В последнее время целый ряд, принятых Правительством РФ документов кардинальным образом изменил процедуру оформления командировки. Тем не менее для целей бухгалтерского учета все осталось по-прежнему. Как, в связи с введенными изменениями бухгалтериям сохранить баланс между новыми правилами оформления командировочных и требованиями бухучета попробуем проанализировать в данной статье.
Упрощенные правила направления в командировку с 2015 года
Согласно новым правилам оформления командировки целый ряд документов теперь перестал быть обязательным и не требуется для направления в командировку. Какие документы были нужны до 8 января 2015 года, а какие перестали быть обязательными продемонстрировано в таблице ниже.
| наименование документа | что было раньше | что актуально сейчас |
| приказ | V | V |
| служебное задание | V | |
| командировочное удостоверение | V | |
| отчет о командировке | V | |
| авансовый отчет с приложением проездных документов | V | V |
| служебная записка | V | V |
| журнал учета командированных лиц | V |
Из данной таблицы очевидно, что упростился документооборот, касающийся процедуры направления в командировку и отчета по ней. Для кадровиков работы убавилось. Но положение бухгалтерской службы, для которой по-прежнему огромное значение имеет документальное подтверждение состоявшейся хозяйственной операции, несколько осложнилось.
Распоряжение на командировку
Чтобы подтвердить факт состоявшейся командировки фактически у бухгалтеров остается всего несколько документов. Как и прежде важнейшим актом для подтверждения факта направления в командировку является распорядительный документ, изданный руководством. В зависимости от принятой учетной политики он издается либо по унифицированным формам, либо по разработанным компанией собственным распорядительным формулярам.
Напоминаем, что срок хранения приказов и/или распоряжений о направлении в командировку составляет 75 лет.
Компаниям, отказавшимся ввиду необязательности применения от командировочного удостоверения,рекомендуем в распоряжении на командировку максимально прописать все, что касается намеченного мероприятия.
Независимо от того, какими формулярами для издания распоряжения о предстоящей командировке пользуется компания, очевидно, что ряд сведений в нем должен быть указан непременно. Так, в такой документ нужно включить следующие данные, помимо общепринятых для приказов и/или распоряжений реквизитов:
- ФИО командированного лица с указанием его должности;
- место, куда направлено это лицо;
- период для выполнения служебной поездки;
- цель поручения.
Также в приказе желательно обозначить, каким образом командированное лицо (КЛ) попадет в место исполнения служебного задания и вернется оттуда, и каким транспортомему разрешено будет воспользоваться:
- служебным;
- общественным;
- личным.
Распоряжение о командировке готово. Что дальше?
Подписанное руководством организации письменное распоряжение на служебную поездку одного или нескольких сотрудников – это фактически и есть рабочее задание работникам компании.
Чтобы данное поручение было выполнено в означенный срок необходимо ознакомить направляемых в служебных целях в рабочую поездку лиц с данным распоряжением. Для этого прямо на приказе внизу можно предусмотреть специальные строки.
Пример #1. Оформление приказа на командировку
Например, в командировку в г.Казань в ООО «Поставщик» на основании Приказа от 22 августа 2016 года № 93 направляются:
- начальник производства Гудков П.С.;
- экономист Степанов Г.В.;
- инженер Иванов Петр Николаевич.
В распоряжение или приказ внизу можно вписать следующие три строки, в которых означенные лица поставят свою подпись в знак ознакомления с изданным документом:
«С приказом № 93 от 22.08.2016 ознакомлены:
Дата: ______ Возражений не имею: начальник производства _______________Гудков П.С.
Дата: ______ Возражений не имею: экономист ________________Степанов Г.В.
Дата: ______ Возражений не имею: главный инженер _________________Федоров К.Л.
В случае наличия возражений изложить их на обороте, предварительно зачеркнув фразу «Возражений не имею»».
На рисунке ниже представлен бланк заполнения унифицированной формы на оформление приказа на командировку сотрудника Иванова (см. → Приказ на командировку. Форма Т-9 и Т-9а).
Образец заполнения унифицированной формы приказа на командировку сотрудника
Пример #2. Оформление расписки о направлении в командировку
В командировку направляются те же лица, но для расписки в ознакомлении с Приказом кадровики приготовили бланк следующего содержания, в котором будущие КЛ также смогут расписаться о своем ознакомлении с направлением их по служебным делам либо аргументировать свои возражения:
« Расписка
Дана мною, начальником производства (ФИО), в том, что я ознакомился с Приказом от 22.08.2016 № 93 о направлении меня в командировку в г. Казаньв ООО «Актив» с 28.08.2016 по 06.09.2016. Цель командировки ясна. Возражений не имею.
Дата____________
Подпись____________»
Авансовый отчет о командировачных расходах – на что обратить внимание
В нынешних обстоятельствах упрощения процедуры по оформлению командировок авансовый отчет становится самым важным отчетом, подтверждающим расходы по состоявшемуся мероприятию (см. → Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения).
Как и прежде после служебной поездки рабочего должно оправдать документально понесенные затраты:
- дорожные издержки в оба конца;
- услуги гостиницы или аренду другого жилья;
- суточные. Размер их утверждается организацией и прописывается в учетной политике;
- другие расходы, разрешенные работодателем.
Выплата суточных имеет еще одну немаловажную особенность. Необходимо помнить, что налогом на доходы физ. лица они не облагаются при получении их в размере ≤ 700 руб./сутки при внутренних разъездах по стране и до 2500 руб./сутки при загранпоездках. Сверх данного лимита удерживается НДФЛ.
Так как распоряжение о направлении в служебную поездку является основанием для получения денег из кассы под отчет авансом, в которые помимо заведомо известной суммы суточных включаются и суммы других предстоящих расходов, то для их примерного предварительного расчета можно утвердить некий алгоритм, помогающий производить расчет с наибольшей степенью достоверности либо обозначать авансовую сумму к выдаче на командировочные расходы в приказах на командировку. Обратите внимание, что авансовый отчет необходимо составить в течение трех дней с момента окончания командировки.
К составленному авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть:
- проездные билеты или маршрутная карта билета, приобретенного в электронном виде;
- багажные квитанции;
- квитанция об оплате гостиницы;
- договор аренды жилья в месте пребывания в командировке.
Так как сотрудники любой организации должны сами составлять авансовый отчет, что у многих вызывает целый ряд затруднений, то здесь можно предложить 2 варианта решения проблемы, чтобы со стороны контролирующих органов впоследствии не возникло претензий к оформлению данного оправдательного документа по командировочным расходам:
- Можно издать памятку о составлении авансовых отчетов. В памятку, кстати, можно также включить для особо нерадивых и безалаберных сотрудников перечень прилагаемых к отчету документов. В качестве рекомендации можно посоветовать знакомить будущих КЛ с данным перечнем заблаговременно.
- Так как нигде нет указания на то, что авансовый отчет заполняется исключительно от руки, то вполне можно вернувшегося из командировки сотрудника, не умеющего составлять авансовый отчет, посадить рядом с собой и впечатать необходимые данные при нем. Тогда ознакомленное с отчетом подотчетное лицо лишь поставит под таким отчетом собственноручную подпись, подтвердив свое согласие с внесенными в него данными.
Для любой компании важно следить за своевременностью предоставления сотрудниками таких отчетов.
Если возвратившийся из служебной поездки сотрудник вовремя не отчитался об израсходованных командировочных и не возвратил их остаток в кассу, то обязанностью бухгалтерии является начислить с таких сумм обязательные страховые взносы.
Отчет о командировке. Служебное задание на командировку (форма Т-10а)
Можно сказать, что это любимый документ контролеров. Именно в нем чаще всего проверяющие находят различного рода не состыковки с авансовым отчетом и проездными документами (см. → Служебное задание на командировку по форме Т-10а. Образец заполнения).
Ошибки допускаются подотчетными лицами и в датах прибытия в и убытия из командировки, и в названии места осуществления служебной поездки, наименовании предприятия, куда было направлено КЛ и даже неточности в описании цели поездки.
Чтобы у составляющих служебную записку-отчет командировочных лиц не возникало трудностей рекомендуем утвердить единый бланк, с помощью которого прибывшие из служебной поездки коллеги быстро и без лишней нервотрепки подготовят нужный отчет.
Отчет о любой командировке можно считать полным, если к нему приложены все документы, подтверждающие произведенные расходы в ходе состоявшейся поездки по службе.
Командировка на один день: особенности
Однодневной считается поездка по служебным делам по заданию руководства в населенный пункт, находящийся в близлежащей местности, из которой реально вернуться в тот же день.
Процедура оформления направления в командировку на один день ничем не отличается от направления в многодневную поездку по рабочим делам. А вот оплата однодневных командировок имеет ряд особенностей, описание которых для большей наглядности сведено в таблицу ниже.
| день командировки | оплата | что возмещается | особенности |
| рабочий | в размере среднего заработка | проездные документы и прочие расходы, выполненные по заданию руководства в служебных целях | суточные внутри страны не оплачиваются;
суточные при зарубежных поездках оплачиваются в размере ½ от установленных локальным нормативным актом организации для загранкомандировок |
| выходной (праздник) | за работу в выходной и/или праздник |
Кроме того, если это предусмотрено локальным нормативным документом или коллективным договором, а также по распоряжению руководства командировочному сотруднику взамен суточных может быть выплачена компенсация. Читайте также статью: → Компенсация за работу в выходные и праздники
Бухгалтерский учет при ОСНО и УСН однодневных командировок
Бухгалтерский учет однодневных командировок совпадает с учетом при обычных служебных поездках. Особенности налогового учета расходов на краткосрочные командировки при различных режимах налогообложения показаны в таблице ниже.
| ОСНО | УСН | |
| признаются на день утверждения авансового отчета | если работник отчитывается по сумме, которую получил до командировки,
то расходы признаются на день утверждения авансового отчета |
если расходы возмещаются после утверждения авансового отчета, то на дату такого возмещения. |
При этом общим для УСН и ОСНО являются следующие параметры:
1.. Для служебных выездов за рубеж:
- учет суточных до 2500 руб./сутки – нет НДФЛ,
- в пределах 50% от суточных, установленных локальным нормативом – не облагается СВ.
2.. При служебных выездах внутри нашей страны:
- учет выплаченных взамен суточных до 700 руб./сутки – нет НДФЛ;
- СВ начисляются на всю сумму выплаты взамен суточных.
Читайте также статью: → Бухгалтерский и налоговый учет командировочных расходов: необходимые документы
Ответы на часто задаваемые вопросы
Для того чтобы открыть ответ наиболее актуальные вопросы, нажмите на интересующий вас вопрос.
Загрузка...