Как выбрать оператора фискальных данных для онлайн-кассы

На территории РФ начиная с 01.07.2017 года согласно нововведений в ФЗ-54 «О применении КТТ» субъекты хозяйственной деятельности обязаны передавать электронные чеки в налоговую службу посредством сети интернет. Операторы фискальных данных (ОФД) являются передаточным звеном между кассами и ФНС. В данной статье рассмотрим, как выбрать оператора фискальных данных для онлайн-кассы среди массы предложений с наиболее выгодными условиями для пользователя.

Понятие ОФД

На законодательном уровне оргнаизация-оператор фискальных данных должна быть создана и размещена на территории РФ. Такой организации нужно получить разрешение на обработку фискальных данных. На сайте налоговой службы приведен Список операторов фискальных данных, с которыми можно заключит договор и по состоянию на 19.09.2024 года он насчитывает 19 организаций.

Обязанности и переход СХД при применении онлайн-кассы

Для передачи чеков в ФНС через онлайн-кассы пользователь должен соблюдать определенные условия:

• использовать ККТ (контрольно-кассовую технику) с фискальным накопителем (ФН);
• самостоятельно электронно зарегистрировать новый либо перерегистрировать имеющийся ККТ (процедура подразумевает смену любых данных, ранее поданных в ФНС);
• выдавать на руки и направлять покупателю чеки посредством смс-сообщений либо на электронную почту;
• оформить договор с ОФД (⇒ Образец договора с ОФД) и передавать через него чеки ФНС;
• покрывать расходные материалы.

Читайте также статью ⇒  «Применение ККТ при продаже товаров в кредит«.

Порядок передачи чеков

Согласно изменениям в законодательстве работает новая схема отправки чеков пользователем. Чтобы разобраться в ней, приведена таблица, в которой попунтктно описан каждый этап.

Требования к онлайн-кассам

Законом установлены особые критерии к онлайн-кассам, которые необходимо соблюдать, и в реестре размещены лишь соответствующие им ОФД. При ее выборе важно обращать внимание на критерии, среди них:

• совместимость онлайн-кассы с ФН;
• подключение к интернету или Wi-Fi;
• отправка электронных чеков на почту и телефон покупателя;
• распечатка чеков с QR-кодом;
• работа со всеми операторами фискальных данных.

Читайте также статью ⇒  «Онлайн-кассы для аптек в 2024 году«.

Как выбрать оператора фискальных данных для онлайн-кассы: основные моменты

Список организаций ОФД постоянно пополняется новыми субъектами и отслеживать его обновление нужно на сайте ФНС. Чтобы выбрать наиболее приемлемый вариант, пользователю нужно изучить и сравнить все опции, которые может предоставить ОФД. На что в первую очередь нужно обратить внимание рассмотрим подробнее:

1. Опыт и функционал ОФД. Поинтересуйтесь обеспечит ли организация бесперебойную передачу чеков в ФНС, их хранение и конфиденциальность, а также периодически осуществлять резервное копирование. Важно понимать есть ли у оператора надежная техника, способная обрабатывать большой поток данных и проводимых транзакций.
2. Контроль поступаемой выручки. Руководству предприятия необходимо понимать количество выручки. И эти данные необходимы по состоянию на конец дня либо чаще в зависимости от работы фирмы, сезонности либо размеров. Нужно изучить сможет ли ОФД выдавать такую информацию на заданное время по запросу пользователя в личном кабинете. Также есть ли ресурс, способный сформировать эти цифры накопительно за период, отдельно по каждому филиалу, выдать средний чек или их общее количество.
3. Личный кабинет. Собирая все чеки ОФД может осуществлять с ними определенные операции. Аккумулируя всю информацию можно провести анализ продаж, работы торговой точки и выгрузить нужные данные в отчет в формате xls.
4. Переданные чеки. При возврате товаров продавцу нужен чек, но бывают ситуации его утери. Чтобы избежать конфликта с покупателем и сохранить репутацию продавца можно на день покупки выгрузить чек из базы, удостовериться в совершении покупки и осуществить возврат. Проведя простой анализ чеков можно увидеть продажу сопутствующих товаров, грамотно закупать товар и проводить различные акции либо скидки.
5. Анализ покупателей. С помощью отчета по чекам за заданный период можно выявить покупательскую способность клиентов, наиболее продаваемый продукт за период. Влияет ли на выбор покупателя сезонность или праздничные дни. Также следует обратить внимание на время первого чека и скорректировать работу торговой точки. Если пик продаж приходится на вечернее время, то с помощью скидок в утренние часы можно увеличить продажи. Важен выбор чеков по суммам для определения наиболее крупных покупок.
6. Контроль за продавцом. В онлайн-режиме директор всегда может видеть что и когда продал его сотрудник. Также время открытия-закрытия кассы видно в личном кабинете. Это поможет контролировать дисциплину и порядочность кассиров, правомерность предоставленных скидок.
7. Информационные сообщения. Важно получать сообщения при различных сбоях в работе кассы, чтобы избежать начисление штрафов. Подобную информацию нужно получить как можно быстрее, поэтому пользователь может получать смс-сообщения непосредственно на указанный номер.
8. Отчеты. Многие представители малого бизнеса не работают со специальными программными продуктами. Очень удобно будет иметь агрегированную информацию по работе фирмы, формируя отчеты из личного кабинета, а не вводя данные вручную, делать разноску банковских выписок. С помощью фильтров руководитель может задавать данные для анализа продаж по периодам, продавцам либо филиалам. Это важно при прогнозе возможной прибыли либо убытков, чтобы обезопасить бизнес от скачков в деятельности.
9. Ограничение доступов. Для сохранения конфиденциальности общей суммы прибыли директор должен быть уверен в том, что каждый его сотрудник наделен ограниченными правами при работе в личном кабинете. Узнайте предоставит ли такую возможность конкретный ОФД.
10. Техобслуживание ОФД. ОФД должен круглосуточно контролировать корректную работу ККТ и оперативно решать возникающие проблемы. Как известно, если за месяц работы ККТ не был передан хотя бы один чек, его работа блокируется ФНС. Чтобы избежать таких неприятностей нужно своевременно устранять сбои. Обратите внимание на скорость реагирования техподдержки на возникшую проблему.
11. Стоимость продукта и порядок оплаты. Естественно, что каждый владелец бизнеса хочет получить максимум возможностей от ОФД при минимальной стоимости. Однако экономия не всегда на руку деятельности фирмы. Сравните пакетные предложения разных ОФД и их стоимость. Возможна ли оплата частями, например ежемесячно или поквартально. Это удобно если продажи носят сезонный характер.

Читайте также статью ⇒ «Онлайн-кассы для вендинга в 2024 году«.

Процедура регистрации ККТ

С целью уменьшения документооборота и экономии времени регистрация ККТ происходит в электронном виде. Перерегистрация и изменение сведений происходит так же в течении одного дня. Рассмотрим эту процедуру пошагово:

Шаг 1 — Пользователь покупает ККТ, внесенный в реестр с заводским номером и номером ФН.

Шаг 2 — Регистрирует его в личном  кабинете путем отправки заявки.

Шаг 3 — Налоговая служба сверяет информацию о ККТ и ФН и если они имеются в реестре, производится регистрация.

Шаг 4 — Регномер ККТ передается в ФН.

Шаг 5 — Отчет о фискализации отправляется в ФНС с помощью ФН.

Шаг 6 — Субъект хозяйствования получает карточку регистрации ККТ.

Шаг 7 — Регистрация считается завершенной после появления данной карточки в личном кабинете налогоплательщика.

Кассир при распечатывании первого чека вносит его в отчет о регистрации. Теперь ККТ считается зарегистрированным и им можно пользоваться в штатном режиме.

Ответственность СХД за нарушения в работе онлайн-касс

Читателю важно помнить, что в случае нарушения юрлицом законодательства в работе онлайн-кассы предусмотрено наложение штрафов. Так, если используемый ОФД не соответствует нормам или чек не отправлен покупателю, на пользователя налагается штраф в сумме 10 000 рублей. Если же бизнес работает вообще без применения ККТ сумма штрафа увеличивается до 30 000 рублей.