Основной задачей кадрового учета и делопроизводства является правильное (с точки зрения законодательства) оформление профессиональной деятельности сотрудников в организации.
Этапы кадрового учета и делопроизводства
| Этапы
|
Примечание |
| Первый этап. Определиться какие именно документы должны быть в организации | Существуют обязательные документы в кадровом учете, а есть документы, созданные по инициативе самой организации |
| Второй этап. Изучение учредительных документов | На основании этих документов будут формироваться кадровые документы |
| Третий этап. Разработка «Положение о ведении кадрового делопроизводства» | Этот этап будет, если в организации решили сформировать данное положение |
| Четвертый этап. Оформление на работу руководителя организации | Руководитель организации будет подписывать документы о принятии на работу сотрудников, поэтому нужно начинать с него |
| Пятый этап. Составление локальных нормативных актов | В локальных нормативных актах будут прописан основной порядок кадрового учета |
| Шестой этап. Разработка трудового договора | Это основной документ между работниками и организацией |
| Седьмой этап. Подготовка документов учета — журналов | Каждый журнал необходимо пронумеровать, подшить поставить печать, а также здесь необходимо указать дату начала и название компании |
| Восьмой этап. Оформление на работу сотрудников | Все кадровые документы можно разрабатывать самостоятельно, но они должны содержать основную информацию, установленную законодательством. Также можно использовать типовые формы документов |
Читайте также статью: → Как оформить электронный больничный через СБИС.
Сфера кадрового учета
В область ответственности кадрового учета относятся следующие направления:
- оформление документов о приеме на работу;
- оформление документов при увольнении сотрудников;
- оформление трудовых отношений между работниками и работодателями;
- организация трудового процесса.
Кадровые документы можно разделить на кадровые документы индивидуального характера и общего характера. К первым относятся документы, имеющие отношения к отдельным работникам, а к документам общего характера относятся документы, относящиеся ко всем сотрудникам организации.
Важно! Для организации кадрового учета необходимо руководствоваться в первую очередь Трудовым Кодексом РФ, Конституцией РФ, а также федеральными законами, различными постановлениями, инструкциями Минтруда, Административным Кодексом РФ и прочими российскими нормативно-правовыми актами.
Обязательные кадровые документы
Организации обязаны иметь следующие виды кадровых документов:
| Название документа | Для чего нужен этот документ |
| Правила внутреннего трудового распорядка | Обязательный документ. Этот документ коммерческие организации разрабатывают самостоятельно. В этом документе должен быть отражен порядок приема и увольнения сотрудников, режим труда и отдыха, права и обязанности работников и работодателя, вопросы дисциплины труда, виды поощрений, взысканий и т.д. |
| Положение об оплате труда | Обязательный документ. Этот документ организации также разрабатывают самостоятельно, так как в законодательстве нет четких указаний по его составлению. В данном документе должна содержаться информация о системе оплаты труда, сроках выплаты заработной платы, ответственности работодателя за задержку оплаты труда и другие вопросы |
| Положение о премировании работников | Локальный акт, разрабатывается самостоятельно. Однако его наличие вовсе не обязательно, все моменты относительно премий можно прописать в Положении об оплате труда. Также его можно оформить в виде приложения к коллективному договору. Если все же решили создать отдельный документ, то в нем нужно отразить следующие моменты:
· кому будет выплачиваться премия; · условия начисления и выплаты премий; · виды премий; · периодичность и сроки выплаты премий; · условия, при которых премии не назначаются; · другая информация |
| Коллективный договор | Это документ, который отражает отношения между работодателем и сотрудниками в конкретной организации. Документ не является обязательным и разрабатывается организацией самостоятельно. Здесь можно отразить:
· систему оплаты труда; · временя работы и отдыха; · порядок предоставления отпусков; · выплаты пособий, компенсаций, премий; · гарантии и льготы сотрудникам; · другие вопросы. |
| Положение об охране труда | Обязательный документ. Здесь должны быть отражены мероприятия по созданию комфортных и безопасных условий труда для сотрудников. В данном документе обычно указываются:
· сотрудник, который отвечает за организацию охраны труда в организации; · обязанности и сфера ответственности данного сотрудника; · мероприятия по обеспечению и контролю охраны труда, проводимые в организации; · безопасность труда работников; · состав комиссии и метод ее формирования для оценки охраны труда; · прочее · |
| Инструкция о защите персональных данных | Данный документ должен быть в любой организации, в которой есть наемные работники, потому что организации приходится обрабатывать и хранить персональную информацию сотрудников. Персональной информацией является любая информация, которая относится к любому человеку на основании закона №152-ФЗ от 27.07.06 «О персональных данных». В данной инструкции необходимо отразить следующую информацию:
· общие положения данного документа; · операции, производимые с персональными данными; · порядок доступа ответственных лиц к персональной информации; · ответственность сотрудников за нарушение закона «О персональных данных»; · другая информация |
| Положение о командировках | Не обязательный документ |
| Штатное расписание (форма Т-3) | Обязательный документ |
| График отпусков (форма Т-7) | Обязательный документ, необязателен для микропредприятий |
| Трудовой договор (форма ТД-1) | Это основной документ, регулирующий отношения работодателя и работников. Его наличие обязательно в каждой организации |
| Приказ о приеме на работу (форма Т-1) | Обязательный документ |
| Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы Т-9, Т-9а) | Обязательный документ |
| Служебные задания для командировок | Необязательный документ |
| Командировочные удостоверения | Необязательный документ |
| Журнал учета командировок | Необязательный документ |
| Отчеты о выполнении служебных заданий | Необязательный документ |
| Приказ об увольнении (форма Т-8) | Обязательный документ |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Обязательный документ |
| Приказ о переводе сотрудника(ов) (форма Т-5) | Обязательный документ |
| Распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6) | Обязательный документ |
| Приказ об увольнении работников (форма Т-8а) | Обязательный документ |
| Табель рабочего времени (формы Т-12, Т-13) | Обязательный документ |
| Журналы учета | |
| Трудовые книжки | Обязательный документ |
| Больничные листы | |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | Обязательный документ |
| Книга регистрации приказов | Обязательный документ |
| Должностные инструкции | Не обязательный документ, но обязательный для определенных категорий работников |
| Заявления о приме на работу от сотрудников | Необязательный документ в коммерческих организациях и обязательный в государственных и муниципальных учреждениях |
| Положения о ведении кадрового делопроизводства. | Здесь отображаются все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Не является обязательным документом |
Ответы на вопросы
Вопрос. Нужно ли вести журнал учета больничных листков в организации?
Ответ. Нет не нужно. Данный кадровый документ организация может вести для собственного удобства.
Вопрос. Какие обязанности можно включать в должностную инcтрукцию?
Ответ. Согласно разъяснениям Роструда работодатель вправе включить в должностную инструкцию сотрудника и обязанности по своей должности и обязанности по другой должности, даже если обычно они не свойственны для данной должности.
Читайте также статью: → Оплата больничного листа по производственной травме: расчет в 2024.
Распространенные ошибки
Ошибка. В штатном расписании не указаны должности уже принятых работников либо должности не изменены после перевода сотрудников.
Как правильно. В кадровых документах должность сотрудника указывается в соответствии со штатным расписанием. Необходимо подготовить приказ о внесении изменений в штатное расписание и докладную записку с перечислением ошибок.
Ошибка. Дата отпуска работника не совпадает с графиком отпусков.
Как правильно. Исправлять график отпусков не нужно, так как отпуск предоставляется по заявлению сотрудника
Загрузка...