ГСМ для маршрутных такси: на основании каких документов учитываются расходы

Представим ситуацию. Налогоплательщик применяет специальный налоговый режим УСНО «Доходы минус расходы». Основной вид деятельности предприятия — организация регулярных пассажирских перевозок на маршрутном такси. В ходе осуществления деятельности постоянно приобретается ГСМ для маршрутных такси. Кроме того, предприятие несет и иные материальные расходы, имеющие отношение к эксплуатации транспортных средств. Давайте выясним, чем подтверждаются подобные расходы, и на основании каких документов предприятие может учесть перечисленные затраты.

Экспертное мнение к вопросу о том, как учесть ГСМ для маршрутных такси

Согласно мнению экспертов в сфере налогообложения, расходы предприятия, связанные с эксплуатацией в процессе осуществления хозяйственной деятельности транспортных средств, включая маршрутное такси, можно учитывать в составе затрат на основании документов, подтверждающих оплату запчастей, расходных материалов, услуг и работ. Учитывать такие расходы позволительно только при условии, что они соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ.

Что касается учета расходов на покупку ГСМ для маршрутных такси организацией, уплачивающей единый налог по системе УСНО «Доходы, уменьшенные на величину расходов», горюче-смазочные материалы могут быть учтены на основании грамотно оформленных путевых листов. Предварительно необходимо учесть нормы расходования ГСМ:

• утвержденные Минтрансом РФ;
• или разработанные и утвержденные руководством предприятия.

Для предпринимателей, имеющих право на применение льготной системы налогообложения УСН (упрощенная система налогообложения), утвержден закрытый перечень расходов, которые можно учитывать с целью уменьшения налоговых обязательств (речь идет именно о режиме УСН «Доходы минус расходы», применение системы УСН «Доходы» не позволяет учитывать затраты фирмы). Список расходов, которые возможно учесть, содержится в тексте п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Здесь же, в частности, говорится о том, что плательщик налога по «упрощенке» имеет право на то, чтобы учитывать в составе материальных затрат расходы на покупку ГСМ. Об этом говорится в пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

Важно! Расходы на приобретение ГСМ для маршрутных такси и прочие затраты, связанные с эксплуатацией транспортного средства, должны отвечать критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ — чтобы такие расходы можно было учесть, нужно, чтобы они были документально подтверждены и экономически оправданны (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Налогоплательщику, желающему учесть расходы по приобретению горюче-смазочных материалов и иные затраты на обслуживание маршрутного такси, следует обратить внимание на следующие моменты:

1. Материальные расходы должны быть учтены в составе затрат на дату погашения задолженности путем совершения выплаты из кассы, списания средств с лицевого банковского счета, применения иного способа погашения задолженности (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
2. Расходы на покупку ГСМ могут быть признаны только после того, как будет произведена оплата, вне зависимости от момента списания ГСМ в производство. Связано это с тем, что с 01.01.2009 из ст. 346.17 НК РФ исключено условие об учете затрат на покупку сырья и материалов в составе расходов по мере их списания в производство (п. 10 ст. 1 Федерального закона от 22.07.2008 № 155-ФЗ).

ГСМ для маршрутных такси — нормы списания ГСМ

В Налоговом кодексе отсутствуют положения, согласно которым затраты на ГСМ для маршрутных такси были бы отнесены к нормируемым, однако, сотрудники налоговой службы считают, что затраты на горюче-смазочные материалы нужно списывать в соответствии с утвержденными нормами расхода топлива. Такое требование было выдвинуто в целях соблюдения правил статьи 252 НК РФ.

Вне зависимости от того, относятся юридические лица и ИП к автотранспортным предприятиям, или не принадлежат к данной группе организаций, на всех распространяется норма расходам горюче-смазочных материалов, утвержденная Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р. Данные нормы предназначаются для проведения расчетов по обложению налогом предприятий (согласно п. 3 Распоряжения).

Важно! Предприятие имеет право разработать свои нормы расхода ГСМ для маршрутных такси на предприятии (при условии обоснования нормы и утверждения ее приказом руководителя), поскольку нормы НК РФ не менялись, а ограничения по учету ГСМ в Налоговом кодексе отсутствуют.

Федеральная налоговая служба опубликовала Письмо от 15.04.2008 № СК-6-5/281 «О направлении методических рекомендаций». Согласно указаниям из текста документа, налоговые органы направляют для руководства в работе Методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Эти рекомендации введены в действие взамен Руководящего документа от 29.04.2003 № Р3112194-0366-03 Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Если в деятельности предприятия задействованы транспортные средства, в отношении которых Минтранс РФ не утверждал нормы расхода ГСМ, в целях определения норм расхода горюче-смазочных материалов необходимо обратиться к технической документации и/или сведениям, предоставленным по данному вопросу производителем транспортного средства.

Читайте также статью ⇒ «Приказ о путевых листах«.

ГСМ для маршрутных такси — документальное подтверждение списания ГСМ

Документами, свидетельствующими о несении затрат на приобретение горюче-смазочных материалов, признаются:

• кассовые чеки, доказывающие факт оплаты горюче-смазочных материалов, талоны на топливо, в случае оплаты безналичным способом — платежные поручения на оплату, накладные;
• путевые листы (и другие аналогичные документы);
• документы, которые доказывают несение затрат косвенно (авансовый отчет, маршрут следования, приказ о направлении в командировку — такие документы помогают установить продолжительность и характер служебной поездки).

Важно! Первичные документы для подтверждения факта несения затрат должны быть оформлены с такой регулярностью и таким образом, чтобы можно было судить обоснованно расходов в производственных целях и экономическую оправданность.

Чтобы доказать обоснованность отнесения расходов на покупку ГСМ для маршрутных такси, нужно в первую очередь позаботиться о ведении путевых листов (унифицированной формы, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78), содержащих в себе сведения о работе транспортного средства. Это первичные документы по учету работы маршрутного такси и иных ТС, ведение их является обязательным для предприятий любой формы собственности, чья предпринимательская деятельность неразрывно связана с эксплуатацией транспортных средств.

Организациям и ИП, использующим в ходе своей деятельности транспортные средства (трамваи, троллейбусы, автобусы, маршрутные такси, грузовики и легковые автомобили) следует оформлять путевые листы в соответствии с указаниями Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Тогда путевой лист, включающий в себя реквизиты, перечисленные в упомянутом Приказе Минстранса, можно будет признать документом, доказывающим несения затрат на оплату ГСМ для маршрутных такси на основании Письма Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161.

Другие затраты предприятия, получающего доход от осуществления пассажирских перевозок (такие как покупка запчастей, ремонт, техосмотр) учитываются в составе расходов на УСНО на основании пп. 3 и пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Если оплаченные услуги оказывались специалистами техцентра, для подтверждения несения затрат оформляются акты приемки-передачи выполненных работ. Если ремонт производен силами работников предприятия, собираются документы, свидетельствующие об оплате использованных деталей.

Читайте также статью ⇒ «Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ«.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Предприниматель на УСН, чья деятельность связана с пассажирскими перевозками, осуществляет ремонт маршрутного такси своими силами. Он не сохраняет никаких документов, которые подтверждали бы несение затрат, но учитывает расходы в целях уменьшения налоговой нагрузки.

Комментарий: Когда ремонт транспортного средства производится собственными силами налогоплательщика, необходимо сохранить документы, подтверждающие оплату расходных материалов или запчастей, на основании которых можно принять расходы к вычету.

Ошибка: Предприниматель на УСН учитывает в составе расходов затраты, связанные с эксплуатацией маршрутных такси в ходе ведения коммерческой деятельности. Расходы экономически не обоснованны.

Комментарий: Чтобы учесть расходы в составе затрат в целях уменьшения единого налога по УСН, необходимо доказать документально, что расходы являются обоснованными.

Ответы на распространенные вопросы про ГСМ для маршрутных такси

Вопрос №1: На каком основании путевой лист можно признать документом, свидетельствующим о несении расходов на приобретение ГСМ для маршрутных такси?

Ответ: Путевой лист является доказательством оплаты ГСМ на основании указаний Письма Минфина РФ от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77.

Вопрос №2: Если на предприятии будут разработаны собственные нормы расходования ГСМ для маршрутных такси, они будут обоснованны и утверждены Приказом руководства, сможет ли налоговая инспекция предъявить претензии?

Ответ: Да, споры с налоговой службой возможны, поскольку ФНС рекомендует применять нормы расходования ГСМ, утвержденные Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р. Причем судебная практика показывает, что суды могут быть как на стороне налогоплательщиков (Постановление ФАС Московского округа от 28.09.2007 № КА-А41/9866-07), так и на стороне налоговых органов (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.12.2008 № Ф04-7500/2008(16942-А27-37)).