Как получить трудовую книжку впервые

Трудовая книжка – главный документ, содержащий в себе информацию о вашем трудовом стаже. Каждая трудовая требует правильного заполнения, регистрации и заверения, особенно если книжка новая и заполняется впервые. Если вы пришли устраиваться на работу впервые, и у вас нет трудовой книжки, вам ее заведут.

Как завести трудовую книжку новому сотруднику  

Устраиваясь на работу, нужно предъявлять трудовую книжку. Это обязательный документ. Наряду с ним нужно предъявить свой паспорт, диплом об образовании и прочие документы, которые потом вернут владельцу после сверки данных. На весь период работы на предприятии трудовая остается и сберегается в отделе кадров. Книжку на руки выдают в день расчета сотрудника с должности.

Важно! Работодатель несет ответственность за несвоевременное оформление трудовой книжки. Все сотрудники, проработавшие в компании больше пяти дней, должны иметь соответствующие записи в трудовой. В противном случае при проверке ГИТ может быть выписан штраф (ст. 5.27 КоАП РФ). 

Если у вас нет трудовой книжки, и никогда не было, или вы ее потеряли, то при приеме работника на должность сотрудник отдела кадров обязан выписать новый бланк или выдать дубликат. За работодателем законодательно закреплена обязанность оформлять новый документ (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) в случае необходимости. 

Каждый кадровик обязан знать нормы по оформлению и хранению трудовых книжек. В это понятие входит оформление трудовой в первый раз, заверение и заполнение дубликата, сохранение документа и его возврат владельцу, когда действие трудового договора прекращается.

Важно! К заполнению трудовой книжки нужно относиться аккуратно и серьезно, потому что в ней содержится важнейшая информация о стаже работы и основных этапах профессиональной карьеры работника. 

К сожалению, некоторые специалисты, имеющие дело с оформлением и заполнением трудовых книжек относятся к выполнению своих обязанностей недобросовестно. Последствием их некорректных действий может быть неправильный расчет пенсионного обеспечения проработавшего в компании человека в будущем.

Как оформить трудовую книжку несовершеннолетнему 

Право на трудоустройство у граждан РФ наступает раньше, чем совершеннолетие. Несовершеннолетними считаются подростки до 18 лет. Единственное условие, при котором подросток может устроиться работать, это разрешение родителей, а для тех, у кого их нет, разрешение опекунов.

Важно! Подростковый труд должен быть легким. Принимать на работу детей можно с 14 лет. Это законно. Привлекать к труду детей более раннего возраста можно в случае их работы в области кинематографа, профессионального спорта и циркового искусства. В этом случае нужно соблюсти ряд условий, но все же такой труд реален. Работники, которым еще нет 18-ти лет, имеют сокращенный рабочий день, каждый год проходят медкомиссию, которую оплачивает работодатель. Им запрещено работать сверхурочно и в ночные смены.

Если к вам на предприятие устраивается работать подросток с 14 лет, то сотрудник отдела кадров должен знать, что трудовая книжка в этом возрасте оформляется точно так же, как и для совершеннолетних сотрудников.

В рамках трудового законодательства, поступая на работу, подросток должен подать заявление о выдаче трудовой книжки на имя директора. На основании этого заявления работодатель будет обязан завести на него трудовую книжку. Согласно п. 8 Правил № 225, документ нужно оформить в течение рабочей недели (5 дней) с момента принятия подростка на работу. Контролем соблюдения правил занимается государственная инспекция труда, которая при обнаружении нарушений может оштрафовать предприятие. 

Образец оформления трудовой книжки «с нуля»

Для заполнения трудовой книжки должен быть чистый ее бланк. До того, как вносить какие-либо записи, кадровик должен запросить у работника документ, подтверждающий личность. Обычно это гражданский паспорт. Также работник обязан представить документ, подтверждающий его квалификацию и профессию. Как правило, это диплом. 

Важно! Закон запрещает вносить в трудовую книжку неподтвержденные сведения. По этой причине сотрудник отдела кадров должен собственноручно проверить наличие документов, их подлинность, и только после этого заполнить бланк трудовой книжки (статья 66 ТК РФ, Правил № 225 и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69). 

Записи в трудовую вносятся исключительно шариковой, гелевой или перьевой ручкой. Цвет чернил выбирайте черный, синий или фиолетовый. Почерк того, кто заполняет, должен быть аккуратным. При оформлении документа запрещено использовать сокращения и аббревиатуры.

Каждый шаг по оформлению трудовой книжки прописан в инструкции, которой нужно следовать. Пошаговые действия:

1. Регистрация заявления на оформление трудовой книжки. На этом этапе кадровик должен объяснить претенденту на должность, что тому нужно написать заявление на имя директора. В заявлении важно указать, что у работника нет трудовой, потому что он нанимается на работу в первый раз. Заявление пишется в произвольной форме, в нем выражается просьба о выдаче трудовой, ставится дата и подпись.
2. Заполнение чистого бланка трудовой книжки. Этот документ должен быть заранее закуплен руководством у официального представителя Гознака. Процедура оформления покупки бланков выполняется в установленном порядке.

Важно! Если сотрудник принесет собственный чистый бланк трудовой книжки, не заполняйте его. Также не нужно поручать покупку бланка трудовой будущему сотруднику. 

3. Запись серии и номера документа в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (находится в отделе кадров в прошитом виде).
4. Запись об использовании бланка документа из запасов компании (делается в приходно-расходной книге).
5. Заполнение титульного листа осуществляется при непосредственном присутствии сотрудника. Когда он представит свой паспорт, перепишите аккуратно из него ФИО, без ошибок, помарок и исправлений; дату рождения; укажите специальность. Кроме вышеперечисленных данных, в трудовую книжку нужно вписать информацию об образовании, исходя из аттестата или диплома. Если есть данные об образовательном цензе, укажите их в бланке. Также не забудьте о присвоенной квалификации – бакалавр, специалист, магистр. Записи, которая у всех на слуху – «высшее образование» — уже недостаточно. Реквизиты диплома не переносятся на титульный лист. Важно указать правильную дату на бланке.
6. Заполненный документ передается на подпись владельцу. До того как поставить подпись, работник обязан сверить информацию на предмет правильности ее заполнения. Нужно внимательно прочитать записи и удостовериться, что они соответствуют действительности. 
7. Заверение подписи сотрудника осуществляется подписью ответственного лица за оформление бланка. Также необходимо поставить печать организации.

Важно! Титульный лист трудовой книжки должен быть оформлен без ошибок. Если сотрудник отдела кадров проявил неаккуратность, бланк будет считаться испорченным. Он подлежит замене. 

8. Заполнение записи о приеме на работу. Когда трудовая книжка оформлена правильно, можно приступить непосредственно к внесению данных. Откройте книжку на страницу с разделом «Сведения о работе» и в третьей графе в самой верхней строке укажите название организации, которая нанимает сотрудника. Название пишется в полной и сокращенной форме. Эта запись не нумеруется. В следующей строке в первой графе поставьте цифру 1, если книжка новая и заполнялась вами. Если работник уже работал где-то до вас, ставьте следующий порядковый номер записи после того, что указан в трудовой. Итак, номер поставили. Во второй графе напишите дату. Дата пишется арабскими цифрами, согласно инструкции. В третьей графе указывается отдел, где будет работать сотрудник, и его должность. В четвертой графе пишется номер и дата приказа о приеме на работу.

Важно! Должность по штатному расписанию и должность в трудовой книжке должны совпадать. Особенно это имеет важное значение для тех видов работ, которые дадут в будущем право работнику выйти досрочно на пенсию или получить дополнительные льготы от государства. 

Имейте ввиду, если работник, который пришел в вашу компанию трудоустроиться, служил до этого в армии, обязательно отобразите это в виде записи в новой трудовой книжке, которую вы только что оформили. В таком случае запись о службе в армии будет первой, без нумерации. После нее ниже указывается название компании-работодателя. 

Поскольку вы использовали новый бланк трудовой книжки, приобретенный за счет средств организации, необходимо будет договориться с работником о возмещении его стоимости. Погасить стоимость бланка сотрудник может двумя способами:

• внести деньги в кассу предприятия;
• попросить вычесть его стоимость из будущей заработной платы.

Если сотрудник принял решение возместить стоимость бланка в счет зарплаты, нужно будет заручиться его письменным заявлением. Это позволит избежать проблем с ГИТ.

Таким образом, если гражданин пришел трудоустраиваться впервые, то предприятие обязано оформить ему трудовую книжку. Работником может быть отслуживший в армии соискатель вакансии или молодой специалист, только окончивший обучение в вузе. Также это может быть несовершеннолетний подросток, имеющий право на труд. Кто бы это ни был, кадровик обязан использовать чистый бланк из своих запасов. Заполнение титульного листа трудовой книжки осуществляется в присутствии работника, сверяются все данные и документ заверяется подписью и печатью. После оформления трудовую книжку можно использовать для записи трудовой деятельности работника.