Документы, написанные на иностранном языке, требуют не только перевода, но и, в некоторых случаях, нотариального заверения указанного перевода. Рассказываем, какие документы требуют нотариального перевода, и как это сделать.
Есть ли необходимость переводить поступающие в компанию документы на иностранных языках
В подавляющем большинстве случаев российские организации и индивидуальные предприниматели составляют и используют в своей практике документы, написанные на русском языке. Но в некоторых ситуациях, например, когда компания сотрудничает с иностранными подрядчиками и поставщиками, возникает необходимость в обработке и переводе документов, написанных на иностранном языке.
Необходимость перевода документов обусловлена тем, что русский язык признан государственным языком Российской Федерации на всей ее территории, что означает обязательное использование его в отношениях между государственными органами, органами местного самоуправления, учреждениями, организациями всех форм собственности и гражданами (п. 6 п. 1 ст. 3 Федерального закона от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»). Служебное делопроизводство во всех российских организациях, предприятиях и учреждениях ведется исключительно на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российская Федерация»).
Поэтому, если документ, написанный на иностранном языке, так или иначе задействован в документообороте организации/индивидуального предпринимателя, то он должен быть переведен на русский язык. Не являются исключением и документы, используемые компаниями в сфере налоговых правоотношений, в частности, для подтверждения понесенных ими расходов.
Поскольку в России все служебное делопроизводство ведется исключительно на русском языке, первичные учетные документы, составляемые в соответствии с обычаями делового оборота на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык в обязательном порядке (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/01/2476).
При этом в ряде случаев компании должны иметь не только перевод иностранных текстовых документов, но и перевод, сделанный/заверенный нотариально.
Требуется ли нотариально заверенный перевод документов
Ответ на этот вопрос зависит от того, для чего именно предназначен тот или иной документ, и кто выступает стороной, принимающей иностранные документы. Для внутреннего пользования, если это устраивает саму компанию, документы, написанные на иностранном языке, вообще можно не переводить на русский язык.
Если документ предназначен для передачи контрагентам, государственным органам или третьим лицам, его необходимо перевести, так как делопроизводство в нашей стране ведется на русском языке.
И если иное не предусмотрено законодательством, перевод может быть выполнен любым специализированным бюро переводов или штатным сертифицированным специалистом, имеющим свидетельство об образовании по профессии переводчика. Квалификация переводчика в данном случае не имеет значения. Правильность перевода удостоверяется в таких случаях подписью самого переводчика.
Это общее правило. Однако в некоторых ситуациях без обычного нотариального перевода не обойтись. Тогда организации, предприниматели и обычные люди должны иметь нотариально заверенный перевод иностранных текстовых документов.
Случаи, в которых перевод должен быть нотариально заверен, указаны в отдельных законах. Если закон не требует нотариально заверенного перевода документа, такой документ не подлежит нотариальному заверению, и принимающая сторона не вправе требовать от заявителя иного.
В соответствии с действующим законодательством, нотариальному переводу подлежат следующие документы:
- письменные доказательства, представляемые в Арбитражные суды (ч. 5 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации);
- документы, представляемые для получения российского гражданства (п. 7 Указа Президента РФ от 14 ноября 2002 г. № 1325);
- документы, представляемые в орган ЗАГС для государственной регистрации акта гражданского состояния: рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени и смерти (статья 7 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. «О государстве»);
- документы, представляемые для получения вида на жительство (п. 47 приказа МВД от 06.11.2020 № 417);
- документы усыновителей — иностранных граждан (ч. 4 ст. 271 ГПК РФ);
- иные документы, требующие нотариального перевода по прямому указанию в законах и уставах.
Нужен ли нотариально заверенный перевод документов, используемых в налоговой сфере
Что касается сферы налоговых правоотношений, то Налоговый кодекс РФ также устанавливает ряд случаев, в которых налогоплательщики требуют нотариально заверенный перевод документов.
Поэтому требуется нотариальное удостоверение документов, представляемых физическими лицами — налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченной в иностранном государстве, из полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). То есть документы предъявляются во избежание двойного налогообложения.
При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального удостоверения первичных и иных документов, используемых для целей бухгалтерского учета и налогообложения.
При этом все расходы по исчислению налоговой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под расходами понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, или документами, оформленными в соответствии с обычаями оборота, применяемыми в иностранном государстве.
По мнению налоговых органов, все документы, составленные на иностранном языке, должны сопровождаться исключительно нотариально заверенным переводом, к которому юридически приравнивается перевод, выполненный должностными лицами консульских учреждений Российской Федерации (п. 7 ст. 38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате», утвержденного Постановлением Вооруженных Сил Российской Федерации от 11 февраля 1993 г. № 4462-1).
Свою официальную позицию по данному вопросу ФНС России выразила в письме от 14 сентября 2018 г. № БС-4-11/17934@. В письме прямо говорилось о необходимости легализации документов, подтверждающих соблюдение условий освобождения от уплаты НДФЛ по доходам, полученным от ликвидации подконтрольных иностранных компаний. При этом ФНС пришла к выводу, что не только эти, но и любые другие первичные документы, составленные на иностранном языке, подлежат нотариальному удостоверению.
Для подтверждения расходов такие документы во всех случаях должны сопровождаться нотариально заверенным переводом на русский язык. В противном случае компании могут просто отказаться от учета понесенных расходов.
Поэтому, если организация не заверяет у нотариуса перевод подтверждающих документов, в том числе первичных, она должна быть готова к тому, что у ИФНС могут возникнуть претензии к порядку учета доходов и расходов, и налогоплательщику придется отстаивать свое дело. В суде.
Как легализовать перевод документа
Нотариус удостоверяет правильность перевода с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет иностранными языками, то перевод в этом случае осуществляет переводчик, а нотариус лишь удостоверяет подлинность подписи этого переводчика на переводимом документе (ст. 81 Основ законодательства Российской Федерации). Федерации нотариусов).
В обоих случаях документ, переведенный с иностранного языка, имеет одинаковую юридическую силу и считается нотариально заверенным. При этом получить нотариально заверенный перевод документа можно как непосредственно в нотариальной конторе, так и дистанционно. Запрос на дистанционное заверение верности перевода у нотариуса подается по форме, утвержденной приказом Минюста от 30 сентября 2020 г. № 223.
Заявление с приложением документов, требующих перевода, направляется в Федеральную нотариальную палату (ФНП) через единую информационную систему нотариуса. Это можно сделать, в том числе, с помощью единого портала госуслуг. Заявление и прилагаемые к нему электронные документы принимаются к нотариальному переводу при условии их подписания усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.
Затем ФНС направляет полученное заявление и приложенные электронные документы на иностранном языке нотариусу, который автоматически заявил о своей готовности перевести эти документы/заверить верность перевода.
За удостоверение верности перевода документа с одного языка на другой взимается плата. Размер пошлины составляет 100 рублей за страницу перевода документа (пп. 19 п. 1 ст. 333.24 НК РФ).
Сам перевод и его нотариальное заверение выполняются сразу после оплаты заявителем данной пошлины. Срок выполнения перевода и его нотариального заверения — не позднее 5 рабочих дней со дня получения заявителем сведений, подтверждающих оплату нотариального перевода (ст. 44.3 Основ нотариального законодательства РФ).
Загрузка...