Кадровый документооборот в организации: правила, основные этапы

Деятельность любой компании или бизнеса обязательно связана с передвижением документов как внутри, так и за пределами организации. Чтобы все бизнес-процессы были налажены и в какой-то степени стали автоматизированными, необходимо грамотно подходить к вопросу организации документооборота. Важно своевременно отправлять документы за пределы компании, придерживаться регламентированных дедлайнов, систематизировать и грамотно хранить файлы внутри компании, отслеживать, чтобы конкретные виды информации были уничтожены.

Каких правил придерживаться, чтобы документы передавались своевременно и в правильном направлении? Кто должен заниматься документооборотом внутри компании? В этой статье описаны основные признаки эффективного документооборота и правила его ведения.

Коммерческой и государственной организации не избежать документооборота, который должен реализоваться по определенным правилам и этапам. «Бумажная рутина» является неотъемлемой частью бизнес-процессов, и, если будет допущена примитивная ошибка, деятельность всей структуры может потерять эффективность, что замедлит путь предприятия к желаемому процветанию.

Что подразумевается под понятием «документооборот»? Какие принципы и правила лежат в основе документооборота в организации и как организовать его в отделе кадров? 

Что такое документооборот?

Грамотно организованный документооборот необходим для успешной деятельности любой организации. Документ считается объектом, в котором содержится определенная информация. Документом называются цифровые и бумажные файлы. Для удобного хранения и распределения документов необходимо знать правила документооборота. 

• Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. 

Создание документооборота и дальнейшее управление подразумевает составление и согласование, прием и передачу, отправку документации. По этой причине, документооборотом можно назвать перемещение бумажных или цифровых файлов от начала составления до получения и отправления в архив. 

Продуманная системность этого процесса позволяет гарантировать коммуницирование и информативность, обеспечить составление достоверных отчетов. 

Основные термины

Документы, которые поступают в организацию или отправляются во внешние предприятия, разделяют на следующие виды:

• Кадровая документация.
• Производственная.
• Административно-хозяйственная.
• Управленческая.
• Бухгалтерская.

Все вышеперечисленные подвиды подразделяются на:

• Входящую документацию – материальные носители данных, поступающие из внешних предприятий, и т.д.
• Исходящую – документация, которая направляется из организации в другие компании или инстанции.
• Внутреннюю – материальные документы, которые передвигаются только внутри конкретной организации.

Типы документооборота 

Оптимизация документооборота – основное правило, которое позволяет систематизировать передвижение документов в компании. Следует предельно уменьшить все промежуточные этапы, чтобы была возможность гарантировать моментальное передвижение документации. Для этих целей разработаны три основных формы организации документооборота: 

1. Централизованная — систематизация всех видов документов в едином месте. Это может быть канцелярия, секретариат, кадровый отдел. Они обязуются регистрировать, обрабатывать, хранить поступающие документы. 
2. Децентрализованная — документация хранится не в едином месте, а в конкретных нескольких структурных единицах, где их обрабатывают согласно регламенту. Децентрализованный документооборот рационально внедрять на предприятиях, которые находятся в нескольких филиалах, удаленных территориально. 
3. Смешанная — совокупность двух вышеописанных видов документооборота. 

Формат документооборота подбирается с учетом масштаба, структурных особенностей компании. Для малых фирм подойдет централизованная форма документооборота, когда всем потоком документов занимается конкретный работник. При смешанных формах на больших предприятиях формируется определенный отдел, который контролирует передвижение документации.

Децентрализованная форма предпочтительна для тех компаний, которые имеют множество филиалов с географической удаленностью. Документопоток располагается в нескольких офисах. Базовое обращение с документами в компаниях отображается в соответствующих нормативных актах (положениях, инструкциях).

Особенности ведения документооборота

В малых компаниях заниматься документооборотом может один сотрудник. На крупных предприятиях создается отдел, который оптимизирует движение документов. Более того, внутри отдела, который занимается документооборотом, конкретными задачами может заниматься один человек (специалист по кадровому документообороту в отделе кадров). Кроме ответственных сотрудников, могут привлекаться к документообороту любые работники, в чьи обязанности входит работа с документами на различных этапах.

Функции сотрудников, которые участвуют в документообороте:

• Исполнитель — сотрудник, который является автором документации и в дальнейшем обеспечивает ее отправку.
• Регистратор – фиксирует прием документации, обеспечивает первичное рассмотрение. В организации эту функцию может выполнять секретарь.
• Согласующее лицо – анализирует документ, выявляет ошибки, которые входят в его компетенцию.
• Руководитель – назначает исполнителей, подписывает документы, обеспечивает рассмотрение данных.

Особенности документооборота: бумажные носители

В современных реалиях наблюдается частичный отказ от бумажного документооборота к пользу электронного. Но имеет место быть и смешанная форма (бумажные + электронные файлы). Если бумажный документ был отправлен не вовремя, дальнейшая работа с материальными и электронными документами носителями будет некорректна. 

Признаки успешного ведения документооборота

По некоторым признакам можно понять, что документооборот на предприятии ведется качественно:

• Вся документация, вне зависимости от типа носителя, передвигается без трудностей в определенном заранее направлении.
• Постоянное движение документов с целью равномерного распределения нагрузки на сотрудников.
• Соблюдение сроков обработки, отправки и приема документопотока.
• Параллельное ведение аналогичных операций с документами: одновременное выполнение обязанностей с документами несколькими сотрудниками для ускорения процесса.

Правила документооборота 

Для сверх эффективной оптимизации документооборота необходимо придерживаться строгих правил и выполнять безошибочные действия. Основные правила:

• Рекомендуется свести к минимуму численность отделов, которые обслуживают документы на различных носителях. 
• Для минимизации ошибочных действий необходимо регламентировать этапы обработки документации в определенном порядке.
• В зону ответственности конкретного отдела входят объекты определенной категории.  

Особое внимание следует уделять хранению документации, своевременному перенаправлению в архивную структуру или передаче на уничтожение.

Электронный документооборот: плюсы

Немалая часть организаций предпочитает вести электронный документооборот, который подразумевает также обработку всех поступающих файлов и обмен со сторонними контрагентами. Преимущества:

• Мгновенная передача и получение необходимой информации в режиме онлайн. Немного времени требуется на обработку объектов и их дальнейшее оптимизирование.
• Длительный период хранения документации, которая не деформируется от воздействия солнечных лучей, в отличие от бумажных файлов. 
• Можно быстро изменить настройки доступа сотрудников к определенной категории информации.
• Возможно отследить весь путь передвижения документации и своевременно его контролировать.

Документооборот — это структуризация, которая подразумевает составление и согласование, прием и передачу, отправку документации, грамотное систематизирование. Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, которые помогают составлять правдивую отчетность. Переход на электронный документооборот позволяет оперативно выполнять необходимые действия с файлами и контролировать перемещение информации на всех этапах.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Несколько лет работала кадровиком, все документы были исключительно на бумажных носителях. На предыдущих местах работы тоже занимала должность специалиста отдела кадров, но с разным функционалом. Предприятие небольшое, весь документооборот обрабатывает один человек (то есть я). На данный момент нахожусь в вынужденном поиске работы, так как компания, в которой я работаю на данный момент закрывается. С электронным документооборотом я не знакома от слова совсем. При поиске работы, будет ли смущать нового работодателя отсутствие опыта с документооборотом в электронном формате?  

Ответ: не все компании еще перешли на электронный документооборот, в небольших организациях все документы передвигаются еще в бумажном формате. Переход на электронный документооборот осуществляется постепенно, с обучением сотрудников новым обязанностям. Подбор новых кандидатов и предпочтения по компетенциям со стороны работодателя определяются в индивидуальном порядке. В большинстве случаев специалистам отдела кадров предоставляют базовое обучение электронному документообороту (ввод в профессию).