Как написать письмо-претензию. Образец

Во многих случаях появляется необходимость составлять письмо-претензию. В частности, когда вторая сторона сделки решает, что она может не выполнять обязательства или делать это ненадлежащим образом. Сегодня поговорим более подробно о том, что это такое, зачем нужен этот формат и приведем примеры некоторых писем-претензий.

Что такое письмо-претензия?

Под этим понятием подразумевается разновидность деловой корреспонденции, которая используется, когда одна из сторон договорных отношений хочет высказать недовольство действиями второй стороны. Оно может быть как по поводу недостаточно качественного исполнения обязательств, так и из-за того, что контрагент вообще отказывается делать то, что обязан. Такие ситуации рано или поздно случаются с каждым предприятием, поэтому уметь составлять этот документ невероятно важно.

Как правило, письменная претензия – не первый этап. Перед ним еще долго длятся устные переговоры, которые не получили должного эффекта. Впрочем, не всегда этот предварительный этап есть. Ровно, как и не всегда в нем есть необходимость. Довольно часто стороны сразу оформляют претензию в письменном виде. Все благодаря тому, что она сразу обретает юридическую силу и значительно ускоряет решение вопроса. 

Прикладываем универсальный бланк и образец заполнения письма-претензии.

Скачать пустой бланк письма-претензии

Скачать образец заполнения письма-претензии

Кто может писать письмо?

Вообще, лучше всего эту задачу доверить профессионалу, поскольку только он знает законодательную базу. Собственно, в сфере бизнеса написание писем-претензий и ложится на юридических консультантов. Немного реже это делает руководитель отдела или лицо, которое непосредственно является заинтересованным в том, чтобы вопрос был решен в его пользу.

При этом важно, чтобы лицо, которое составляет это письмо, понимало особенности гражданско-правовых отношений и ориентировалось нормами законодательства РФ в процессе написания. Таким образом, писать претензию любое ответственное лицо, но лучше, чтобы это делал профессиональный юрист.

Основные правила составления претензии

Вообще, унифицированный образец составления письма-претензии отсутствует. Вообще, шаблоны есть, но все они добровольны. То есть, нет обязательства писать претензию именно в таком формате. 

Правда, ряд правил все же есть, и их нужно учитывать. Письмо-претензия должно включать:

1. Данные о человеке, который отправляет претензию адресату и самом адресате (если мы говорим о юрлицах, то тогда указываются полные наименования. Что касается адресатов, то надо обязательно указать его должность, фамилию, имя и отчество человека, который должен прочитать эту претензию).
2. Перечень причин, по которым было принято решение писать претензию. Обязательно необходимо ссылаться на пункты договора, законы и другие нормы, которые были нарушены.
3. Возможные варианты решения проблемы и санкции. Здесь также необходимо ориентироваться на законодательство, где прописаны последствия для виновной стороны от того, что проблема не будет решена.

Если в письме есть какие-то суммы и сроки, то они должны вписываться не только в цифровом виде, но и прописном.

Если есть какие-то дополнительные доказательства, они могут быть приложены к письму. В качестве них могут выступать чеки, квитанции, дополнительные соглашения, фотографии, ссылки на видео, файлы, и так далее. При этом в претензии обязательно нужно сказать о том, что есть приложения, а также указать их количество. В случае, если они письменные, то и количество страниц по каждому из них.

Что касается способа написания, нет разницы. Можно как напечатать ее на компьютере, так и написать от руки. Но в любом случае, необходимо заверить письмо подписью руководителя. А вот печать с 2016 года уже не обязательна.

Сколько должно быть экземпляров? Количество копий может быть любое, лимитов нет. Главное условие – они должны быть правильно заверены. Письмо надо зарегистрировать в журнале исходящей документации. 

Пример письма-претензии

Письмо-претензия состоит из нескольких частей. Давайте рассмотрим особенности заполнения каждой из них.

Шапка письма

Вверху документа необходимо указать, кто отправитель. Если речь идет о конкретном человеке, то ФИО. Если предприятие, то необходимо писать такое его название, которое указано в регистрационных документах. Помимо этого, необходимо указать адрес и телефон для связи. Далее указывается получатель: наименование, конкретное лицо, которое должно получить обращение. Там надо указать его должность, фамилию, имя и отчество.

После этого ставится дата составления письма и его номер, основываясь на внутреннем документообороте. Помимо этого, надо написать название документа с коротким обозначением смысла (например, «о нарушении по договору поставки»).

Основная часть

Здесь необходимо описать суть претензии. Для этого нужно:

1. Указать причину, по которой претензия составляется. Здесь же надо сослаться на нарушение пункта договора, соглашения или любого другого документа, которое могло бы подтвердить факт нарушения взятых на виновного контрагента обязательств. Обязательно нужно дать на него ссылку, вписать дату, номер и суть.
2. Если претензия имеет денежное выражение, то количество денег надо указывать не только цифрами, но и в скобках буквами.
3. Сформулировать непосредственно текст претензии. Если проблем несколько, они вносятся отдельными пунктами. Также в тексте должно быть предложение исполнить обязательства в конкретные сроки. Они также должны указываться буквами и цифрами.
4. Обрисовать санкции. В качестве таких может выступать обращение в суд.
5. В конечном итоге, письмо необходимо подписать, расшифровать подпись и указать название должности человека, который подписывает документ. 

Приведем образец такой претензии.

Как отправляется претензия?

Есть несколько способов, как можно отправить письмо-претензию:

1. Электронная почта. 
2. Факс.
3. Почта России.

Конечно, электронная почта и факс – наиболее быстрые и доступные варианты. Тем не менее, чтобы претензия была доставлена 100% и имела непосредственную юридическую силу (поскольку она будет в бумажной форме), то рекомендуется пользоваться все же Почтой России.

Ее плюс в том, что есть возможность отправить заказное письмо с обязательным подтверждением факта вручения. Это уведомление будет использоваться в качестве доказательства того, что адресатом письмо было получено. 

Правда, здесь есть и понятный недостаток – необходимо иметь достаточный запас времени. Поэтому лучше всего будет совместить два варианта. Например, отправить письмо и обычной, и электронной почтой.

Написание письма: что делать после этого?

Особенность письма-претензии в том, что обязательно должен быть ответ на него. Далее события могут развиваться по-разному, начиная удовлетворением претензий в полном объеме и заканчивая полным отказом в их удовлетворении. Обычно сам ответ носит письменный характер в виде отдельного письма или резолюции, которая наложена менеджером компании-адресата на полученную претензию.

Если ответа дождаться не получается в течение 30 дней, можно подать иск в суд или жалобу в надзорную инстанцию.

Как правильно составить письмо-претензию о возврате денежных средств

Это очень частый тип претензии, которая составляется, если не получается решить проблему в ходе непосредственного общения. Это может случиться, если какая-то сторона отказалась выполнять обязательства или делает это некачественно. Например, если качество товара, который человек приобрел, его не устроило и он хочет его вернуть с последующим возвратом денег.

Когда написание претензии обязательно? Например, если покупатель хочет обратиться в суд для того, чтобы защитить свои права. В этом случае необходимо обязательно задокументировать тот факт, что были сперва совершены попытки досудебного разрешения проблемы, связанной с претензией, но эта просьба не была удовлетворена.

Правила написания

Форма письма-претензии, как говорилось выше, произвольная. Тем не менее, необходимо соблюдать базовые правила делопроизводства. В этом плане никаких особенностей составления претензии о возврате средств нет по сравнению с другими типами.

Также необходимо учитывать некоторые реквизиты, которые позволяют документу обрести юридическую силу. К таковым относятся:

1. Данные об адресате претензии. Под адресатом подразумевается человек, который нарушил права человека, который предъявляет претензию.
2. Данные о заявителе – человеке, который непосредственно занимается подачей претензии. В том числе, необходимо указать его контактные данные.
3. Суть претензии. 
4. Личная подпись подателя.
5. Дата, когда была составлена бумага.

Как сформулировать претензию?

Необходимо следовать такой структуре:

1. Дата заключения договора (приобретения товара).
2. Основные обязанности сторон по договору.
3. Какие из указанных обязанностей были нарушены.
4. Требование подателя о возврате средств.
5. Сроки исполнения требования.
6. Меры, которые намерен предпринять заявитель при неудовлетворении его просьбы.

Несмотря на то, что претензия может иметь какое-угодно количество копий, эксперты все же рекомендуют иметь хотя бы две. Причем на одной из них должна быть отметка о вручении.

Выводы

Мы разобрались в основных аспектах оформления претензии. Ничего сложного, как видите. Форма – стандартная, только надо обязательно указать ряд сведений. Но в целом, этот документ не так сложен в составлении.