Компенсация аренды жилья сотрудникам

Автор статьи

Анастасия Любогощинская

5 минут на чтение
895 просмотров
Содержание Содержание

В погоне за квалифицированной рабочей силой, предприятия нередко сталкиваются с поиском работников за пределами своей местности. То есть организация старается найти сотрудников, которые имеют большой опыт работы, высокую квалификацию, хорошие рекомендации. Тогда предприятие готово приложить огромные усилия для того, чтобы нанять на работу такого сотрудника. И не имеет значения, что сотрудник является иногородним. В данной статье рассмотрим предоставление жилья иногороднему сотруднику: документальное оформление, компенсация аренды жилья сотрудникам, учет расходов на предприятии, особенности уплаты страховых взносов.

Переезд сотрудника в другой город

При приеме на работу нового сотрудника, который является иногородним, предприятие берет на себя обязательства по его размещению на новом месте. Переезд работника регулируется ст. 169 ТК РФ. Для детального углубления в данный вопрос советуем ознакомиться с данной статьей трудового Кодекса Российской Федерации.

Для возмещения средств сотруднику, должна быть подтверждена именно производственная необходимость, то есть, в случае доказательства переезда в личных целях компенсация производится не будет. Что же будет компенсировано новому сотруднику:

  • переезд самого сотрудника, а также членов его семьи;
  • расходы, связанные с перевозкой личного имущества сотрудника. Сбор, упаковка, распаковка, доставка от дверей до дверей;
  • поселение или обустройство работника на новом месте, съем жилья и т.д.

Таким образом, согласно ст. 169 ТК РФ обустройство сотрудника или другими словами аренда жилья должна быть компенсирована предприятием. Но это происходит только в том случае, если работодатель сам пригласил на работу нового сотрудника и предложил возмещение по аренде квартиры. В противном случае сотрудник оплачивает аренду самостоятельно. В любом случае, информация касательно обустройства нового работника должна быть прописана в трудовом договоре или в других внутренних документах.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация при увольнении несовершеннолетнего“.

Компенсация аренды жилья сотрудникам

Если компенсация аренды жилья имеет место, то возможны два варианта осуществления возмещения:

  • Сотрудник самостоятельно заключает договор аренды с арендодателем, а после этого организация компенсирует потраченные средства сотруднику;
  • Компания самостоятельно снимает квартиру для сотрудника.

Документальное оформление

Для того, чтобы компания смогла компенсировать средства за аренду квартиры, своему сотруднику, необходимо предоставить полный, корректно оформленный пакет документов. Список которых указан ниже:

  • договор найма жилья. Данный договор составляется между двумя сторонами, арендатором и арендодателем. В нем указываются такие данные, как фамилия, имя, отчество сотрудника, который будет проживать в квартире, личные данные владельца. Также в договоре прописывают срок, на который квартира сдается, точный адрес и стоимость аренды;
  • для ежемесячного возмещения средств, сотрудник должен предоставлять квитанцию об оплате аренды за каждый месяц либо расписку от владельца квартиры о получении им денежных средств. Также возможна оплата квартиры за весь срок аренды. Условия возмещения должны быть прописаны в трудовом договоре.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация за вынужденный прогул“.

Особенности учета

Так как компания в данных отношениях не является стороной договора, то она не несет на себе функцию налогового агента по отношению к арендодателю. Но в любом случае средства выделенные на аренду квартиры сотрудника должны быть корректно проведены в учете. Существует два варианта отражения данной операции в учете.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Возмещение средств за аренду квартиры

Налоговый орган принимает компенсацию аренды жилья сотрудника за трудовую оплату ему в натуральной форме. То есть, данные денежные средства являются составляющей дохода сотрудника. Согласно Трудовому Кодексу натуральный доход сотрудника не может превышать 20% от общей суммы дохода. Также существуют дополнительные расходы предприятия в счет дохода нового сотрудника. Данные расходы сотрудника должны быть обязательно компенсированы, так как иногородний сотрудник не сможет исполнять свои трудовые обязанности, прописанные в трудовом договоре. Таким образом очень проблематично вместить все расходы в 20% норму и это не является правомерным. Для сотрудника, получающего натуральный доход, необходима уплата НДФЛ.

Читайте также статью ⇒ “Компенсация проезда при вахтовом методе работы“.

Отражение компенсации в бухучете

Дт

Кт

Описание
20 (Основное производство)

26 (общехозяйственные расходы) 44 (Расходы на продажу)

76 (Расчеты с дебиторами и кредиторами)Включение в расходы компании стоимости аренды жилья сотрудника
70 (Расчет с персоналом по оплате труда)68 (НДС)

Удержание НДФЛ из натурального дохода сотрудника

76 (Расчеты с дебиторами и кредиторами)

68 (НДС (НДФЛ))Удержание НДФЛ из стоимости жилья перечисленной арендодателю
76 (Расчеты с дебиторами и кредиторами)51 (Расчетные счета)Оплата стоимости аренды жилья
20 (Основное производство)69 (Расчеты по социальному страхованию)

На натуральный доход сотрудника начисляются страховые взносы

Рассмотрим пример. Компания «Никпростас» для поведения регулярного осмотра зарубежного оборудования взяла к себе в штат сотрудника Петрова Виктора Борисовича, проживающего в другом городе. Гражданин Петров переехал по месту работы для выполнения своих служебных обязанностей с супругой. Компания «Никпростас» ежемесячно компенсирует своему сотруднику стоимость жилья в размере 28 500 рублей. Заработная плата гражданина Петрова составляет 124 500 рублей.

Доход сотрудника в натуральной форме составляет 28 500 рублей. То есть вся сумма учитывается в бухгалтерском учете компании.

В налоговом же учете, учитывается только 20% от суммы заработной платы Петрова, то есть

124 500 рублей * 20% = 24 900 рублей.

Таким образом из стоимости аренды в 28 500 рублей учитывается только сумма 24 900 рублей. В налоговые расходы компании «Никпростас» включается сумма дохода сотрудника равная:

124 500 рублей + 24 900 рублей – 28 500 рублей = 120 900 рублей.

Аренда квартиры для сотрудника

Существует еще один вариант учета расходов на предприятии.  Такой метод подразумевает, что данная сумма не является доходом сотрудника, а является важными расходами компании, без которых не возможно нормальное ее функционирование. Таким образом из данной суммы НДФЛ не удерживается, так как это не доход сотрудника. Стоимость аренды квартиры учитывается как прочие расходы компании. В данной ситуации страховые взносы также не начисляются.

Отражение компенсации в бухучете

ДтКтОписание
20 (Основное производство)

26 (общехозяйственные расходы)

44 (Расходы на продажу)

76 (Расчеты с дебиторами и кредиторами)Включение в расходы компании стоимости аренды жилья сотрудника
76 (Расчеты с дебиторами и кредиторами)51 (Расчетные счета)Оплата за аренду жилья

Страховые взносы

Если считать, что сумма компенсации за аренду жилья сотруднику, является натуральным доходом для работника предприятия, то перечисление страховых взносов в ФСС является обязательной. И компания обязана выплачивать данные средства за сотрудника. Но, если обратить внимание на данный вопрос с другой стороны, то есть сумму компенсации можем не принимать за доход сотрудника, так как не все выплаты работникам предприятия, в рамках трудового договора, являются оплатой их труда.

Сумма возмещения средств сотрудника за аренду жилья, является скорее выплатой социального характера, не зависящей от условий труда и выполнения непосредственно работы сотрудника. Таким образом, отчисления социальных взносов не являются правомерными и не должны перечисляться в ФСС. Данная информация прописана в Трудовом Кодексе РФ, о том, что компенсационные выплаты сотруднику, в рамках трудовых отношений с работодателем, которые связаны с переездом по месту работы, не подлежат обложению страховыми взносами.

Подводя итог всему выше сказанному, можем сделать вывод, что, при найме на работу иногороднего сотрудника, учет для предприятия данной операции достаточно прозрачен. Таким образом предприятие может осуществлять компенсацию стоимости аренды жилья сотруднику в рамках трудового договора, согласно законодательству Российской Федерации.

Добавить комментарий

Рекомендуем похожие статьи