Для того, чтобы проверить соблюдение кассовой дисциплины на предприятии проводят инвентаризацию, объектом которой являются расчеты с подотчетными лицами. В службе по бухгалтерскому учету по всем суммам, которые были выданы под отчет, должны быть авансовые отчеты.
Периодичность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
Инвентаризацию, объектом которой являются расчеты с подотчетными лицами, следует проводить минимум один раз в год, во время подготовки к итоговому годовому балансу.
Какие документы проверяют при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами (Приказ Минфина от 13.06.1995г. № 49):
- по каждому подотчетному лицу необходимо проверить денежные суммы, которые были выданы в подотчет авансов. Изучают сроки предоставления и целевое назначение.
- все отчеты, на основании которых получившие в подотчет деньги указывали направления их использования.
С чего начинается проведение инвентаризации
Прежде чем начать проводить инвентаризацию, руководитель предприятия (организации) издает приказ соответствующего содержания.
Для осуществления самой процедуры инвентаризации надо создать комиссию, в приказе указать, кто входит в состав инвентаризационной комиссии.
С чего начинает свою работу комиссия по инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
Свою работу инвентаризационная комиссия должна начать с проверки наличия всех распорядительных документов, на основании которых были выданы денежные средства подотчетным сотрудникам. К таким документам относятся акты, сформированные сотрудниками бухгалтерской службы и утвержденные руководителем организации.
Порядок организации инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
До того, как начнется проверка утвержденной инвентаризационной комиссией расчетов с подотчетными лицами, члены комиссии получают по состоянию на текущий момент самые последние приходные и расходные документы, отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей. В то же время, сотрудники, на которых возложена ответственность за наличие и правильность оформления этих документов, пишут расписки, в содержании которых указывают, что к моменту проведения инвентаризации в службу бухгалтерского учета переданы все документы по приходу и выдаче имущества.
Расписки аналогичного содержания составляют и те сотрудники, у которых в наличие есть суммы, выданные под отчет для приобретения имущества.
Сотрудник, на которого возложена ответственность за документы, которыми оформляются выдача и получение денежных средств под отчет , должен присутствовать во время проведения проверки инвентаризационной комиссии. В случае отсутствия ответственного сотрудника, комиссия работает без него. Данное обстоятельство не влияет на результаты инвентаризации. Вместе с тем, отсутствие одного из членов инвентаризационной комиссии в ходе проведения инвентаризации не дает оснований для признания результатов проверки быть правомочными.
Одной из задач членов инвентаризационной комиссии является установка за сотрудником или за предприятием задолженности по денежным суммам, которые были выданы под отчет. Также инвентаризационная комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают расходы по выданным средствам и сроки выдачи денег под отчет сотрудникам предприятия.
Какие обязанности возлагаются на членов инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами:
- проверка использования авансовых выплат с целевым назначением их выдачи;
- сравнение информации, отраженной в регистрах бухгалтерского учета с данными, которые содержат в себе первичные документы по авансовым выплатам;
- определение выданных под отчет денежных средств, по которым ответственный сотрудник не предоставил необходимый авансовый отчет.
Какие документы относятся к локальным актам, требующих проверки
- перечень ответственных сотрудников, которые правомочны получать денежные средства под отчет;
- перечень сотрудников руководящего состава предприятия, которые располагают доверенностью давать поручения сотрудникам в отношении целевого использования авансовых средств, а сотруднику бухгалтерской службы, либо кассиру предприятия – распоряжения в отношении выдачи денежных сумм под отчет.
Авансовые отчеты следует проверять на:
- соответствие использования денежных средств с целевым назначением;
- соответствие сроков составления авансового отчета со сроком возврата оставшихся денежных средств;
Важно! Руководитель организации закрывает и утверждает авансовые отчеты.
Какие документы составляются по итогам инвентаризации
Полученные итоги инвентаризации расчетов с подотчетными лицами фиксируют в Акте с подобным названием унифицированной формы № ИНВ-17. Итоговый акт готовят в 2-х экземплярах, каждый из которых подписывают члены инвентаризационной комиссии.
Вместе с актом готовится справка, которая является основанием для составления самого акта в разрезе синтетических счетов. Данная справочка обычно составляется только в одном экземпляре.
Справка содержат информацию следующего содержания:
— сумму установленной задолженности со стороны подотчетного лица;
— причину и дату, когда была образована задолженность по расчетам с подотчетными лицами;
— сотрудник (ФИО, должность) – подотчетное лицо.
Что необходимо указать в итоговом акте:
- номера счетов бухучета, где отражена задолженность;
- подотчетное лицо;
- суммы долгов, срок исковой давности по которым истек на момент проведения проверки;
- размер долгов, которые были или не были согласованы с лицами, получившими денежные средства под отчет.
Рекомендации. Если по каким-либо причинам член инвентаризационной комиссии отсутствует, необходимо назначить ему замену приказом руководителя предприятия.
Нарушения, которые были выявлены в ходе инвентаризации, необходимо будет устранить, установленных виновных привлечь к ответственности.
Важно! Следует особо обратить внимание на выявление сумм, по которым авансовый отчет не был получен в установленный срок. Необходимость этого обусловлена тем, чтобы в будущем на было доначисления НДФЛ при очередной проверке сотрудниками налоговой службы с выданных авансовых сумм.
Следует помнить! Сотрудники налоговой инспекции могут доначислить НДФЛ с выданных под отчет сумм, которые использовались не по целевому назначению.
Варианты возврата недостающих денежных средств, выданных под отчет
Если по итогам работы инвентаризационной комиссии было установлено виновное лицо в необоснованном невозвращении денежных средств, выданных под отчет, то недостающую сумму можно будет удерживать из зарплаты виновного сотрудника. Работодатель имеет на это право. Но есть определенные условия для ее удержания. Во-первых, удержания из заработной платы можно будет осуществлять не позже одного месяца с момента завершения срока выдачи аванса. Во-вторых, сотрудник со своей стороны согласен с обвинением и размером удержаний.
Если месячный срок работодателем пропущен, то можно дать возможность сотруднику вернуть недостающие средства на добровольной основе, либо передать документы в судебные органы. Есть еще один вариант, который применим к суммам задолженности, он заключается в том, что по истечении срока исковой давности данную сумму признают безнадежной задолженностью. При увольнении работника его задолженность перед организацией может быть также признана безнадежной.
Наиболее распространенные виды нарушений в порядке выдачи средств под отчет
- Оформление расходов сотрудников, находившихся в командировке.
- Не соблюдение требований выдачи денежных средств под отчет.
- Не соблюдение требований по удержанию НДФЛ с денежных сумм, которые превышают установленные нормы расходов на командировку.
- Не соблюдение требований учета сумм, выделяемых на представительские расходы организации.
- Не соблюдение требований при оплате выполненных работ, приобретенных материалов подотчетными лицами.
- Не соблюдение требований порядка организации и ведения синтетического учета расчетов с лицами, получившими средства под отчет.
Пример. В ООО «Ветер перемен» главный бухгалтер решил провести перед закрытием годового баланса инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.
По итогам проведенной инвентаризации выявили, что у одного из сотрудников, Ковалева С.С., которому под отчет была выдана сумма в размере 2500 рублей для приобретения канцелярских принадлежностей, осталась сумма 250 рублей, которую он не вернул в бухгалтерию. В бухгалтерском учете подобная ситуация отражается следующими проводками:
Дт 94 Счета Кт 71 Счета – 250 руб. (в последствии, за нарушение кассовой дисциплины, эту денежную сумму необходимо будет удержать из заработной платы Ковалева С.С.
Загрузка...