Как заверить трудовую книжку в 2024 году

В связи с тем, что в настоящее время введены в оборот электронные трудовые книжки, следует разобраться, как правильно заверить копию этого документа по просьбе подчиненного.

Для чего заверяют трудовую

«Копия документа, не заверенного надлежащим образом, юридической силы не имеет(…) Как проставить отметку о заверении копии? Самое главное — копию заверяет только то лицо, которое самое изготовило копию, или сравнило подлинник(…)».

Елена А. Пономарёва, автор-эксперт Youtube-канала о трудовых отношениях, между работодателем и работником

Заверение трудовой книжки может понадобиться в двух случаях:

1. По инициативе работника, который, руководствуясь ст. 62 ТК РФ,  вправе обратиться с заявлением о получении копии трудовой. Согласно тексту документа, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней изготовить и выдать ксерокопию документа. Любая задержка может рассматриваться как нарушение трудового законодательства и попадать под юрисдикцию ст. 5.27 ТК РФ. Выдача копии осуществляется после подачи письменного заявления, написанного в произвольной форме. 

В тексте работник может не уточнять, для чего ему понадобилась копия. Тем не менее, вписать информацию он может по своему усмотрению.

2. По инициативе работодателя, которому копия документа может потребоваться для иных целей. Например, для оформления компенсации за выданные социальные пособия. Или для передачи информации о работнике из одного структурного подразделения в другое. Например, из отдела кадров в бухгалтерию.

Общие правила заверения бумажной трудовой

Право заверить ксерокопированную или сканированную копию трудовой книги имеет руководитель предприятия либо уполномоченный сотрудник:

• Назначенное ответственное лицо (в большинстве случаев эти обязанности возлагаются на секретаря или бухгалтера).
• Сотрудник отдела кадров (если таковой имеется в штате).
• Только руководитель предприятия в небольших организациях, ИП.

Порядок заверения трудовой книжки следующий:

1. Делается ксерокопия всех заполненных страниц (включая титульные).
2. Страница «Сведения о награждениях» к обязательным не относится, но работник имеет право запросить ксерокопию абсолютно всех листов, включая незаполненные.
3. Листы скрепляются, а на последнем делается заверительная запись, проставляется подпись ответственного, бумажная пломба и печать предприятия. Оттиск печати, при её наличии в организации, должен располагаться таким образом, чтобы он захватывал часть наименования и должности и бумажную пломбу, оставляя возможность прочтения подписи и расшифровки.

Важно! Правила заполнения последнего листа ксерокопии, предназначенной для внутренних структур или для иных (внешних организаций), отличаются.

В некоторых организациях принято делать заверительную подпись на каждом листе трудовой. Хотя в законодательстве это не прописано. Документ имеет собственную нумерацию, и отсутствие одного из них сразу обнаружится.

Копия трудовой, предназначенная для внешних получателей

Копия трудовой может понадобиться во многих случаях: для получения кредита, оформления льгот, социальных выплат, по иным причинам. Особенностью её оформления является обязательное присутствие заверительной записи с указанием места хранения оригинала ксерокопии. Заверительная запись отображает:

1. Фразу «Верно» либо «Копия верна».
2. Ф. И. О., подпись и должность лица, ответственного за её оформление.
3. Дату оформления ксерокопии.
4. Бумажную пломбу, закрывающую скрепляющие нити документа и защищённую гербовой печатью предприятия (если оно ещё не отказалось от её использования).
5. Информацию о месте хранения оригинальной трудовой книжки.

Сведения о том, где находится документ, записываются в произвольной форме. Например, это может быть одна из таких фраз:

1. В личном деле работника №…
2. В кабинете руководителя организации, филиала, отделения…
3. В отделе кадров или ином месте.

Копия, предназначенная для внутренних нужд предприятия

Ксерокопия делается по аналогичному ранее описанному принципу. Отличие заключается лишь в отсутствии заявления работника, так как документооборот происходит не по его инициативе. И отсутствием отметки о месте хранения оригинала копии.

Правила заверения копии электронной трудовой

Копией данных электронной трудовой является форма СТД-Р. Получить её работник вправе в любое время, по правилам, аналогичным тем, что распространяются на документы на бумажном носителе. Порядок заполнения формы СТД-Р:

Если работник выбрал для себя бумажную версию трудовой книжки, он обязан предоставить 2 образца копии: в бумажном и электронном формате.