Как заполнять электронные счета-фактуры

Современный мир не стоит на месте и бизнес также максимально уходит в виртуальный документооборот. Вам уже не надо направлять бумажные счета покупателям. Установите со своими контрагентами специальное ПО и Вы с легкостью начнете обмен бумагами в интернете. В приведенной статье рассмотрим вопрос, как заполнять электронные счета-фактуры и основные ошибки при этом.

Понятие оператора электронного документооборота

Давайте разберемся для начала, что такое ЭДО для компаний. По своей сути  — это посредник в обменивании электронными счетами-фактурами утвержденной формы между сторонами: покупателем и продавцом. ЭДО представляется в виде автоматизированной системы для приема, формирования и отправления вышеуказанных счетов. Сайт налоговой содержит список аккредитованных операторов, с коим субъектам хозяйствования стоит непременно ознакомиться, дабы заказать подобную услугу у проверенной компании. С этой целью на сайте Вам потребуется пройти:

1. Налогообложение в РФ.
2. Представление налоговой и бухотчетности.
3. Электронные счета-фактуры.
4. Перечень операторов ЭДО.

Регулятор не вправе наседать на Вас в выборе ПО и Вы делаете это на свое усмотрение, но строго из предложенного списка. Также примите к сведению, что Ваш контрагент может обслуживаться у другого оператора, но это не станет препятствием на пути обмена счетами. Единственное, что потребуется соблюдать, так это совместимость технических компонентов сторон, то есть налаживание работы между операторами. Делаем вывод, что при выборе операторов Вам стоит обратить внимание на технические параметры и совместимость ПО с иными компаниями, предлагающими данные услуги. При оформлении пользовательского соглашения Вы должны дать свое согласие на то, что она передаст сведения иному оператору. Компании по ЭДО в своей работе решают два вопроса:

1. Компании не обязаны самостоятельно решать вопросы по написанию программ для обработки электронных счетов-фактур на совместимость со счетами поставщиков через электронный кабинет. Ваша задача состоит только в установке ПО для обмена бумагами.
2. Операторы создают сами протоколы, доказывающие сам факт обмена бумагами, сто играет значительную роль в разрешении спорных моментов с налоговиками.

Любая сторона взаимоотношений вправе согласиться применять обмен файлами к электронном виде любым удобным способом от направления специального письма либо простое добавление в перечень ПО Вашего контрагента в перечень поставщиков (письмо Минфина № 03-07-09/26 от 01.08.2011 г.).

Основные требования к счету-фактуре электронного формата

Суммы налога для вычета, выставленного продавцом покупателю проводится на основании счета-фактуры в любом его виде:

• бумажном;
• электронном.

Законодатель четко определил право пользователей формировать электронные бумаги (п.1 ст.169 НК РФ). Для реализации подобного права стоит заручиться наличием двух пунктов:

1. Согласие на то сторон.
2. Совместимые техвозможности.

Знайте, что счета вправе выставлять не только продавцы от первого лица, но и посреднические фирмы, агенты и комиссионеры. Законодательство предусматривает ряд условий для соблюдения всей законности процедуры, среди которых:

• их нужно подписывать защищенной ЭЦП;
• у сторон обмена налажен сопоставимый технический потенциал и сама способность принимать, обрабатывать и отправлять бумаги электронного формата;
• формируются согласно утвержденного порядка:
• одобрение сторон сделки.

ЭЦП подписантов бумаг

Вы уже уяснили, что обменяться бумагами Вы сможете только посредством посредника по ЭДО. Любой созданный документ непременно заверяется ЭЦП руководителя компании либо же того человека, что наделен правом выполнять функционал по заверению таких бумаг. Главный бухгалтер не обязан расписываться на таких счетах. Счет-фактура в электронном виде, сформированный по всем правилам регуляторов и заверенный ЭЦП выступает гарантом применения вычета покупателем входного НДС. Исключительно бумаги такого формата отправляются в налоговую службу по ее запросу через операторов. Вы не обязаны печатать каждый электронный счет на бумажный носитель, ведь теряется всякий смысл ЭДО и это правило распространяется на :

1. Предъявление налоговикам для проверки.
2. Хранение в течение срока.

Доверение ЭЦП

Как и многие действия, подписание электронных счетов возможно передать в исполнение третьему лицу от руководителя или же уполномоченному на то лицу. Важно лишь иметь в наличии нотариально оформленную доверенность. Бумага содержит графы, указывающие на подписантов. Любая бумага оформляется на основании полномочий и доступов к ним тех или иных лиц. Грамотно составленная доверенность позволяет осуществить  подписание счетов иным лицам, не состоящим в штате компании. Этот факт не влияет на законность выписанного документа, так как его уполномочили это совершить. Информацию про работодателя в поле подписант уже не требуется вносить. Выданная от лица компании довереннсть наделяет правом подписи счетов-фактур абсолютно любого, указанного в доверенности.

Особенности обмена бумагами через ЭДО

Вопросом как заполнять электронные счета фактуры сейчас задается немало бухгалтеров и в статье этот вопрос максимально раскрыт. В таблице раскрыты основные понятия при обмене счетами.

Пример #1. Действия со стороны покупателя.

ООО “Звезда” приобрело у комбината “Бетоникс” 5 тонн бетона по цене 200 000 рублей. ООО “Звезда” получила от оператора ЭДО файл со счетом-фактурой в электронном формате и здесь же указывается подтверждение его отправления в 15.00 16.04.2024 г. ООО “Звезда”  17.04.2024 г. отправила извещение о том, что такое подтверждение ею получено. Однако, совершение такого действия обязательно при наличии согласованности на то с продавцом, то есть “Бетониксом” (п. 2.9, 2.12 Порядка). Бухгалтер ООО “Звезда” регистрирует полученный документ на бетон в книге покупок одинаково на ряду с обычным бумажным (п. 1.11 Порядка).

Важно учесть, что документооборот в электронном виде производится по отдельности с каждым полученным документом.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Как скорректировать электронный счет-фактуру?

Сначала Вам стоит обратиться к продавцу посредством оператора ЭДО на уточнение сведений. По факту получения подобного сообщения продавец производит корректировку заявленных неточностей и отправляет покупателю на рассмотрение скорректированный документ таким же образом. Далее действия идентичны стандартному алгоритму обмена бумагами. Законодатель позволяет счет-корректировку к электронному счету направить на бумаге следом и это допустимо.

Вопрос №2: Как грамотно организовать процедуру обмена бумажными и электронными экземплярами документов?

Запомните важное требование, что независимо от носителя бумаги подлежат регистрации в книгах покупок и продаж с одинаковыми к обоим требованиями согласно хронологии. Когда выставлен электронный счет, то налогоплательщик заносит число его поступления от продавца и она идентична той, что проставлена подтверждении ЭДО-оператора. В момент получения бумаги ставится число счета-фактуры от продавца (письмо ФНС РФ № ГД-4-3/8815 от 07.05.2014 г.).
Ошибки в формировании электронных счетов

Ошибка №1. Просрочка сроков предъявления счетов влечет массу неприятностей обеим сторонам контракта на поставку. Он должен быть выставлен не позднее 5-ти дней поле прихода авансирования товара либо по факту его отгрузки. При этом, продавец должен:

• создать электронный документ согласно утвержденного образца и подписать его ЭЦП;
• направить покупателю файл документа с использованием оператора ЭДО.

Ошибка №2. Получатели счетов считают, что при его получении в их обязанности входит лишь оплата. Но это в корне неверный подход, так как покупатель обязан подтвердить через извещение продавца о том, что счет получен. На это отводится срок максимум на следующий день после принятой бумаги.

Действия со стороны продавца

Как Вы уже поняли из предыдущего блока, продавец получает извещение о получении файла покупателем посредством оператора ЭДО. Непременно, он уведомляет покупателя о полученном подтверждении в срок на следующий день. По факту выставленным счет будет признаваться на момент получения такого подтверждения (п. 2.7 Порядка). Сам по себе обмен подобными сообщениями представляет собой лишь договоренность участников процесса и не влечет за собой обязанности это выполнять.

Важно! Отправленный по факту счет-фактура в электронном виде нельзя повторно отправить на бумажном носителе. Такой допустимо лишь в ситуации технических неполадок и сбое в работе программы, тогда Вы смело можете продублировать счет покупателю.

В книгу продаж счет-фактура в электронном варианте фиксируется по общепринятым правилам и рекомендациям в квартале отгрузки товаров либо же полученного авансирования в его оплату (п. 2 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 г.).