Каждый работодатель обязан при приёме на работу заполнять трудовую книжку работника, а затем хранить её у себя. О том, как ведётся книга учёта трудовых книжек и образец её заполнения, пойдёт речь в данной статье.
Требуется ли учёт трудовых книжек?
В соответствии со ст. 65 ТК РФ при приёме на работу среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка.
По ряду причин у работника может отсутствовать трудовая книжка, в связи с чем, работодатель доложен действовать в соответствии с трудовым законодательством:
| Причина отсутствия трудовой книжки | Действия работодателя |
| Работник заключает трудовой договор впервые | Работодатель оформляет трудовую книжку |
Трудовая книжка утрачена:
|
По заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. |
Важно! Работодатель обязан оформлять трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него более 5 дней.
Как ведётся учёт трудовых книжек?
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, вследствие чего бланк трудовой книжки и вкладыш в неё и принимаются к учёту в качестве бланка строгой отчётности.
После оформления трудовой книжки работнику к учёту принимается уже задолженность работника перед работодателем, равная стоимости бланка трудовой книжки.
В письме Министерства финансов Российской Федерации от 19 мая 2017 г. № 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:
- операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
- взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.
Книга учёта движения трудовых книжек
Обязательное ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регламентировано п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) с целью учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (п. 41) определены требования к ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:
- книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников;
- регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь;
- при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Как правильно вести книгу учёта движения трудовых книжек?
При приёме на работу работник предоставляет свою трудовую книжку или, при её отсутствии, работодатель заводит новую.
Важно! Работодатель в обязательном порядке ведёт хранение и учёт трудовых книжек, причём не только заполненных, но и пустых бланков, которые предназначены для выдачи поступившим работникам.
В книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них фиксируются все передвижения трудовой книжки каждого сотрудника.
Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Книга состоит из 13 граф, при заполнении которых необходимо учитывать следующие требования:
| № раздела | Раздел книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них | Содержание |
| 1 | № п/п | Порядковый номер записи |
| 2, 3, 4 | Дата (число, месяц, год) | Записи дат производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. |
| 5 | От кого получено или кому отпущено | Фамилия, имя, отчество работника, предоставившего трудовую книжку или работника, на чьё имя отпущена новая трудовая книжка. |
| 6 | Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее | Фиксируется серия и номер трудовой книжки, предоставленной работником или «открытой» работодателем |
| 7 | Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее | Отражается должность владельца трудовой книжки. Следует обратить внимание на то, что должность должна полностью совпадать с должностью, указанной в штатном расписании |
| 8 | Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник | Место работы, где будет работать работник, являющийся владельцем трудовой книжки |
| 9 | Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника | Реквизиты документа, на основании которого работник принят на работу |
| 10 | Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку | Подпись сотрудника, ответственного за учёт движения трудовых книжек. |
| 11 | Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.) | Если работнику предоставлен новый бланк трудовой книжки, то в данной графе необходимо указать сумму, полученную за заполненную книжку или вкладыш в трудовую книжку. |
| 12 | Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) | При увольнении трудовая книжка выдаётся работнику на руки, о чём производится соответствующая запись. |
| 13 | Расписка работника в получении трудовой книжки | Указывается подпись самого работника, получившего трудовую книжку на руки после увольнения. |
Записи в книге производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.
Скачать форму книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них можно скачать по ссылке.
Образец книги учёта движения трудовых книжек
Придерживаясь требований к ведению книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, можно без затруднений заполнить данный документ.
Бухгалтерские проводки учёта трудовых книжек.
Трудовые книжки приняты в качестве бланка строгой отчётности:
| Дебет | Кредит | Пояснение |
| 006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
| 91 | 60 | Стоимость трудовых книжек принята в качестве расходов |
| 19 | 60 | Отражён НДС |
| 006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
| 73 | 91 | Возмещение стоимости трудовой книжки сотрудниками при увольнении и получении трудовой книжки на руки |
| 91 | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
| 50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Трудовые книжки приняты в качестве активов:
| Дебет | Кредит | Пояснение |
| 10(41) | 60 | Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов |
| 19 | 60 | Отражён НДС |
| 006 | Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности | |
| 91(90) | 10(41) | Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов |
| 91(90) | 68 | Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек |
| 006 | Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам | |
| 73 | 91(90) | Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах |
| 50 | 73 | Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек |
Ответственность за нарушения в учёте трудовых книжек
Ответственность за нарушение в учёте трудовых книжек относится к нарушению трудового законодательства РФ, за что предусмотрено наложение санкций (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 15.11 КоАП РФ):
| Лицо, нарушившее законодательство | Размер административного штрафа (руб.) |
| Правонарушение выявлено впервые | |
| Должностное лицо | 1 000 – 5 000 |
| Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 5 000 – 10 000 |
| Индивидуальный предприниматель | 1 000 – 5 000 |
| Юридическое лицо | 30 000 – 50 000 |
| Правонарушение выявлено повторно | |
| Должностное лицо | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-3 года |
| Должностное лицо (нарушение бухгалтерского учёта) | 10 000 – 20 000 или дисквалификация на 1-2 года |
| Индивидуальный предприниматель | 10 000 – 20 000 |
| Юридическое лицо | 50 000 – 70 000 |
В случае похищения, уничтожения, повреждения или сокрытия официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности в действие вступает ст. 235 УК РФ, где возможно применение следующих санкций:
- штраф в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев;
- обязательные работы на срок до 360 часов;
- исправительные работы на срок до одного года;
- арест на срок до трех месяцев.
Вопросы и ответы
Вопрос № 1. Мы организовали учёт трудовых книжек. Как необходимо хранить трудовые книжки?
Трудовые книжки относятся к официальным документам строгой отчётности, хранение которых должно производиться в шкафах или сейфах, исключающих утрату или порчу.
Вопрос № 2. Нужно ли вносить в книгу учёта движения трудовых книжек запись о совместителях?
Информация о совместителях в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним не вносится.
Загрузка...