Несмотря на ввод электронных трудовых книжек, многие граждане до сих пор продолжают пользоваться бумажными экземплярами. Это касается тех лиц, которые отказались от перехода на цифровой вариант. Такую трудовую книжку, как и любой другой физически существующий документ, можно потерять. Однако это не значит, что в случае утраты, сведения о накопленном стаже трудовой деятельности гражданина будут безвозвратно потеряны. Бумажный экземпляр трудовой книжки можно восстановить.
Нужно ли восстанавливать трудовую книжку?
Трудовая книжка — это документ, в содержании которого отражается информация о трудовой деятельности гражданин в течение всей его жизни. То есть на ее основе происходит формирование будущего пенсионного обеспечения гражданина в вопросе накопленного стажа.
В случае утраты трудовой книжки гражданин не сможет подтвердить факт того, что в конкретный год он являлся официально работающим сотрудником. Однако это касается только периодов трудовой деятельности до начала 2000 года.
С 1 января 2000 года сведения о начале и о прекращении трудоустройства граждана передаются работодателями в базу данных Пенсионного Фонда. Соответственно, если гражданин начала официально трудиться позже 1 января 2000 года, то потеря бумажного экземпляра трудовой книжки не будет грозить ему какими-либо проблемами в вопросе расчета суммы будущего пенсионного обеспечения. В итоге ему будет достаточно просто получить цифровую трудовую книжку. Данные о накопленном стаже никуда не денутся.
На Заметку: С 1 января 2020 года возможность получения новых бумажных экземпляров трудовой книжки была нивелирована. Сейчас оформить можно только цифровой вариант.
Если же в утраченной книжке гражданин имеются сведения о трудовой деятельности в периоды до начала 2000 года, то ему в обязательном порядке следует заняться получением дубликата. В противном случае информация об официальной работе до 2000 года будет утрачена, что напрямую скажется на размере будущего страхового пенсионного обеспечения.
Восстановление трудовой книжки: как происходит?
Если гражданин потерял свою трудовую книжку, в содержании которой отражены сведения о его трудовой деятельности за периоды до 2000 года, то ему в обязательном порядке следует заняться ее восстановлением.
Алгоритм получения дубликата происходит по одному из-двух вариантов. Все зависит от того, была ли книжка утеряна по вине текущего работодателя, или же сам гражданин ответствен за ее утрату.
Когда работодатель считается виновным в утрате трудовой книжке? Как происходит восстановление с точки зрения гражданина?
По факту заключения договора найма гражданин передает свою трудовую книжку на хранение работодателю, где она находится до момента прекращения их взаимного сотрудничества.
Никто не застрахован от ошибок и нестандартных чрезвычайных происшествий, поэтому даже та книжка, которая находится на хранении в компании, может быть утрачена. Например, это может произойти вследствие:
- ошибки должностного лица, ответственного за ведение и хранение личной документации сотрудников;
- затопления офиса;
- потери части документов в результате переезда компании;
- пожара и каких-либо других природных или техногенных катастроф и т. д.
Как только работодатель получает трудовую книжку гражданина, он становится полностью ответственным за ее сохранность. Все вышеописанные ситуации, когда документ теряется, считаются случившимися по вине работодателя, несмотря на то, что даже, например, при затоплении офиса, он фактически не причастен. Соответственно, в таком случае все манипуляции по восстановлению документа в полной мере возлагаются на него. Гражданину остается лишь только подождать.
Если работодатель отказывается восстанавливать документ, тянет время и как-либо уклоняется от исполнения своих обязательств, то гражданин следует подать официальную жалобу на его действия в местную трудовую инспекцию и в прокуратуру.
Когда гражданин является виновником потери трудовой книжки? Варианты восстановления документа.
Гражданин может сам потерять или испортить трудовую книжку. В таком случае именно ему придется заниматься получением дубликата.
При трудоустройстве и при прекращении рабочих отношений между гражданином и организацией, руководитель фирмы снимает копии с трудовой книжки и отправляет их в свой архив документов.
Соответственно, для получения дубликата утраченного экземпляра необходимо обратиться в организацию, где гражданин официально работал в последний раз. По простому заявлению его новый бумажный экземпляр трудовой книжки будет заполнен в соответствии с заверенной копией. Пошагово данная процедура выглядит следующим образом:
- Покупка чистого экземпляра трудовой. Ее можно приобрести практически в любом магазине канцелярских товаров.
- Подача заявления на получение дубликата трудовой книжки бывшему работодателю.
- Получение нового экземпляра.
Заявление следует составлять в следующей форме:
- Кому — реквизиты организации (наименование, форма регистрации, адрес расположения, Ф. И. О. руководителя или ответственного за ведение документации и прием обращений должностного лица, контакты).
- От кого — персональные данные заявителя (Ф. И. О., дата рождения, реквизиты ранее действовавшего трудового договора между организацией, куда подается заявление, и гражданином).
- Причина подачи заявления — необходимость получения дубликата трудовой книжки в связи с утратой или потерей оригинала.
- Список прилагаемых документов, подтверждающих стаж трудовой деятельности (требуется, если в содержании копии трудовой, хранящейся в архиве предприятия, отражена не вся информация о деятельности гражданина).
- Дата составления и собственноручная подпись гражданина.
Заявление подлежит рассмотрению в течение 15 календарных дней с момента получения документов организацией.
Что делать, если организация была ликвидирована или реорганизована?
Если гражданин пришел в свой бывший офис и не обнаружил там своего старого работодателя, то это не значит, что у него больше нет возможности восстановить свою трудовую.
Для получения дубликата ему последовательно необходимо:
1. Обратиться в отделение Пенсионного Фонда по месту своей регистрации и подать заявление на получение выписки об имеющемся стаже трудовой деятельности в связи с утратой трудовой книжки. Также это можно сделать через многофункциональный центр или онлайн через портал Госуслуг или альтернативный ему региональный интернет-ресурс.
2. Подать запрос в налоговую службе о получении следующих сведений:
- текущее расположение головного офиса организации;
- наименование и контакты компании-правопреемника реорганизованного юридического лица.
Мотивацией заявления следует указать необходимость получения дубликата трудовой книжки.
3. Обратиться в компанию с выпиской из ПФР и с заявлением о получении дубликата трудовой.
На Заметку: Важно понимать, что ни Пенсионный Фонд, ни многофункциональные центры не занимаются восстановлением и оформлением дубликатов утраченных трудовых книжек. Через ПФР и МФЦ можно получить только выписку об имеющемся стаже трудовой деятельности гражданина, а также получить данные о текущем статусе бывшей организации-работодателя.
Если организация была ликвидирована, то гражданину нужно будет обращаться в государственный архив своего муниципального образования с аналогичным заявлением о получении дубликата трудовой книжки, к которому необходимо будет приложить выписку из ПФР со сведения о стаже трудовой деятельности.
Также сразу следует обращаться в архив, если с последнего места работы гражданин уволился более чем 5 календарных лет назад. Причина этого в том, что срок хранения документации для частных юридических лиц и индивидуальных предпринимателей составляет 5 лет, по истечении которых бумаги передаются на хранение в государственный архив.
Как заполняется дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки заполняется точно так же, как и оригинал. Разница лишь в том, что на титульной странице нового экземпляра будет поставлена дополнительная отметка о том, что данная копия является дубликатом.
Данные о трудовой деятельности вносятся последовательно в следующем формате:
- сведения о трудоустройстве — дата заключения трудового договора или соглашения гражданско-правового характера, реквизиты приказа, наименование организации, наименование должности, на которую был устроен гражданин;
- сведения о прекращении трудовой деятельности — дата расторжения трудового договора или окончания срока действия соглашения гражданско-правового характера, реквизиты приказа об увольнении, наименование организации, наименование должности, которую занимал гражданин, причина расторжения договора в виде упоминания соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ.
В некоторых случаях в дубликат вносится информация только о последнем месте работы, а периоды трудовой деятельности до него отражаются суммой лет, месяцев и дней стажа. Такой вариант заполнения является допустимым и никак не нарушает правила заполнения трудовых книжек.
Загрузка...