Работа с техникой ККМ при совершении наличных расчетов требует от кассира точности ведения операций. В процессе осуществления приема средств и выдачи документов могут потребоваться текущие данные. Одной из важных функций контрольно-кассовой техники является возможность получить сведения о расчетах с начала кассовой смены без гашения. О проведенных операциях в течение смены можно узнать из Х-отчета. В статье мы рассмотрим как снять Х отчет по кассе, куда он подшивается и чем отличается от Z-отчета.
Частота сбора данных на кассе
При снятии Х-отчета не производится гашение данных смены и обнуление текущей выручки. Формировать Х-отчет можно неограниченное число раз. Количество раз выборки не отражается в других отчетах или фискальной памяти контрольно-кассовой техники. Показатели не вносятся в журнал кассира-операциониста.Данные в Х-отчете отражаются от проведения предыдущего гашения (формирования Z-отчета), с начала кассовой смены до времени снятия.
Снятие Х-отчета не закрывает кассовую смену в отличие от Z-отчета, гасящего текущую выручку.На документе Х-отчете будет указано: «суточный отчет без гашения».
Х-отчет используется для внутреннего контроля движения выручки. На основании полученных данных пользователи могут выравнивать показатели, проверять поступление выручки и проводить текущий анализ продаж.
Сравнение особенностей Х-отчета и Z-отчета
Х-отчет имеет значимые отличия от Z-отчета по назначению, документальному отражению и последствиям формирования.
| Х-отчет | Z-отчет |
| Применяется как документ внутреннего контроля | Используется внутренними и внешними пользователями |
| Данные не переносятся в книги учета или иные регистры | Показатели отчета служат основанием для заполнения журнала ККМ |
| Документ не используется для предъявления органам контроля | Инспекторы ИФНС имеют право запросить данные Z-отчетов для контроля кассы или проверки работы с ККМ |
| Снятие производится неограниченное число раз | Снятие за один и тот же период осуществляется однократно, повторно отчет не создается |
| При формировании отчета гашение не производится | При формировании отчета производится гашение выручки с записью данных в фискальную память |
→ Порядок применения контрольно-кассовой техники: для ИП, аптек, оптовой и розничной торговли
Данные Х-отчета позволяют предотвратить штрафы, налагаемые при нарушении кассовой дисциплины. Рассмотрим один из возможных случаев проведения контроля на основании показателей Х-отчета.
Предприятие ООО «Карамель» приняло решение использовать для расчетов с покупателями через ККМ разменную монету. После открытия смены сумма была внесена кассиром в денежный ящик без проводки в нарушение инструкции. В течение рабочего дня администратор общества «Карамель» проверила состояние расчетов путем снятия Х-отчета. В документе не была отражена операция «внесение» по приходу разменного фонда. Администратор предложила кассиру исправить ситуацию, предотвратив возможный штраф в случае проверки Инспекции ФНС.
Какие данные содержит полный Х-отчет?
Сведения Х-отчетов преимущественно используются для сверки полученной выручки с документами, проведенными по кассе. Наиболее распространенным вариантом является полный отчет с общими сгруппированными данными.
Отчет формируют для контроля действий, производимых кассиром, и содержит данные:
- Количестваопераций, осуществленных в течение периода.
- Сумм наличности, полученныхот покупателей.
- Средств, внесенных в качестве разменной монеты.
- Чеков, оплаченных безналичным расчетом с использованием карт.
- Сумм, выданных в виде возврата (если данная модель ККМ имеет указанную функцию в отчете).
- Величины остатка денежных средств в кассе.
- Наличия отложенных чеков.
- Выделенных налогов и предоставленных скидках.
Кассиры часто используют Х-отчет для проверки даты, времени, реквизитов предприятия в начале смены.По соответствию норме полученных в отчете данных часто судят об исправности технике. Однократный сбой в показанияхпериода не является признаком поломки и может быть вызван скачком в сети. При регулярно повторяющихся сбоях в дате и времени необходимо обратиться в сервисную службу. Причина поломки зависит от типа техники.
Виды Х-отчетов
Кроме суточных отчетов с укрупненными данными при работе ККМ имеется возможность сформировать и распечатать отчет по более узким показателям. Формирование Х-отчетов по показателям необходимо для проведения текущего анализа,осуществления внутреннего контроля над движением товара или активностью спроса по отделам. Аналитические данные текущего кассового для используются в торговых организациях со значительными оборотами.
| Вид Х-отчета с разбивкой по параметрам | Характеристика формирования данных |
| Отчет по чекам или наличности | Отчет формируется по чекам, пробитым за смену с указанием сумм документов, или находящейся в денежном ящике наличности |
| Отчет по кассирам | Данные группируются по каждому кассиру в размере полученной выручки, числа покупателей |
| Данные по отделам | Отчет аналогичен группировке по кассирам. Данные формируются по отделу, суммам и количеству продаж |
| Отчет активности продаж | Информация формируется по часам с указанием активности продаж в разрезе количества чеков, полученных сумм, процента активности |
| Данные по товарам | Сведения группируются по товарам, проданных в течение кассовой смены с момента ее открытия. Данные используются для контроля товарных остатков |
Рассмотрим случай необходимости снятия Х-отчета при проведении возврата. В торговое предприятие «Новинка» обратился покупатель с целью возврата товара с признаками скрытого брака, приобретенного в тот же день. Чек покупки утерян, но товар был признан продавцом как проданный в данной торговой точке. Для подтверждения факта продажи администратор компании «Новинка» снял Х-отчет. Претензия покупателя была одобрена администратором, на основании которой кассиром произведен возврат с оформлением акта № КМ-3.
Случаи необходимости снятия кассиром Х-отчета
В процессе работы с техникой ККМ контролирующая функция отчета используется кассиром для действий:
- Контроля закрытия смены Z-отчетом предыдущим кассиром.
- Проверки данных кассы о дате или времени в начале открытия смены.
- Контроля проведения чека по кассе при сбое в электросети в момент печати чека.
- Подтверждения записи суммы при получении чека с надписью «документ недействителен»
- Предоставления данных руководителю или старшему кассиру по их обоснованных запросам.
После закрытия кассовой смены Х-отчет распечатать невозможно. Документ позволяет получить только текущие данные операций.Показатели предыдущих кассовых смен можно получить из блока ЭКЛЗ.
Лица, имеющие допуск к снятию отчетности по ККМ
Формирование текущих Х-отчетов производится работником, отвечающим за ведение операций открытой кассовой смены или другим уполномоченным на действие лицом. Отчет имеют право распечатывать лица:
- Кассиры, трудоустроенные на должность и имеющие договор о материальной ответственности (условие необязательное и устанавливается по усмотрению работодателя).Другие работники предприятия даже на время перерывав работе кассира не имеют права обслуживать ККМ. Кассир должен иметь разрешение на печать Х-отчетов.
- Администраторы, старшие кассиры, имеющие пароль доступа к режиму формирования отчета без гашения выручки.Право предоставляется руководителем.
- Специалисты сервисного центра ЦТО при наладке или устранении поломок. Доступ к технике производится по заявке руководителя или ответственного лица.
- Инспекторы налоговых органов при проверке соответствия наличности и документов кассы ККМ при согласии руководителя и через лиц, имеющих доступ.
Порядок и периодичность снятия отчета устанавливается приказом. При отсутствии приказа и ограничений кассир имеет право проверять состояние наличности в кассе без разрешения руководства.
Ограничения доступа к снятию Х-отчетов
Ряд предприятий ограничивает возможности кассиров получения данных текущего состояния кассы. При запрете допуска к ККМ устанавливается пароль, не совпадающий с паролем кассира для ведения работы и личной идентификации.
Ограниченный доступ объясняется особенностью внутреннего распорядка и устанавливается для устранения ситуаций:
- Предотвращения хищений наличности.
- Оприходования излишков денежных средств.
- Погашения недостач при их выявлении в текущем обороте.
При отсутствии возможности у кассира бесконтрольного снятия Х-отчета предотвращаются ситуации обсчета покупателей и хищений излишков наличности из денежного ящика.
Минусом ограниченного доступа к текущим данным является отсутствие возможности у кассира корректировать состояние выручки, проверяемой органами контроля. При проверке ИФНС в составе планового контроля или мероприятия по графику отдела ККМ может возникнуть ситуация выявления излишков в денежном ящике кассы, что повлечет наложение штрафа.
Проблемы при формировании или печати Х-отчета
Кассовая техника может выходить из строя до истечения окончания срока эксплуатации. Причиной поломки может быть неграмотное обслуживание техники или выход из строя деталей, от которых зависит работоспособность оборудования. В ряде случаев выявить поломку позволяет снятие Х-отчета.
| Неисправность, отраженная в Х-отчете | Причина поломки техники | Действие для устранения неисправности |
| При печати Х-отчета на кассовой ленте не отражаются данные | Неправильно заправлена кассовая лента | Потребуется правильно вставить ленту |
| Использован несоответствующий ККМ тип ленты | Нужно заменить ленту на тип, подходящий для модели кассового аппарата | |
| На ленте с Х-отчетом часть текста отсутствует (возникает белая полоса) | Имеется вероятность выхода из строя печатающей головки или возможность засорения вала | Требуется вызвать мастера из ЦТО для проведения диагностики |
| Сбивается дата и время на Х-отчете при включении кассового аппарата | Выход из строя платы, кварцевого резонатора или нарушениепитания микросхемы часов | Потребуется обращение в службу ЦТО для починки и устранения неисправности |
| В отчете плохо пропечатываются цифры и буквы с одновременным улучшением качества печати при длительной работе аккумулятора | Возможен выход из строя термопечатающей головки | Необходимо заменить деталь в сервисном центре обслуживания,для точного определения неисправности требуется проведение диагностики |
Форма не является первичным документом учета и не подлежит хранению для ведения бухучета или налогообложения.Предприятие может сохранять Х-отчеты, распечатанные после открытия кассового дня. Подшивка производится одновременно с Z-отчетами, снятыми при закрытии смены.
Ответы на актуальные вопросы по X-отчету
Рассмотрим ответы на наиболее часто возникающие вопросы по теме:
Вопрос №1. Как можно проверить точность необнуляемого остатка, если суммы по Х-отчету в конце дня и после открытия смены не совпадают?
Данные Х-отчета не могут использоваться для контроля необнуляемого остатка. Показатель контролируется на основании Z-отчета или печати данных ЭКЛЗ.
Вопрос №2. Может ли постороннее к ведению расчетов по ККМ лицо, менеджер, попросить распечатать Х-отчет?
Доступ к текущим данным движения денежных средств и остатков в ящике ККМ имеют лица, уполномоченные руководителем. Получить оперативные сведения, например, о продаже конкретного товара, можно через администратора или иное лицо, имеющее право получения данных.
Вопрос №3. Согласно внутреннему распорядку предприятия кассир должен распечатывать Х-отчет сразу после открытия смены. Какой штраф налагается, если отчет снят после проведения чека по кассе?
Порядок снятия Х-отчетов не регламентируется законодательством. Документ является ознакомительной формой и используется для внутреннего контроля. Порядок снятия отчета определяется предприятием, за нарушение которого штраф не предусмотрен.
Вопрос №4. В результате внесения разменной монеты произошло расхождение данных в Х- иZ-отчетах. Является ли это нормой или необходимо произвести дополнительные операции?
Внесение в денежный ящик разменной монеты не является выручкой от проведения торговых операций. Сумма приходуется в ящик операцией «внесение» в начале кассового дня и будет отражаться в Х-отчете до конца смены и проведения операции «выдачи». При закрытии смены после выдачи разменной монеты сумма не будетпроходить по Z-отчету.
Вопрос №5. Как часто можно печатать Х-отчет? После формирования обзорного отчета возникла необходимость в печати подробных отчетов по товарам.
Отчеты для контроля текущего состояния кассы могут производится при необходимости неоднократно с разными настройками. Для каждого вида показателей программируются свои комбинации клавиш.
Загрузка...