся с правомерно принятым к вычету НДС — можно ли восстановить налог? Согласно указаниям, содержащимся в Письме Минфина РФ от 23.07.2024 № 03-03-07/51352, ориентироваться следует на п. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33. В нем говорится о том, что:

• выбытие имущества, утраченного по причине наступления не зависящих от воли налогоплательщика событий, не является объектом НДС;
• в обязанность налогоплательщика входит фиксирование факта выбытия имущества именно по причине наступления таких событий (важно, чтобы имущество не было передано третьим лицам);
• если в ходе судебного разбирательства налогоплательщик не докажет факт выбытия имущества по независящим от него обстоятельствам, будет начислен налог, как если бы имущество было реализовано на безвозмездной основе (п. 2 ст. 154 НК РФ).

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: В компании имело место выбытие имущества, которое было утрачено сотрудником. Руководитель распорядился о восстановлении ранее принятого к вычету НДС.

Комментарий: Восстанавливать НДС не нужно. Главное — обладать документальными доказательствами того факта, что имущество не было передано третьим лицам (скрытая реализация). Закрытый перечень случаев, когда требуется восстановить налог, содержится в п. 3 ст. 170 НК РФ.

Ошибка: Сотрудник, который не несет перед работодателем полную материальную ответственность, причинил фирме ущерб. Стоимость ущерба оценивается в сто тысяч рублей, тогда как среднемесячный заработок сотрудника составляет 25 тысяч рублей. Работодатель разрешил работнику погашать задолженность частями, в рассрочку, до полного возмещения ущерба.

Комментарий: Работники несут материальную ответственность в пределах своего среднемесячного заработка, то есть с данного сотрудника можно удержать не более 25 тысяч рублей. Причем списывать средства можно в размере не более 20% заработной платы (после удержания налога).

Ответы на распространенные вопросы о том, как облагается налогом компенсация материального ущерба

Вопрос №1: Может ли с работника предприятия взыскиваться упущенная выгода (неполученный по его вине доход)?

Ответ: Нет, в статье 238 ТК РФ содержится прямой запрет на взыскание с сотрудников фирмы упущенной выгоды.

Вопрос №2: Как определяется размер ущерба, нанесенного сотрудником предприятия имуществу работодателя?

Ответ: Величина ущерба, причиненного работником, определяется на основании фактических потерь, исчисляемых по рыночной цене, актуальной на момент причинения вреда в данной местности (но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с принятием во внимание степени его износа). Такой порядок вычисления размера ущерба регламентирован ст. 246 ТК РФ.