Наверно, редко встретишь такую организацию, в распоряжении которой нет никаких материальных ресурсов. В распоряжении большинства компаний и индивидуальных предпринимателей есть материалы, которые используются в работе, инструменты или сырье, в зависимости от того, какая деятельность ведется. Для того, чтобы ничего не потерять и знать, что есть в наличии, проводится инвентаризация.
Материально – производственные запасы в компании
Материально – производственные запасы – это те материальные ресурсы, которые есть у организации, то есть её активы. Это все те материалы, сырье, запасы, которые организация использует в своей деятельности или применяет при управлении компанией.
В зависимости от того, для чего используются материальные ценности, это могут быть как собственно материалы, так и топливо, инвентарь, тара, полуфабрикаты и даже отходы. Все материальные ресурсы подлежат учету по первичным документам. Расход их также производится по расходным накладным или документам перемещения. Расход топлива учитывается на основании путевок, которые заполняют водители и установленных нормативов.
В целом все материально – производственные запасы делятся на 3 группы:
- Сырье и материалы
- Товары и готовая продукция
- Ценности, которые используются при управлении компанией
Материальные ресурсы полностью используются, например, в производстве и, соответственно, включаются в стоимость готовой продукции.
Что такое инвентаризация запасов
Инвентаризация является важным моментом в деятельности каждой компании.
Для учета очень важно точно знать, какими ресурсами располагает фирма, следить за сохранностью имущества. Инвентаризация может проводиться не только в отношении имущества и запасов компании, но и в отношении обязательств.
Таким образом, можно обозначить, что инвентаризация – это пересчет материальных ценностей и обязательств компании, его документальное оформление для обеспечения корректного учета. Также в процессе инвентаризации выявляется состояние, в котором находится имущество компании и её обязательства.
При проведении инвентаризации выявляется фактическое наличие ценностей в организации. Эти данные сравниваются с данными из учетных программ. После этого делается вывод о выявленных излишках или недостатках, либо о соответствии результатов инвентаризации учетным данным. Попутно выясняются условия хранения ценностей. Не обязательно проводится полная проверка. Подсчет можно провести частично.
В каких случаях проводится инвентаризация
Инвентаризация проводится после того, как руководитель издает приказ. Инвентаризация может быть обязательной и необязательной.
| Необязательная инвентаризация | Обязательная инвентаризация |
| Если руководство решило, что нужно проверить наличие ценностей, находящихся в распоряжении компании, то издается приказ и проводится необязательная инвентаризация. Например, если в учетной программе числится один вид материальных ценностей, а по факту их нет или есть подозрение на кражу, то может быть проведена такая инвентаризация, чтобы подтвердить или опровергнуть предположения. То есть такая проверка проводится по желанию руководства | С обязательной инвентаризацией дело обстоит немного иначе. Законодатель устанавливает случаи, когда инвентаризация должна проводиться хочет этого работодатель или нет. Обязательная инвентаризация проводится в случаях:
ü При операциях, проводимых с имуществом государственных или муниципальных предприятий ü Перед годовым отчетом, с 1 октября по 31 декабря ü Если меняются работники склада ü Если произошла кража или порча ценностей ü При возникновении чрезвычайных ситуаций ü Если компания ликвидируется или проходит реорганизацию ü В некоторых других случаях Таким образом, обязательная проверка наличия ресурсов происходит в том случае, когда нужно подтвердить их точные остатки для дальнейшего учета |
И тот и другой вид контроля наличия ресурсов происходит по одной схеме. По инициативе руководителя можно проверить весь склад или его часть.
Особенности проведения инвентаризации в компании
При проведении инвентаризации могут возникнуть особенные обстоятельства, на которые следует обратить внимание.
Важной является инвентаризация, которая проводится перед составлением годового отчета. Однако случается, что какая – то часть запасов уже проверена в период с 1 октября, еще до начала основной инвентаризации. В этом случае при основной проверке частичная инвентаризация учитывается и уже проверенные ценности еще раз не пересчитываются.
Если организация имеет в своем распоряжении основные средства, то их инвентаризация проводится один раз в три года.
Еще одна особенность касается районов Крайнего Севера и приравненных к нему территорий. Поскольку условия там суровые и условия работы сами по себе специфические, то проверка наличия ценностей проводится в тот момент, когда на складах наблюдается наименьшее их количество.
Подготовка к проведению инвентаризации
Прежде, чем начать проводить инвентаризацию, нужно издать приказ о проведении инвентаризации и создать комиссию, которая будет этим заниматься.
Комиссия может быть постоянной, а может собираться из разных членов каждый раз, как появляется необходимость в проведении проверки. Комиссия назначается приказом директора.
Материально – ответственное лицо, которое проверяют, не может быть членом комиссии, но его присутствие при инвентаризации обязательно. Причем, такой работник перед началом инвентаризации пишет расписку о том, что все необходимые документы сданы в бухгалтерию организации.
Приказ о проведении инвентаризации создает руководитель организации. Бланк приказа имеет номер ИНВ-22 и его форма унифицирована. В приказе отражается информация о том, почему проводится инвентаризация, какие именно ценности будут проверены и за какой срок. Данные такого приказа будут отражаться во всех документах, содержащих результаты проверки.
Проведение инвентаризации запасов в организации
После того, как приказы изданы, комиссия собрана, начинается основной этап инвентаризации.
Проведение инвентаризационных мероприятий не должно мешать текущей деятельности компании. Тем не менее, на время ее проведения придется приостановить все операции по движению запасов. Это позволяет избежать ошибок при проведении подсчетов. Если случается какой — то критический случай, когда необходимо выдать материалы со склада или принять их, то такое движение записывается в отдельной ведомости, а потом прикладывается к основным документам. В том случае, если инвентаризационные мероприятия проводятся дольше одного дня, то после ухода работников домой, все помещения опечатываются.
Следует учитывать, что инвентаризация перед годовым отчетом является сплошной, это обязательное условие.
Изначально председатель комиссии заполняет документ, где будет указано количество материальных ценностей по данным учетной программы.
Во время инвентаризации, в зависимости от того, что именно проверяется, происходит пересчет, взвешивание и обмер запасов. Для отражения результатов работы составляют инвентаризационной описи.
Обычно, при инвентаризации товаров или запасов, проводится сплошной подсчет. Но есть и исключения. Если ценности упакованы в тару поставщика и она не тронута, то подсчет производится исходя из информации на такой упаковке или по счету – фактуре.
Если запасы взвешиваются, то при большом количестве завесов один из участников комиссии и ответственный работник, участвующий в инвентаризации, проводят завесы независимо друг от друга. Потом данные сверяются и заносятся в общую опись.
Окончание и оформление проведения инвентаризации
После того, как комиссия закончит проверять наличие запасов в организации, необходимо составить результативный документ. Это может быть либо инвентарная опись, либо акт инвентаризации (если проводится документальная инвентаризация). Формы этих документов утверждаются на законодательном уровне и являются унифицированными. Если при инвентаризации выявлены отклонения, то составляется сличительные ведомости. Они составляются после того, как будет учтена пересортица и списаны все найденные потери (как естественная убыль).
Для оформления результатов проведенной проверки наличия ценностей также применяются сводные документы. Они содержат информацию одновременно из сличительных ведомостей и инвентаризационных описей.
Нужно знать, что если выявлено, что недостача запасов произошла по вине лица, ответственного за их сохранность, то на такое лицо будет наложено бремя возмещения убытков. Все подобные решения оформляются приказами руководства.
Таким образом, инвентаризация является важным инструментом, применяемым в деятельности организации или индивидуального предпринимателя. Работник склада несет полную ответственность за все, что там находится.
Загрузка...