Все исправления в трудовой книжке можно условно разделить на группы в зависимости от того, где было внесено то или иное изменение. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о достижениях.
Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки
На титульном листе кадровик компании может ошибиться, указав ФИО специалиста, его дату рождения, а также уровень образования. В случае ошибки в персональных данных специалиста нужно:
- недостоверную информацию зачеркнуть чертой, затем рядом (в той же графе, что и титульный лист) указать действующую информацию;
- при этом слева внутри обложки книги написать, на основании какого документа-подтверждения произведена коррекция;
- ответственный кадровик ставит свою подпись под ссылкой, указанной на обложке книги, а также подтверждает достоверность сведений печатью предприятия.
Вышеописанный порядок применяется как в том случае, если информация о специалисте изначально была введена неверно, и ошибка была обнаружена только спустя годы, так и в случае, если, например, сотрудница сменила фамилию в связи со вступлением в брак.
Если на титульном листе необходимо отразить текущую информацию об уровне образования работника (например, он был бакалавром, а стал магистром), то вычеркивать также не нужно. Просто зафиксируйте информацию, соответствующую действительности на данный момент (статья 8 Регламента).
Изменение персональных данных
Самые распространенные исправления в титульном разделе – это изменение фамилии сотрудника в связи с официальным браком или изменением данных об образовании/профессии.
Примечание: внесенные работодателем сведения о работнике (ФИО, дата рождения) должны быть тщательно проверены владельцем книги и заверены его подписью на титульном листе.
Модификация персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:
- исходный элемент, подлежащий исправлению, зачеркивается одной чертой, чтобы он оставался разборчивым, и вводится новое значение вверху;
- в левой части разворота (внутри обложки) указываются реквизиты (номер и дата) базового документа и вносится вид внесенной модификации;
- протокол заверяется подписью отдела кадров и печатью.
Основаниями могут служить документы, выданные органами ЗАГС и устанавливающие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/разводе, свидетельство о рождении, перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные документы.
Смена профессии и вида образования
Первая трудовая книжка составляется для сотрудника, который только начинает свою трудовую деятельность. За годы работы человек может окончить ВУЗ и получить другую специальность.
Для вставки обновленных данных в титульный раздел рабочей книги предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не удаляются и во вторую строку необходимо вводить дополнительную запись. В левой части разворота не должно быть ссылок на образовательные документы.
Если ошибка в данных владельца книги
Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных при написании личной информации о сотруднике. Двойное написание некоторых имен или неверное указание отчества – довольно распространенные ошибки при заполнении титульного раздела трудовой книжки.
В нормативных документах отсутствуют какие-либо рекомендации по исправлению ошибок в именах или фамилиях владельцев трудовых книжек. Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:
- Если ошибку обнаружил работодатель, заведший трудовую книжку и внесший исходные данные, рекомендуется предоставить работнику новый бланк документа, в котором сведения должны быть зафиксированы в строгом соответствии с данными паспорта. При этом старая трудовая книжка стирается как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
- В случае выявления вторым и последующими работодателями некорректного написания персональных данных о работнике допускается изъятие дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем опыте работы дублируются на основании официальных справок, выданных на предыдущих местах работы.
Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже работы следует вносить не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.
В практической работе кадровых служб встречается такой же подход, который предусмотрен для изменения сведений о сотруднике по официальным документам, удаления неверной записи и внесения правильных данных.
Такие действия незаконны и в результате могут вызвать проблемы у работника с Пенсионным фондом.
Исправления в данных работника
Все журналы в этом разделе должны быть последовательно пронумерованы и оформлены в строгом соответствии с Правилами составления и хранения трудовых книжек. Акт о приеме на работу, переводе или увольнении должен иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.
Нужно знать: нельзя вычеркивать неверные записи и вносить правильные данные вверху в подраздел трудовой книжки, где фиксируются сведения о работе и поощрениях.
Ошибку, допущенную в информации о вакансии, можно исправить:
- на рабочем месте, где допущена неточность в оформлении;
- от другого работодателя — на основании официального письма организации, в которой когда-то неверно были указаны данные о трудовой деятельности работника.
Правильная запись выглядит следующим образом:
- с новой строки введите последний порядковый номер и дату внесения изменений;
- корректирующий текст должен содержать номер измененной записи и указывать на то, что она недействительна;
- правильная запись производится под следующим номером.
В 4-м столбце, где записывается базовый номер заказа, применяются реквизиты исходного заказа. Если издается приказ о внесении изменений в трудовую книжку на основании решения суда, то фиксируются номер и дата этого документа.
Следует знать: Если последняя запись в трудовой книжке подлежит исправлению, кадровый работник вносит изменения в сведения о должности с указанием следующего порядкового номера. Эта запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, вносимые после внесения в журнал смены работы, должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Исправления в трудовой книжке допускаются только на основании официального документа, предоставленного организацией, где допущена ошибка. Часто вопрос о корректировке сведений о занятости задают много лет спустя, когда предприятие перестало существовать.
В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии — в отдел кадров по последнему месту работы. Нынешний работодатель заполнит правильную информацию и, как основу, укажет детали первоначального приказа.
Изменение названия или организационно-правовой формы организации
В разделе трудовой книжки, посвященном работе работника, следует отметить переименование или реорганизацию работодателя. Эти изменения заносятся в графу 3 без указания номера и даты регистрации. Основанием для переименования или изменения организационно-правовой формы общества является приказ по предприятию, номер и дата которого вносятся в трудовую книжку.
Исправления за незаконное увольнение
Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный в должности по решению суда, вправе настаивать на устранении порочащей записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель на основании личного письменного обращения работника обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.
Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы работника. Если работник после увольнения «по условиям статьи» нашел другую работу и подал иск к прежнему работодателю о восстановлении на работе, на новое рабочее место необходимо написать дубликат.
Загрузка...