Как правильно писать объяснительные на работе: пробки, снегопады, соседи затопили

Никто из сотрудников не застрахован от опозданий и незначительных нарушений трудовой дисциплины на работе. Часто в подобных случаях руководитель просит подчиненного составить объяснительную.

Объяснительная записка представляет собой документ, в тексте которого сотрудник объясняет руководителю причину возникновения той или иной ситуации на рабочем месте. Зачастую это связано с прогулами или опозданиями. Иногда объяснительная требуется вследствие не вовремя сданного отчета для того, чтобы руководитель смог найти виноватого. Кроме того, грамотно написанная объяснительная позволяет избежать дисциплинарных взысканий, а иногда и увольнения.

Трудовым законодательством предусмотрены правила требования объяснений с сотрудников, а именно, когда руководитель считает сотрудника виновным в чем-либо, то прежде чем принять решение о его увольнении необходимо предложить предоставить письменное объяснение случившегося. И на написание объяснительной для работников отводится 2 дня, по прошествию которых в случае отсутствия объяснительной составляется специальный акт, после чего следует наказание.

Иными словами, объяснительная является способом оправдания перед начальством даже в самых, на первый взгляд кажущихся, безнадежных ситуациях. Написание объяснительной записки является правом работника, который может как воспользоваться им, так и отказаться от него. А требование написания объяснительной является обязанностью руководителя, от которого он отказаться не вправе. Без наличия такой записки невозможно сформировать приказ о дисциплинарном взыскании или наложить денежный штраф. Зачастую объяснительные записки требуются в случае любого нарушения, причем не только с виновного, но и со свидетелей и очевидцев.

Особенностью объяснительной является то, что с ее помощью можно применить наказание в отношении работника. При этом составление объяснительной не является обязанностью сотрудника, а работодатель не имеет право требовать ее в принудительном порядке.

Существует 2 типа объяснительных записок, которые не закреплены законом, однако на практике они составляются довольно часто:

1. Оправдательная, когда сотрудник излагает причины личного бездействия или неверных действий.
2. Пояснительная или описание действия третьих лиц. Она составляется в случаях, когда виновных в нарушении несколько, и руководитель пытается понять, кто же именно виноват.

Уведомление сотрудника о написании объяснительной

Зачастую при обнаружении того или иного нарушения руководитель в приказном тоне обращается к подчиненному и заставляет написать объяснительную. На деле наказать сотрудника так, чтобы это было правильно и чтобы он не смог это оспорить, не просто.

По закону, руководитель обязан соблюдать такой алгоритм действий:

1. Сформировать акт о нарушении с указанием времени и сути произошедшего, а также перечислением всех его участников.
2. Обратиться к сотруднику с требованием написать объяснительную записку, здесь предполагается 2 варианта: создать распоряжение или приказ или составить устное обращение к подчиненному.
3. Предоставить для сотрудника время написания объяснительной в количестве 2 дней. 
4. Когда объяснительная записка составлена работником, то ее направляют работодателю на рассмотрение.
5. После рассмотрения руководитель принимает решение о создании приказа. Когда сотрудник не предъявил объяснительно, то формируется акт об отказе.
6. С даты формирования акта о нарушении и до момента создания приказа должно пройти не менее 30 дней. 

Если хотя бы один из вышеперечисленных пунктов не выполнен или нарушен, то для работника автоматически увеличиваются шансы на оспаривания предъявленного взыскания.

Порядок составления объяснительной записки

Объяснительная записка составляется следующим образом:

1. Форма для написания. Законом не утверждается определенной формы для составления объяснительных записок. Обычно это зависит от ситуации, а составляют ее кратко и с изложением конкретных обстоятельств и фактов.

2. Текст объяснительной записки рекомендуется составлять так:

• Полное название организации и должности руководителя.
• Указание составителя записки, его ФИО и должность.
• Название документа.
• Иногда указывается места составления записки, если это важно.
• Изложение обстоятельств и фактов произошедшего, причины, место, время.
• Обозначение личной позиции в произошедшем.
• Последствия нарушения и результат произошедшего.
• В завершении следует написать дату и подпись.

В итоге получается примерно так:

3. Объяснение причины, например, по указанию руководителя или документ составлен по личному приказу директора.

4. Реквизиты. Законом не уточняется перечень обязательных реквизитов объяснительной записки, однако в любой ситуации следует указать:

• Адресата, то есть руководителя или лицо, его заменяющее.
• Адрес организации.
• Приложения — ими являются любые, подтверждающие доводы сотрудника, бумаги. Документы, подтверждающие вину, работник прикладывать не обязан. 

Может ли работник отказаться от написания объяснительной

Положения Конституции РФ позволяют не свидетельствовать против себя, что касается и административных нарушений. В трудовом законодательстве действует тот же порядок, то есть сотрудник вправе отказаться от составления объяснительной, если посчитает, что данный факт может причинить ему какой-либо вред, и это не является нарушением.

За то, что работник дал отказ от написания объяснительной записки работодатель не имеет право его уволить, так как увольнение может произойти только по причине самого проступка, то есть за нарушение порядка или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.

Примеры объяснительных записок

Часто верно составленная объяснительная может оказать помощь в исправлении ситуации и избежания наказания. Однако работники иногда допускают ошибки в составлении объяснительных, что только усугубляет дело.

Рекомендации по составлению объяснительных записок:

1. Не нужно много писать, это может только запутать работодателя.
2. Излагать необходимо только то, что касается непосредственно произошедшего.
3. Следует объяснить произошедшее, привести доводы в свою пользу.
4. Нужно быть объективным и приводить соответствующие доводы, а если их нет, то признать собственную вину.
5. Придерживаться простоты написания.
6. Кратко излагать суть.
7. Заполнение без грамматических ошибок и помарок.

Разбор примеров

1. Опоздание, прогул или несоблюдение трудовой дисциплины являются наиболее распространенными нарушениями. В случае опозданий или прогулов у работников зачастую имеются уважительные причины, например, заболевание, ДТП и другие непредвиденные обстоятельства. Часто в случае утвердительных доводов сотрудника наказывать просто не за что.

Из данной объяснительной понятно, что работник, зная о распорядке, покинул рабочее место умышленно для того, чтобы исполнить кредитные обязательства. Однако сегодня возможностей внесения оплаты по кредиту более, чем достаточно, в том числе и дистанционным способом. Но человек посчитал, что решить личные трудности можно и в рабочее время. Здесь целесообразнее всего признать свою вину.

2. За несоблюдение должностной инструкции зачастую оправдаться довольно сложно.

Уборщица произвела уборку помещения не должным образом. Скорее всего руководитель посчитает, что объективных причин для выполнения обязанности по инструкции у сотрудницы не было и накажет ее.

В подобных ситуациях рекомендуется составить объяснительную так:

• Изложить суть нарушения.
• Объяснить причины.
• Описать последствия нарушения, если они были, но без них наказание будет менее строгим.
• По возможности предложить выход из сложившейся ситуации.
• Поручиться в том, что подобное впредь не случиться.

1. При невыполнении плана, поручения или о нарушениях после проверки следует объяснить руководителю, почему случилось именно так. При наличии объективной причины следует ее изложить. 

Например, закупка оргтехники по плану не состоялась по причине отсутствия финансирования. Прошу перенести ее на третий квартал текущего года. Здесь указана объективная причина сложившейся ситуации и предложение по ее исправлению. Обычно при отсутствии объяснений избежать взысканий сложно.

Что необходимо запомнить на случай написания объяснительной записки

1. Объяснительная записка является делом добровольным, отказаться от ее написания можно всегда, однако отказ не освобождает от ответственности за произошедшее.
2. За предоставление отказа в составлении объяснительной записки не имеют право наказывать, но работник должен так или иначе объяснить работодателю причину нарушения. Это зачастую является смягчающим фактором и оказывает помощь в избежании взысканий.
3. Руководитель обязан направить письменное уведомление сотруднику о существующем праве на написание объяснительной записки. Когда подчиненный не посещает место работы, то уведомление направляется в виде телеграммы или смс.
4. Когда объективные причины произошедшего отсутствуют, то лучше их не выдумывать, а признать свою вину и заверить руководителя в том, что подобное больше не произойдет.
5. Документ следует составлять предельно кратко и понятно, что дает дополнительный шанс сотруднику не выдавать информации, которая может навредить ему.