Как вести учет денег в родительском комитете

Родительский комитет выступает в виде посредника между руководством школы, педагогами и родителями. Для того чтобы каждый раз не собирать всех родителей для объявления каких-либо новостей или требований, выделяют двух-трех активистов, которые и занимаются текущими делами организационного и снабженческого характера для класса, а также сообщают все актуальные новости. 

Для учителя родительский комитет представляет собой помощника, например, для организации и выезда детей на экскурсию, провести какое-либо мероприятие или осуществить закупку материалов на нужды класса. Статус родительских комитетов в российском законодательстве не утвержден, а лишь упоминается в некоторых документах в косвенной форме.

На практике общим родительским собранием принимается решение о создании родительского комитета, а также на формировании фонда класса, что происходит исключительно добровольно. Со стороны законодательства нет однозначной позиции в отношении денежных сборов на нужды класса: оно против незаконных сборов, но разрешает производить этот процесс в виде добровольных пожертвований.

Обычно бывает 2 способа сбора денежных средств: 

• регулярный — ежемесячно или ежегодно один раз;
• по мере необходимости.

Наибольшая нагрузка на бюджет класса случается в праздники, а именно с сентября и до 8 марта. После этого затраты включают в себя лишь мелкие нужды, например, закупка хозяйственных нужд или заправки картриджа.

Часто родители сходятся в мнении собрать один раз всю сумму на год и не думать о сборах все это время, однако некоторые из них все же сдают понемногу, растягивая этот процесс на год.

Как можно вести учет

Часто практикуется несколько направлений учета, например:

1. Приход. То есть при договоренности сдавать по 200 рублей ежемесячно, можно вести таблицу учета сданных средств. Эта форма наиболее продуктивна, а данные в таблицу лучше вносить от руки, что дает возможность брать лист учета на собрание и проставлять данные по факту.
2. Расход. Здесь можно прописывать все траты с подробностями. Лист можно вести также от руки или перенести данные в электронную таблицу, где суммы рассчитываются автоматически. 
3. Конверт для отчетных чеков, который служит доказательством проделанной работы и подтверждением потраченных средств класса. По мере надобности можно в любой момент показать на что и сколько денег потрачено.

Пример формы «Приход»:

Пример формы «Расход»:

Расходы можно разделить на несколько категорий, чтобы траты можно было оценивать наглядно и ориентироваться в цифрах. Пример расходов на различные нужды класса в год:

• Организационные моменты. Обычно это траты на нужные предметы, которые школа не имеет возможности приобрести. Сюда относятся, например, скоросшиватели, табличка на двери класса или ремонт оргтехники. На эти нужды обычно тратится примерно 10 000 — 11 000 рублей.
• Хозяйственные нужды — все необходимое для жизнедеятельности класса, например, вода, канцтовары, материалы для занятий, заправка картриджей для принтера, туалетная бумага и другое. На это обычно тратится примерно 4 500 рублей.
• Подарки к праздникам для детей. Обычно родители организуют праздничные мероприятия и дарят детям подарки для стимулирования их к учебе. Это могут быть как традиционные праздники, утвержденные в нашей стране, так и некоторые внеплановые, организованные по инициативе родителей. При этом для детей закупаются различные подарки. На эти нужды уходит примерно 17 000 рублей.
• Подарки для педагога. Многие родители стараются поощрить труд учителя и поэтому дарят подарки педагогу с целью выражения своей благодарности. Помимо этого иногда родители проявляют инициативу для поощрения других учителей или работников школы. На эти цели уходит примерно 10 000 рублей.
• Прочие затраты. Некоторая доля этих затрат сопряжена с организацией праздников, например, встреча ветеранов, выездные мастер-классы и другое. Сюда могут входить и непредвиденные расходы, связанные с тем, что выделенных средств на что-либо было недостаточно или необходимо организовать дополнительное мероприятие для класса. На такие расходы уходит примерно 4 000 рублей.

По итогам года родительский комитет обычно таблицу расходов, которая поможет спланировать бюджет на новый учебный год. С помощью этих данные можно пересмотреть те или иные расходы в следующем периоде или добавить что-то новое, исключив ненужное.

Пример таблицы общего бюджета класса на 2020 год:

Как происходит закупка необходимого

Обычно приобретения для класса делаются по мере необходимости или бывают приурочены к какому-либо событию, а также пробиваются отдельным чеком для отчетности. О необходимом можно узнать у самого учителя, однако педагог имеет много обязанностей и может, в силу занятости, пропустить что-то важное. Поэтому руководствоваться нужно наглядной обстановкой, опираясь на пожелания учителя. 

Такие покупки не стоит делать сразу в больших объемах, чтобы не искать место для их складирования и потратить лишнего. Не стоит забывать и о непредвиденных расходах, предполагая для этих целей некую сумму общего бюджета.

Закупка новогодних подарков пожалуй самая хлопотная. Сначала родители приходят к единому мнению относительно размера, состава и стоимости подарка, затем активисты родительского комитета стараются приобрести все согласно условиям. Как правило, организация новогодних мероприятий, формирование или покупка подарков как для детей, так и для учителей занимает самое больше количество времени за весь год.

На что можно собрать денежные средства отдельно

Отдельно организовать сбор денег возможно на следующие нужды:

1. Обновление класса и ремонт. Сегодня во многих школах для закупок на обновление интерьера классов и их ремонт проводится конкурс. Однако многие родители предпочитают решить вопрос своими силами, не дождавшись конкурса, и закупают, например, линолеум, жалюзи мебель и т. п.
2. Выездные мероприятия: экскурсии, поездки в театр и цирк. Обычно педагог предлагает совершить какую-либо поездку и пишет об этом в классный чат. По мере того, как с количеством желающих определяется, тогда родители договариваются о стоимости поездки, объявляют сбор денег до установленной даты, а затем производят закупку билетов и заказ транспорта. Например, если в год организуется 2-3 похода в цирк и театр и 2 экскурсии в другие города, тогда на все эти мероприятия ребенку понадобится примерно в общей сумме 5 000 — 6 000 рублей.
3. Видеосъемка. Обычно профессиональную съемку родители заказывают по случаю какого-то памятного мероприятия в жизни класса, например, посвящение в первоклассники, окончание начальных классов, различные выпускные и другое. Здесь сумма для взноса зависит от характера мероприятия, пожеланий родителей и выбора мастера.

Этот список может быть и больше в зависимости от предпочтений родителей и учащихся, а также от инициативной группы, предлагающей новые идеи для учебы и отдыха.

Если не сдавать деньги

Сдавать денежные средства или нет — решение принимает сам родитель, кроме того, эти сборы проводятся исключительно на добровольной основе и без всяческих принуждений. Например, часто среди родителей возникают споры по поводу стоимости подарка для учителя, и каждый примеряет на себя указанную сумму. Однако это часто неверный подход, поскольку если решили поздравить педагога подарком, например, в 3 000 рублей, то если разделить эту сумму на количество учащихся получается совсем немного. То есть, этой маленькой суммой, получается, каждый родитель поздравил и поощрил учителя. 

Тоже самое касается и, например, ремонта принтера, на который нужно примерно 2 000 — 2 500 рублей, а если разделить эту сумму на учащихся, получается немного. В этом смысле целесообразно сформировать и вести фонд класса, а также создать родительский комитет, ведь собранные денежные средства находятся под строгим учетом, и каждому из родителей нет необходимости думать о тех или иных предстоящих тратах и заботиться об организации мероприятий или ремонте.

Каждый родитель должен понимать, что данные затраты производятся исключительно во благо детей и учителя. Понятно, что недовольные происходящим найдутся всегда, однако повышение уровня комфортного пребывания собственных детей в учебном процессе должно иметь важное значение для родителей.

Как правильно вести бюджет класса без лишнего стресса

Пошаговая инструкция по ведению бюджета учебного класса:

1. Установить определенную сумму денежных средств на месяц так, чтобы ее размер не был обременительным для большинства родителей.
2.  Попросить, чтобы родители по возможности сдавали деньги на более длительный период: полгода, год. Это может существенно разгрузить обязанности родителей и дает возможность формирования бюджета класса.
3. По мере надобности нужно привлекать к процессу других родителей, не стесняясь просить о помощи.
4. Необходимо рассматривать все предложенные идеи родителей и по возможности отмечать или поощрять их по отдельности. Здесь также следует сразу же поставить условие: инициатор идеи должен воплотить ее в жизнь.
5. Инициативной группе не стоит советоваться с родителями в чате о всех деталях, а лишь сообщать результаты проделанной работы и обсуждать наиболее важные и крупные покупки.

Эти простые правила помогают родителям обеспечивать наибольший комфорт для своих детей, экономят нервы и силы и позволяют рационально использовать общий бюджет класса.