Изменения в правилах заполнения копий на выдачу трудовых книжек вступили в силу 1 августа текущего года. Давайте выясним, как меняется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка, и узнаем, нужно ли менять документооборот на предприятии с целью хранения копий на выдачу трудовых книжек, какие сведения необходимо указывать в копии, следует ли заверять документ печатью.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» вступил в силу с 01.08.2024 г. и заменил собой ГОСТ Р 6.30-2003. В связи с этим изменился порядок заверения представляемых в другие фирмы копий документов.
Как известно, работникам предприятий, чтобы подтвердить свой трудовой стаж, необходима копия трудовой книжки для предъявления ее по месту требования. Новые правила, регламентированные ГОСТ Р 7.0.97-2016, касаются и заверения копий трудовых книжек.
Как копия трудовой книжки заверялась до вступления в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016
До вступления в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 был предусмотрен следующий порядок заверения копий трудовых книжек:
- бухгалтер (или сотрудник отдела кадров) проставлял заверительную надпись «Верно» ниже реквизита «Подпись» копии трудовой книжки;
- далее прописывалась должность заверившего документ сотрудника;
- бухгалтер ставил свою подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы);
- в левом нижнем углу копии ставилась дата заверения.
Пример заверения трудовой книжки в порядке, действовавшем до 1 августа 2024 года:
Пример заверения трудовой книжки до 1 августа 2024 года
Новый порядок заверения копий трудовых книжек (ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка)
Согласно указаниям ГОСТ Р 7.0.97-2016, помимо стандартной записи, применявшейся ранее, бухгалтер или сотрудник кадровой службы обязан указывать место хранения подлинника документа, копия которого заверяется — в нашем случае это копия трудовой книжки. Формулировка записи звучит так: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № __ за __ год».
Копию необходимо заверить печатью компании, в которой трудоустроен сотрудник. Также в целях проставления отметки о заверении копии документа разрешается использовать штамп.
Пример заверения трудовой книжки по правилам, регламентированным ГОСТ Р 7.0.97-2016 и применяемым с 1 августа 2024 года:
Пример заполнения по ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка
ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка — печать на копии
С 7 апреля 2015 года Акционерные общества и ООО не обязаны располагать собственной печатью. А потому на копии трудовой книжки печать компании должна стоять только в том случае, если она имеется — согласно ГОСТу печать призвана заверять подлинность подписи должностного лица. Требования к постановке печати на копии трудовой книжки следующие:
- она не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию;
- печать не должна захватывать собственноручную подпись заверившего документа лица;
- она должна ставится на специально отведенном месте с пометкой «МП» — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
- печать может заходить на наименование должности, если другого места для ее постановки нет.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка — особые случаи
Важно! По старому порядку для заверения копии трудовой книжки разрешалось использовать не только печать компании, но и печать отдела кадров. Новый ГОСТ обязывает использовать с этой целью исключительно печать организации, если копия трудовой книжки предназначена для внешнего пользования. Данное требование не распространяется на копии, которые заверяются для внутреннего пользования на предприятии.
Чтобы документы сотрудников компании не были утрачены или повреждены, трудовые книжки подлежат хранению в специальных сейфах, ящиках и лотках, а не в номенклатурном деле. Согласно п. 45 Правил, ответственность за учет и организацию работ по хранению и выдаче трудовых книжек и вкладышей несет работодатель. Новые требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривают информирование получателя копии трудовой книжки о месте нахождения оригинала документа — с этой целью достаточно написать что-то вроде «Подлинник документа хранится в сейфе отдела кадров ООО «Лунный свет». При этом следует помнить о следующих моментах:
- Указание в копии трудовой книжки на номер дела и год должно быть оформлено в соответствии с формулировкой, упомянутой в тексте п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Формулировка может не содержать в себе ссылки на номер дела и год, если оригинал трудовой книжки хранится в сейфе, а не в номенклатурном деле.
Читайте также статью ⇒ «Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2024 года«.
Законодательные акты по теме
| Письмо Минфина Рф от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336, Письмо ФНС РФ от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 | Правила заверения копий документов для налоговой |
Типичные ошибки
Ошибка: Сотрудник отдела кадров, заверивший копию трудовой книжки для сотрудника, которому документ необходим для предъявления в банк, поставил на нем печать отдела кадров предприятия.
Комментарий: Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентирует новый порядок заверения копий трудовых книжек. С 1 августа 2024 года копии, оформляемые для внешнего пользования, должны быть заверены именно печатью организации.
Ошибка: Печать перекрывает личную подпись сотрудника, заверившего копию трудовой книжки для внешнего пользования.
Комментарий: Печать не должна перекрывать личной подписи бухгалтера или сотрудника кадров, но она может быть поставлена на наименовании должности.
Ответы на распространенные вопросы по теме «ГОСТ Р 7.0.97-2016 трудовая книжка»
Вопрос №1: Обязательно ли подчиняться новым требованиям, регламентированным ГОСТ Р 7.0.97-2016?
Ответ: Требования нового ГОСТ являются рекомендуемыми (абз. 4 разд. 1 ГОСТ 7.0.97-2016).
Вопрос №2: Существуют ли особые правила заверения копий документов и их сшивов для налоговой службы?
Ответ: В данным момент новых правил не существует, а потому целесообразно руководствоваться действующими правилами из Письма Минфина и ФНС с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Загрузка...