Довольно часто руководители компаний требуют, чтобы сотрудники писали заявление на отпуск. Однако, трудовое законодательство не предусматривает данного документа. Отпуск работнику предоставляется на основании составленного и утвержденного еще до начала года графика отпусков. В статье рассмотрим как составить график отпусков на 2024 год.
Что такое график отпусков
График отпусков представляет собой документ, в котором планируются отпуска всех сотрудников компании. В данном документе указываются определенные даты отдыха сотрудника, разбитые по неделям. Данный документ предусмотрен Трудовым кодексом и является обязательным (123 ТК РФ), кроме того он оказывает значительную помощь как самим кадровым сотрудникам, так и всем работникам компании.
Важно! В графике отпусков указывается информация о планируемом отпуске каждого сотрудника, отмечается информация об отдыхе или о его переносе.
Как составляется график отпусков на 2024 год
График отпусков заполняется на основании информации, предоставленной работниками компании. Как именно данная информация предоставляется работниками, законодательством не предусматривается. Однако, для того, чтобы не возникало недоразумений между работниками и работодателями, ведущих к трудовым спорам, данные от сотрудников следует получать в письменном виде. Каждый из сотрудников должен предоставить планируемую дату своего отдыха. Заполненный график отпусков подлежит согласованию с профсоюзной организацией. Однако, это требование распространяется только на те компании, в которых данная организация есть.
Важно! Совместителям отпуск предоставляется в то же время, то и отпуск по основному месту работы. Это означает, что в график отпусков информация об отпуске может и не включаться. Это, конечно, желательно сделать, но вовсе необязательно.
При составлении графика следует указывать информацию не только об основных отпусках, но и о дополнительных.Информация о неоплачиваемых отпусках в график не включается.
Форма графика отпусков на 2024 год
До недавнего времени существовала форма Т-7 для составления графика отпусков (утв. Госкомстатом РФ №1 от 05.01.2004). Однако, с начала 2013 года данный бланк компании могут уже не использовать. Разработать форму графика компании могут самостоятельно.При этом в нее потребуется включить следующие поля:
- Наименовании компании-работодателя.
- Номер документа, дата составления и год, на который данный документ утверждается.
- Сведения о работниках (ФИО и должность каждого сотрудника компании, его табельный номер, а также структурное подразделение при его наличии).
- Планируемые даты отпуска, включая информацию об их продолжительности, даты начала и окончания отпуска.
- Фактические даты отпуска.
- Сведения о переносе даты отпуска (при этом указывается документ, на основании которого осуществляется перенос).
- Место для подписи руководителя компании.
Образец графика отпусков на 2024 год
Как составить график отпусков на 2024 год
Законодательство не предусматривает определенного порядка действий работодателя при составлении графика отпусков. Примерный порядок действий может быть следующим:
- сбор информации у сотрудников об их планах на отпуск;
- обработка сведений ответственными лицами;
- заполнение графика;
- согласование заполненного графика с профсоюзом;
- утверждение руководителем графика;
- ознакомление сотрудников с утвержденным документом.
| Порядок действий при составлении графика отпусков | Лицо, ответственное за данный этап |
| Издание приказа о составлении графика отпусков | Руководитель компании |
| Предоставление руководителям структурных подразделений информации о положенных работникам отпусках (основные и дополнительные отпуска) | Сотрудник кадрового отдела |
| Сбор информации с работников о желаемых датах отпуска | Руководители структурных подразделений |
| Заполнение ведомости планируемых отпусков и согласование отпуска сотрудниками с непосредственными руководителями | Руководители структурных подразделений |
| Направление подготовленной ведомости в кадровый отдел | Руководители структурных подразделений |
| Составление проекта графика отпусков | Сотрудник кадрового отдела |
| Утверждение графика отпусков | Руководитель компании |
| Ознакомление с графиком сотрудников компании | Сотрудник кадрового отдела |
Сроки составления графика отпусков на 2024 год
Не позднее, чем за 2 недели до нового года график отпусков должен быть утвержден руководителем компании (123 ТК РФ). Если в график необходимо внести изменения, то для этого специальные сроки не установлены. Но делать это можно по мере того, как возникает соответствующая необходимость. Приказ об утверждении графика отпусков можно и не издавать.
Сроки сбора информации об отпуске от работников
Трудовым законодательством не установлены конкретные сроки, в которые с работников нужно собрать информацию об отдыхе. Но компания должна сделать это в такой срок, чтобы сотрудник, ответственный за составление графика, успел обработать необходимую информацию. Это следует из того, что обязанностью работодателя является предоставление отпуска всем работникам, но сделать это он должен так, чтобы не было перерывов в производственном процессе. В связи с этом не всегда желания работников об отдыхе совпадают с возможностями работодателя и последний вправе эти даты изменить.
Сроки оповещения работников о дате начала отпуска
Важно! Крайний срок для утверждения графика отпусков – это две недели до начала нового года. Таким образом, крайняя дата для утверждения графика на 2024 год – это 17 декабря 2024 года.
В течение года обязанностью работодателя является оповещение работников о дате начала отпуска, согласно графика отпусков. Это следует сделать за две недели до начала отпуска. В противном случае работник вправе требовать переноса начала отпуска. Такое же право у работника возникает и в том случае, если работодатель не выплатил отпускные в положенный срок, а именно за 3 дня до начала отдыха (Читайте также статью ⇒ Отпуск вне графика).
Перенос отпуска
У работника есть право перенести начало отпуска на другой срок. Для этого он подает на имя руководителя соответствующее заявление. Руководитель, в свою очередь, вправе отказать работнику в этом переносе. Не допускается отказ в том случае, если причиной переноса отпуска является болезнь работника и им был предъявлен больничный лист (Читайте также статью ⇒ Как разделить отпуск на части).
Ответственность за отсутствие в компании графика отпусков
За то, что в компании нет графика отпусков или он утвержден позже, чем за 2 недели до начала нового года, грозят штрафы (5.27 КоАП РФ):
- на организацию – до 50 000 рублей;
- на руководителя – до 5 000 рублей.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос: Что делать, если за 2 недели до нового года составить и утвердить график отпусков?
Ответ: Утвердить график отпусков можно и позже, но сделать это задним числом. Главное, чтобы утверждение произошло до проверки контролирующими органами. В этом случае штрафы начисляться не будут.
Вопрос: Многодетные работники вправе выбирать себе удобное время для отпуска?
Ответ: Да, но не все. Самостоятельно определиться с датой отпуска могут работники, у которых не менее 3 детей в возрасте до 12 лет. Таким работникам отказать в предоставлении отпуска нельзя. То есть, если у работника действительно 3 детей, но одному из них уже более 12 лет, то выбирать себе дату отпуска без согласования с работодателем он не вправе.
Вопрос: Работник в декабре написал заявление об увольнении. Нужно ли его включать в график отпусков на следующий год?
Ответ: Нужно, в график следует включить всех сотрудников компании, даже тех, кто подал заявление об увольнении. Это связано с тем, что работник имеет право свое заявление отозвать. А значит в график придется вносить изменения.
Загрузка...