Когда можно не платить налоги с бесплатного питания для сотрудников

Избежать налоговых последствий бесплатного питания для сотрудников невозможно. Так, риск платить НДФЛ больше, чем возможность не платить. Что касается НДС, то если его платят, то есть право на вычет входного налога. А вот накормить сотрудников без начисления НДС и с вычетом не получится.

Как оплачивают питание работников

Компенсация работникам затрат на питание может быть предусмотрена коллективным и трудовым договором и обусловлено трудовым законодательством.

Способы оплаты питания могут быть различны. Например:

• денежная компенсация (дотация) на питание;
• доставка питания в офис (по договору с поставщиком);
• бесплатные обеды в собственной столовой;
• услуги кафе или столовых, находящихся на территории бизнес-центров.

Доход в натуральной форме и НДФЛ

Стоимость питания, оплаченного компанией за своих сотрудников, является облагаемым НДФЛ доходом в натуральной форме .

Чтобы исчислить НДФЛ, необходимо установить размер дохода каждого работника. Сделать это просто, если компания заказывает комплексные бесплатные обеды для каждого сотрудника по одной цене.

Стоимость обедов известна, значит, доход каждого работника – это стоимость обеда. Тогда есть возможность персонифицировать доходы, а это имеет определяющее значение при обложении НДФЛ.

Если персонифицированный учет организован (например, когда талоны на питание выдаются работникам персонально), то на стоимость питания нужно начислить НДФЛ. По мнению Минфина, доход каждого налогоплательщика можно определить на основе стоимости предоставляемого питания в расчете на одного человека (см. письмо от 6 мая 2016 г. № 03-04-05/26361).

Даже в случае, когда питание организовано по принципу шведского стола, доход работников можно определить расчетным путем: исходя из общей стоимости питания работников и сведений из табеля учета рабочего времени (см. письмо Минфина от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/6-117).

Если же организовать персонифицированный учет невозможно (например, при приобретении питьевой воды, чая или кофе), то облагаемого НДФЛ дохода не возникает (есть письма Минфина: от 21 марта 2016 г. № 03-04-05/15542, от 30 января 2013 г. № 03-04-06/6-29).

Стоимость питания и НДС

Стоимость бесплатного питания, которое предоставлено работникам, должна быть включена в налоговую базу по НДС. Это официальная точка зрения финансистов и налоговиков. И одного упоминания бесплатного питания в коллективном или трудовом договоре для того, чтобы налог не платить, не достаточно.

Чтобы не рисковать с НДС при организации питания сотрудникам, его лучше не персонифицировать.

Минфин в письме от 27 января 2020 г. № 03-07-11/4421 разъяснил, в каком случае организация вправе предоставлять питание своим сотрудникам без начисления НДС. Это когда компания организует бесплатное питание персонала без персонификации этих лиц.

Если же обеды сотрудников организуются персонифицированно, то такие операции подлежат обложению НДС. 

Безвозмездную передачу товаров (безвозмездное выполнение работ, оказание услуг) на территории России облагают НДС, поскольку такая передача приравнивается к реализации (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Безвозмездные операции признаются облагаемым НДС объектом (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Таким образом, определяющее значение при обложении НДС стоимости бесплатного питания, как и НДФЛ, имеет персонифицированный учет дохода каждого сотрудника.

Но если со стоимости бесплатного питания фирма платит НДС, то в этом случае можно получить вычет налога, уплаченного при покупке продуктов.

Можно ли уйти от НДС

Без налоговых последствий с точки зрения НДС возможно, когда оплата питания сотрудников предусмотрена ТК РФ. Например, на работах с вредными условиями труда работникам бесплатно выдают молоко или равноценные продукты, а на работах с особо вредными условиями труда — лечебно-профилактическое питание.

Еще в письме от 23 октября 2017 года № 03-15-06/69405 Минфин высказал согласие с таким подходом: суммы, перечисленные работодателем на пластиковые карты сотрудников в оплату за их питание, НДС не облагаются, если такая оплата предусмотрена коллективным и трудовым договором и связана со спецификой труда.

Есть и судебная практика (довольно показательная), когда фирма смогла через суд доказать налоговикам, что безвозмездной передачи при обеспечении сотрудников бесплатными обедами нет.

В Постановлении АС Центрального округа от 5 июня 2019 года № Ф10-5077/2018 приведены такие основания:

1. Предоставление бесплатного питания сотрудникам являлось одним из условий коллективного договора, подписанного с сотрудниками. В нем сказано, что это мера обусловлена спецификой и характером работы в компании. Она вводится с целью создания для работников наиболее удобных условий труда.
2. Аналогичное условие предусмотрено в положении об оплате труда работников. Дополнительно в нем безвозмездное питание названо выплатой сотрудникам в натуральной форме.
3. Как и предусмотрено, бесплатно питались исключительно сотрудники, а компания исчисляла НДФЛ.
4. В целях исполнения данных условий фирма заключила контракты на оказание услуг по организации питания со специализированными предприятиями питания.
5. Цель реализовать услуги по организации питания сотрудников отсутствовала.
6. Экономическую выгоду в денежной или в натуральной форме фирма не получала.

Судьи пришли к выводу, что при таких условиях обеспечение работников питанием не является безвозмездной передачей услуг и не облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).