По правилам каждый подчиненный обязан в течение всего рабочего дня исполнять свои обязанности, которые зафиксированы в его должностной инструкции. Обязательство руководителя, в свою очередь, состоит в контроле времени работы своих служащих. Меньше, чем отведено подчиненному, он работать не может, а за переработку получит доплату. С этой целью разработан специальный документ, и в этой статье рассмотрим, как заполнить табель учета рабочего времени в 1С ЗУП.
Общие сведения
Табель в идеале должен заполняться сотрудниками отдела кадров, но если фирма небольшая, то этот груз ложится как всегда на бухгалтера. Однако даже если бухгалтер получает уже готовый документ, за который несет ответственность кадровик, не лишним будет все же его перепроверить, так как от этого напрямую зависит, сколько получит каждый подчиненный. Бумага ведется каждый месяц без исключений для тех лиц, что зарабатывают столько, сколько отработали, то есть повременщики. Предусмотрено 2 варианта контроля отработанных часов, и я предлагаю ознакомиться с ними детальнее в таблице ниже.
| № п/п | Способ учета времени | Характеристика |
| 1 | Метод сплошной регистрации | Здесь принимается во внимание отработанное время согласно графику, а также внеплановые явки на работу |
| 2 | Метод контроля отклонений от планового времени | Помимо фиксации абсолютно всех невыходов по различным причинам, таких как отгулы, больничные или отпуска, сюда вносят и сверхурочные работы |
Для удобства очень давно были разработаны формы бумаг Т-12 и Т-13, и несмотря на это, они актуальны и по сей день.
В больших компаниях табель может вестись по подразделениям, начальники которых точно знают всю информацию по вверенным им людям из первоисточников. Также это может быть специально назначенный человек или сам бухгалтер.
Но, как правило, бухгалтер выступает уже конечным получателем бумаги от табельщика, и на ее основании в конце месяца создает ведомость по зарплате. После отработки табеля он никак не выбрасывается, а сохраняется с архивом зарплатных бумаг еще последующие 5 лет. Когда в Вашей компании есть вредные и опасные рабочие места, то по людям занятых на них, Вы обязаны хранить данные 75 лет.
Штрафы за отсутствие графика
ТК РФ приписывает в обязанности руководства документарный учет времени, что отработали подчиненные. При обнаружении любой проверкой того, что Вы не соблюдаете данную норму, на Вашу компанию наложат штраф, но можете отделаться на первый раз предупреждением. Размеры штрафов таковы:
- для должностных лиц и ИП с подчиненными от 1 000 до 5 000 рублей;
- для компаний от 30 000 до 50 000 рублей.
Как видите, лучше не в тягость составлять такую бумагу, чем иметь неприятности со штрафными санкциями.
Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С ЗУП
Прежде чем рассматривать вопрос как заполнить табель учета рабочего времени в 1С ЗУП, давайте разберемся в расположении.
Ранее приходилось заполнять полотна страниц Excel, чтобы вести отработанное время подчиненными. При наличии продукта не стоит страдать утомительным внесением цифр в ячейки, здесь процесс намного проще благодаря автоматизации. Все сведения сюда попадают из форм Отпуска, Больничного листа и Производственного календаря, поэтому Вам не придется постоянно сидеть в табеле, а периодически просматривать его не более как форму отчетности. В табеле немаловажную роль играют поля Приема на работу и Увольнений.
Создается отчет в Зарплате и кадрах. Здесь расположены кадровые отчетные формы и в тут находится Табель учета рабочего времени.
Производственный календарь
Важно помнить, в начале каждого года формируется производственный календарь, опираясь на него, Вы весь год будете ежемесячно формировать табели. С этой целью обратитесь к настройкам, и найдите там Производственные календари. Если Вы по каким-либо причинам не сформировали календарь, создайте его в авторежиме, перепроверив по окончании действия все его содержимое. Обнаружив ошибки и неточности, исправьте на нужную информацию.
Информация в календаре занесена в соответствии со всеми нерабочими днями и рабочей сорокачасовой неделей, установленными правительством, но если все же требуется его корректировка, например, добавить допвыходной, Вы имеете на это возможность.
Корректировка позволит Вам совершить 2 действия:
- Кнопка переноса позволят сдвинуть присвоенный статус дня на иной с иным статусом.
- Клавиша «Изменить» меняет статус дня на предложенный по списку.
Рабочий график
Заполнение календаря далее обязывает Вас перейти к заполнению рабочего графика подчиненных, который Вы также можете найти в настройках. Он формируется программой автоматом, но Вы как, собственно говоря, большинство действий можете потом исправить. График создается посредством обращения к командам Кадрового перевода и Приема на работу. Когда Вы например решили сократить рабочий день или выдать допвыходной, то не нужно по каждому человеку исправлять рабочую неделю, внесите коррективы массово по всем или определенной группе подчиненных. Согласитесь, это весьма удобно и не хлопотно.
Однако при любом изменении рабочих часов отдельно взятого человека, потребуется сделать ему индивидуальный график, что также расположен в Зарплате. На тот период, для которого составлен такой график, машине не принимает во внимание основной. Помните про это.
Читайте также статью ⇒ «Удержание материального ущерба с сотрудника в 1С ЗУП: инструкция«.
Алгоритм создания табеля
Любой процесс предполагает совершение последовательных действий от пользователя, поэтому проще для Вашего понимания разложить алгоритм формирования рассматриваемого документа по шагам.
Шаг 1 – Осуществите первоначальное налаживание шапки отчета. Форма Т-13 предполагает внесение таких сведений:
- выбрать нужную компанию согласно предложенному перечню при многосубъектном учете;
- укажите месяц, по которому создается отчет;
- я уже говорил о допустимом варианте сопровождения отчета отдельными подразделениями и если этот способ применим в Вашем бизнесе, выберите нужный субъект из одноименного перечня.
Далее просто кликните кнопку настроек.
Шаг 2 – Как любой другой документ, табель также должен быть кем-то заверен. Выбрать ФИО подписантов возможно в Отборе, выбрав вид Простой. Данное поле позволяет добавлять особые данные по конкретному человеку, отметив флаг Сотрудник. Инициалы требуемого подчиненного Вы находите в справочнике людей ссылки Подбора.
Шаг 3 – Настроить вид табеля можно как по отдельным людям, так и согласно всему штатному расписанию, убрав флаг с сотрудника. Далее присвойте расширенное отображение формы. Ссылаясь на Ваш рассматриваемый случай, где табель ведется по подразделениям, то поля Отборы, Поля и сортировки не исправляйте. При небольшом штате, но с наличием в оргструктуре подразделений целесообразнее вести общий табель компании. Вам нужно всего лишь удалить в группировке подразделение в поле структуры.
Шаг 4 – Окончите редактирование, а затем закройте окно и нажмите клавишу сформировать. Перед Вами появится готовый налаженный отчет в соответствии с Вашими пожеланиями и особенностями бизнеса.
Читайте также статью ⇒ «Возмещение командировочных расходов в 1С ЗУП: инструкция«.
Заполнение табеля
После прохождения вышеописанной процедуры, потом Вам только и остается, что ежемесячно запрашивать у машины готовый отчет, чтобы начинать исчисление зарплаты. Устремите всю свою внимательность на нижеприведенные факты, прежде чем запросить отчет:
- исчисление больничных и отпускных проплат;
- полное оформление всех кадровых бумаг при оформлении на работу и увольнении людей;
- согласно нормативным актам по графику времени труда местного самоуправления и внутреннему распорядку компании потребуется наладить производственный календарьна текущий рабочий год;
- на информацию в табеле указанное рабочее время в исчислении заработканикакого влияния не оказывает.
Запомните обязательно, что если в Вашей компании принят суммированный учет времени труда, потребуется внести часы невыхода на рабочее место, к примеру, подчиненный откомандирован по решению руководства в соответствии с приказом. Однако такое не относится к отпускам и больничным по той простой причине, что сведения указываются с целью сохранения учета среднего дохода для оплаты труда на время пребывания в командировке. Прочие виды отсутствия на работе оплачиваются исходя из других просчетных формул. Табель дает информацию по таким часам труда, но никак не кадровые бумаги.
Машина дает Вам возможность распечатки бумаги, нажатием на одноименную клавишу.
Читайте также статью ⇒ «Начисление материальной помощи в 1С ЗУП: инструкция«.
Обязательность ведения табеля
Я уже говорил, что составлять бумагу потребуется в любом случае, но так ли это необходимо делать в программе? Табель не обязателен к составлению в программе в нижеприведенных моментах:
- в компании все трудятся на пятидневке;
- у Вас разработаны циклы работы без существенных отклонений, помимо отгулов, отпусков, больничных и тому подобному.
Однако, когда есть другие условия, удобнее будет вести график машиной:
- вахтовый способ труда;
- вариация смен между подчиненными, занятыми и трудящимся по сменным графикам.
Загрузка...