Иногда работодатели с небольшим штатом работников не обращают внимание на то, что нужно оформлять все необходимые кадровые документы. С ростом штата сотрудников необходимость в приведении всех документов в порядок возрастает. Поэтому работодатели все начинают задаваться вопросом о восстановлении кадровых документов. В статье рассмотрим, как восстановить кадровое делопроизводство в организации, ели оно не велось совсем, либо только частично.
Какие документы нужно восстановить
Восстановление кадрового делопроизводства обычно требуется в мелких организациях, которые, как правило, не придают особое внимание данному вопросу. Если число сотрудников в компании возрастает, то это потребует приведение кадровых документов в порядок. В первую очередь потребуется определиться с перечнем документов, которые должны быть в отделе кадров, какие из них есть и каких нет. К таким документам относят:
- документы, которые в кадровом делопроизводстве должны быть обязательно;
- документы, которые должны быть в кадровом учете при определенных обстоятельствах;
- необязательные документы.
Важно! Кадровику нужно будет подготовить перечень отсутствующих документов, так как из нужно будет вновь разработать для восстановления учета.
Определить ответственных лиц
После этого нужно будет определиться с лицами, которые будут ответственны за восстановление документов.Отдельно нужно будет определить, кто ответственен за учет, ведение и хранение трудовых книжек.Данный сотрудник должен будет внести отсутствующие записи в книжки, а если потребуется, то и исправления. На этого сотрудника работодатель должен издать приказ, которым он назначается ответственным за ведение и выдачу книжек. Кроме того, определить также потребуется тех лиц, которые будут ответственны за составление кадровых документов, за их утверждение, а также лиц, имеющих право подписи таких документов (Читайте также статью ⇒ Нумерация приказов в кадровой делопроизводстве).
Как восстановить кадровое делопроизводство
Когда становится понятно, что в компании не достает тех или иных кадровых документов, то остается только одно – восстанавливать эти документы с нуля. Выбирая способ восстановления, следует учитывать вид кадрового документа:
| Виды кадровых документов | Нюансы восстановления |
| Локальные акты | Разрабатывает руководитель, при этом иногда требуется мнение профсоюзной организации. |
| Личные карточки работников | Если карточки на работников заведены только в электронном виде, то их нужно распечатать. А если каких-либо карточек нет, то их следует оформить. |
| Трудовые договоры | Следует составить в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, а второй отдают работнику. Договоры подписываются и работником и работодателем. Если договора есть, в них не внесены необходимые изменения, то следует оформить, заключив дополнительные соглашения. |
| Приказы о приеме на работу/увольнении | Если приказы оформлены в электронном виде, то их следует распечатать и предоставить руководителю на подпись. Подписать приказы также должны сотрудники в подтверждение того, что с приказом они ознакомились. |
| Приказы на отпуск | Если приказы есть в электронном виде, то их следует распечатать. Если в электронном виде их также нет, то их следует оформить на основании заявлений сотрудников, записок-расчетов и иных документов. Если у работников имеется много неиспользованных отпусков, то часть отпуска (свыше 28 дней) можно заменить денежной компенсацией. |
| Трудовые книжки | Если трудовые книжки хранятся на руках у сотрудников, то их следует передать в отдел кадров. При этом следует проверить правильно ли они заполнены. Если у кого-либо из работников трудовые книжки утеряны, то следует оформить дубликаты. |
| График отпусков | Графики отпусков на текущий год должны быть составлены. Кроме того, график по предыдущему году должен храниться до окончания текущего года. |
| Табель учета рабочего времени | Должен храниться не в электронном, а в бумажном варианте у отделе кадров. |
| Книга учета движения трудовых | Если книга не велась, то ее нужно будет восстановить в соответствии в требованиями Постановления Минтруда России №69 (Приложение №3). Это позволит избежать проблем при проверках, а также ответственности, предусмотренной 5.27 КоАП РФ. |
| Журнал проверок | Если журнала проверок нет, то его следует оформить. |
Локальные акты
Важно! При восстановлении кадровых документов, обратить внимание следует на следующие локальные акты: штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка.
Если штатного расписания в компании нет, то нужно будет составить, а после этого утвердить. Если же штатное расписание в компании имеется, но уже устаревшее, то ответственным лицам нужно будет составить новое.При этом не стоит допускать какие-либо нарушения, так как практически все кадровые документы составляются в соответствии со штатным расписанием.
После этого следует проверить наличие Правил внутреннего трудового расписания, а также иных локальных актов. Если во время проверки обнаружится, что в этих документах есть какие-либо несоответствия действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору или действительности, то нужно будет внести необходимые изменения.
Трудовые договоры
При проверке трудовых соглашений учитывать нужно будет следующие моменты:
- с каждым работником должен быть заключен трудовой договор;
- все условия трудового договора должны составляться в соответствии с действующим трудовым законодательством;
- условия, прописанные в договоре, должны соответствовать действительности.
Чтобы кадровикам облегчить себе работу, можно разработать бланк трудового договора, после чего согласовать его с директором. А затем заключить договор с каждым из сотрудников, с которыми раньше договоры заключены не были.
Прошедшим числом заключать трудовой договор нельзя. Оформление трудовых отношений происходит в текущее время, а значит и дата должна стоять реальная.
После составления документа, его следует проверить на соответствие нормам действующего законодательства. Не всегда в договора указывают некоторые обязательные условия, соответствующие ст. 57 ТК РФ. Кроме того, также следует проверить соответствие условий договоров локальным актам организации, а также действительности. К примеру, размеры окладов сотрудников, а также даты выплаты заработной платы. Если в договорах есть какие-либо нарушения, то их нужно устранить, составив к договорам дополнительные соглашения.
Документы, устанавливающие рабочее время
При восстановлении кадрового делопроизводства следует также проверить документы, устанавливающие рабочее время, а также регулирующие его. К таким документам относят: коллективные договоры, трудовые договоры, дополнительные соглашения, графики работы, правила внутреннего трудового распорядка и т.д. Довольно часто в таких документах допускают следующие ошибки:
- противоречия в этих документах;
- ни в одном из указанных документов не определен режим рабочего времени;
- неправильно составлены документы, устанавливающие рабочее время.
Важно! Следует проверить есть ли в компании табель учета рабочего времени. Если он отсутствует, то его необходимо завести. Если же табель есть, то его следует проверить отдельно по каждому работнику.
Если в организации установлено неполное рабочее время, то проверяется наличие и правильность оформления этих документов.Также следует проверить наличие оснований для установления такого режима работы. Кроме этого проверке подлежит правильность привлечения сотрудников к работе сверхурочно, праздники и выходные или в ночное время. Проверяется наличие согласия работников, а также соответствующих приказов.
Совмещения, перемещения и отстранения
Восстанавливая кадровое делопроизводство, следует проверить наличие документов, которыми оформлены совмещение, перемещение и отстранение. При оформлении таких документов могут быть допущены следующие ошибки:
- нет документального оформления;
- работнику поручается дополнительная работа или оформляется перевод без его согласия;
- вместо совмещения оформляется совместительство;
- работник не ознакомлен с приказом;
- отсутствуют записи в трудовой книжке;
- другие ошибки.
Важно! Обнаружив ошибки в указанных документах, кадровику следует их устранить. Если каких либо документов нет, то их необходимо оформить.
Каждый вид увольнения сотрудников оформляется определенным образом. При этом следует выяснить наличие документов по каждому из увольнений. Одним из таких документов является приказ об увольнении. Если он отсутствует, то задним числом оформить его нельзя. Но подготовить его также необходимо. Также проверяется выданы ли работникам трудовые книжки и правильно ли произведен с ними расчет. Если обнаружится наличие трудовых уволенных сотрудников, то им нужно будет направить уведомления о необходимости явиться за книжкой.
Загрузка...