Как оформить акт расхождения в ЕГАИС

Рынок сбыта алкоголя достаточно велик и чтобы контролировать каждую проданную бутылку придумана единая база, в которой отмечается факт отправки поставщиком покупателю алкоголя. Правильное оформления процесса передачи и приема бутылок гарантирует сторонам отсутствие штрафов в отношении них. В приведенной статье рассмотрим, как оформить акт расхождения в ЕГАИС и какие варианты имеются у получателя алкоголя.

Особенности работы в ЕГАИС

Полное совпадение электронных и фактически сведений оформляется подтверждающим актом. Но что же делать, когда выявлены несовпадения? Для начала стоит связаться с поставщиком и попросить его изменить отправной документ и направить его заново с учетом внесенных корректив. Делается эта процедура в личном кабинете. Однако, от вас потребуется направить производителю алкоголя акт расхождения, чтобы у него были все основания выслать Вам корректирующую накладную.

Важно! При отказе производителем принять акт расхождения торговая точка отправляет ему всю партию товара.

Законодательство предусматривает трехдневный срок для подтверждения накладной в системе. Этот срок актуален для компаний в одном городе, но если же производитель находится за городом, то для проверки бумаг отводится недельный срок. Любые вопросы по работе с электронной версией стоит адресовать техподдержке сайта. Сведения, что уже подлиты на сайте, исправить невозможно. Любые коррективы и исправления найденных ошибок производятся посредством распроведение накладной. Таким образом, дабы что-то изменить, стоит сначала отклонить бумагу.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Каким образом следует принять накладную?

Процесс приема накладных получателем происходит в два этапа:

1. Прием продукта осуществляется на портале в поле приемки.
2. Отсканирование акциза. Служащий оптово-розничной компании должен отсканировать каждый акциз, расположенный на бутылке. Совпадение фактического числа бутылок тому, что заявлено в накладной приводит к нажатию пользователем клавиши принятия бумаги. В противной ситуации, машина автоматически отклоняет накладную и продуцирует акт расхождения. Далее в статье поговорим о том, как оформить акт расхождения в ЕГАИС

Вопрос №2. Кто подтверждает накладные?

Зачастую процедура принятия накладных возложена на получателя бутылок алкоголя. Он выгружает бумагу и проверяет ее соответствие реальному числу бутылок и сопроводительных бумаг к грузу. Если все правильно, то в ЕГАИС подтверждается документ, а любое несовпадение оформляется актом расхождений.

Ошибки при работе в ЕГАИС

Ошибка №1. Стороны нарушают сроки по принятию или отклонению бумаг и это недопустимо. Изготовитель спирта или посредническая фирма вправе  за три дня направить сопроводительный документ. Следовательно, получающая сторона через пару дней проверит и подтвердит накладную, а это время обычно занимает проверка бумаги.

Ошибка №2. Нарушение процедуры подгрузки. Сама по себе бумага генерируется в бухгалтерском ПО компании и там же ведется учет исходных параметров. По факту того, как все марки были сосканированы, в ЕГАИС формируется транспортная накладная в поле обмена УТМ с ЕГАИС или же сделайте это в ручном режиме. Выгрузка наделяет бумагу одним из нижеприведенных статусов:

1. Принят на обработку.
2. Подтвержден.
3. Отклонен.

Если Вы не получаете бумаги в системе, то стоит внести коррективы в редакцию на основании методрекомендаций и после этого выгрузите бумагу заново (ПП РФ № 866 от 31.12.2005 г.) .

Пример #1. Загрузка накладной в ЕГАИС.

Рассмотрим процесс отгрузки товара заводом шампанских вин “Абсолют”. Итак, “Абсолют” зарегистрирован в личном кабинете на портале ЕГАИС. Подчиненный “Абсолюта” Егоров А.П. наделен полномочиями работать в данной системе и проверяет все накладные по транспортным накладным путем осуществления таки задач:

Шаг 1 – Пересчитывает количество алкоголя с данными по номенклатуре.

Шаг 2 – Сверяет сведения ТТН на бумаге с электронной базой.

Торговая сеть “Стимул” получила от “Абсолюта” 45 бутылок красного вина и проверила накладную в ЕГАИС. Фактическое число бутылок совпало с указанным числом по бумагам. “Стимул” подтвердил все в акте и машина автоматом списала со счета количество и сумму поставки от постащика на счет “Стимула” (ПП РФ № 785 от 21.12.2005 г.).

Просмотр накладных участниками процесса

Все стороны от производителя до получателя просматривают бумаги на портале. Если участник имеет зарегистрированный личный кабинет, то статус накладной можно проверить без особого труда. Однако, с этой целью потребуется ввести некоторый информативный параметр, включающий в себя:

• ИНН компании-отправителя;
• ID получателя;
• номер накладной.

Производитель может не знать нумерации очередной накладной, но это возможно узнать при обращении на сайт. Найдите бумагу по номеру и через ее статус получите ответ. Такие ответы бывают:

1. «Ожидает ответа от ЕГАИС». Сразу же пишите в техподдержку, когда увидите такое сообщение. В обращении укажите ИД магазина и транспортную накладную.
2. «Принято». Говорит о правильности отправленных бумаг и вселяет в Вас уверенность в содержании. Вы просто ждете ответ от получателя.
3. «Отказ». Что-то пошло не так и обнаружена ошибка.

Как вы уже поняли, что есть официальный сайт , но помимо его разработан ряд приложений для упрощения жизни пользователей для отслеживания статусов бумаг (Приказ № 33н от 12.05.2010 г.). Однако, есть нюанс, Вы должны получить уверенность от вытекания информации сторонним лицам. Поэтому, прежде чем обратиться к использованию одного из них, удостоверьтесь в том, что утечки информации не произойдет и репутация разработчика чиста. В таблице рассмотрим основные моменты касательно работы через портал.

Повторную отправку бумаг сможет совершить лишь получатель. Изготовитель алкогольной продукции никак не вправе еще раз отправить собственный пакет бумаг. Ему позволено это сделать только лишь через переотправку и при возникновении проблемных моментов обратитесь к техподдержки для разрешения ситуации по запросу новой накладной.

Направление ответа в ЕГАИС

Все транспортные бумаги сохраняются в информационной базе системы в окне входящих ТТН.Имеется ряд возможных ситуаций и рассмотрим их ниже:

1. Фактическое наличие алкоголя с совпадением пересчитанной цифры в бумагах вынуждает пользователей отправить акт подтверждения.
2. Частичное несовпадение сведений продуцирует акт разногласий.
3. Полнейшее несовпадение факта ому, что указано на бумаге генерирует акт отказа от ТТН.

Процедура отражения операций в системе

Знайте, что для отправки ответа через базу в поле ТТН проведите такие процедуры:

1. В поле товаров активируйте опцию проверки полученного алкоголя. Все, что еще не получено отмечается переключателем отсутствия.
2. Оформите поступление алкоголя на склад.

Дабы реализовать в учете последний пункт вызовите команду оформления поступления. В открывшейся на экране рабочей форме в ячейке фактического наличия товара Вы обнаружите для себя невозможность внесения корректив в общее число бутылок. Машина по умолчанию считает ситуацию правомерной, когда документарная ситуация соответствует реальной.

Разъяснения регуляторов

Примите к сведению разъяснения регуляторов при работе на рынке алкогольной продукции. Это убережет вас от многих неясностей и возникновении спорных моментов. Также есть специальная процедура, когда появляются несовпадения в документах и при фактическом рассмотрении товара по пересчету. Получатель может принять алкоголь частично, но если имеются расхождения остальная часть отправляется через акт расхождений. Производитель, в свою очередь, подтверждает бракованную поставку полученным от получателя документом. Полный отказ принять товар оформляется неподтверждением транспортной накладной (№ 171-ФЗ “Про ЕГАИС” от от 22.11.1995 г.).

Когда обнаружен излишек бутылок, указанным в сопроводительной документации, то производитель со своей стороны направляет еще одну бумагу на такой излишек. Пересортица товара свидетельствует о полном отказе в приемке бумаг, так как это может только усугубить ситуацию. Лучшим выходом станет создание новой поставки с новыми бумагами на нее.

Наступление ответственности за нарушение сроков сторонами

Рынок производства и сбыта алкоголя находится под пристальным контролем государства, поэтому стоит внимательно отнестись к изучению принципа работы с егаис. Игнорирование требований работы в системе приведет сначала к предупреждениям, а при нереагировании на них не заставят себя ждать и штрафы. Санкции бывают разного типа:

• на руководство;
• на саму компанию.

Отсутствие накладной в базе, когда реальная отправка товара произошла является обстоятельством для наложения штрафа обеим сторонам процесса (ПП РФ № 1459 от 29.12.2015 г.). Неучтенка по документам конфискуется проверяющими и надзорными органами. Рекомендуется внимательно следить за всеми сменами статусов документов дабы избежать непредвиденных ситуаций.