ГОСТ о бланках документов

В статье мы разберем ГОСТ Р 7.0.97-2016 о бланках документов и приведем примеры того, как их оформлять. Также расскажем, обязательно ли организациям разрабатывать новые бланки. Но сначала опишем термины и понятия, которые будут встречаться в статье.

Первое – Бланк документа. Он представляет собой лист бумаги, на котором присутствуют не только реквизиты, идентифицирующие человека, который составляет документ, но и данные о компании, от которой действует сотрудник. 

Второе – Шаблон в электронном варианте. Он представляет собой тот же бланк документа, но в электронном варианте. Чаще всего, компании используют электронные шаблоны в силу их удобства, да и, в случае чего, их можно быстро поправить. Также электронные шаблоны нужны для внутренней работы с документацией, ведь такой шаблон проще и быстрее передавать между сотрудниками, особенно, если компания большая.

Формат оформления бланков и размеры полей

Первое, что необходимо отметить – для разработки бланков документов в соответствии с ГОСТ необходимо использовать бумагу формата А4 и А5. Если необходимо разработать бланк указаний, тогда нужно использовать бумагу формата А5 и А6. 

Бланки формата А5 используют для определенных видов документов, например, для заполнения справки или доверенности, а также для оформления служебной записки. Тогда как бланки А4 принято использовать для приказов, распоряжений, положений, инструкций и прочей документации, которая используется в компании для организации процесса работы. Смотрите пример:

Что касается размера полей, то они должны соответствовать требованиям и быть равным:

• 20 миллиметрам для левого, верхнего и нижнего;
• 10 миллиметрам для правого поля. 

Обратите внимание! Если срок хранения документов длительный, например, десять лет и больше, тогда левое поле документа должно равняться минимум 30 миллиметрам. Это нужно для того, чтобы удобно «сшивать» документы в архиве.

Виды бланков

Бумажные и электронные 

Эти два вида бланков – стандартные и применяемые в каждой организации. Одинаково удобные, они применяются в зависимости от целей использования. Оба бланка должны быть одинаково оформлены и содержать одинаковую информацию, единственное отличие между ними — в том, что электронный документ гораздо «пластичнее», и его можно быстро отправить получателю для информирования по электронной почте, это удобнее, чем совершать отправку по физической почте. 

Также, оба этих бланка разрабатываются и оформляются в соответствии с утвержденным руководителем организации макетом. Еще один критерий оформления бумажного бланка – цвет бумаги, она должна быть белой (или светлых тонов). Если же говорить об электронном бланке, его необходимо ограничить для редактирования сторонними лицами, это обеспечивается приложениями и сервисами для разработки подобных документов.

Угловые и продольные

Угловые бланки – те бланки, в которых реквизиты указываются с одной стороны, как бы в углу. Продольные бланки – те, реквизиты в которых расположены горизонтально по ширине всего листа. Смотрите примеры:

Реквизиты и их значение

Рассмотрим значение указываемых на бланках реквизитов:

• 01 реквизит – герб
• 02 реквизит – индивидуальный знак или символ организации, чаще всего используется логотип
• 03 реквизит – товарный знак фирмы
• 05 реквизит – полное название бумаги и ее адресант
• 06 реквизит – название отдела, который составляет документ
• 07 реквизит – должность ответственного за составление документа сотрудника
• 08 реквизит – идентификационные данные компании
• 09 реквизит – название документа
• 10 реквизит – дата составления документа
• 11 реквизит – номер документа, по которому он зарегистрирован в документообороте
• 13 реквизит – местоположение предприятия, на котором документ разрабатывался 
• 15 реквизит – ответственное лицо, которому документ направляется 
• 16 реквизит – подпись и печать, подтверждающие действительность составленной бумаги 
• 17 реквизит – введение, тема к «телу» документа, в котором излагается суть обращения

Расположение реквизитов: по центру и от левой границы

В зависимости от каждого конкретного реквизита, ему отводится специальное место на бланке. Например, 01, 02 и 03 реквизиты фиксируются сверху над 05 реквизитом – посередине. А вот 03 реквизит необходимо располагать слева от 05, при этом сохраняя уровень расположения. 

Все остальные реквизиты — от 05 до 12 — можно расположить или по центру (то есть, централизованно, когда каждая новая строка также находится посередине), или флагово (когда каждая новая строка начинается с левого края документа).

Смотрите примеры:

Типы бланков

Бланки принято разделять на три типа:

1. Первый — это общий бланк.
2. Второй — это бланк письма.
3. Третий — это бланк определенного вида документов.

В каждой фирме назначенный руководитель одобряет и фиксирует типы бланков, в соответствии с каждым действием или необходимой информацией. Также все типы бланков руководитель обязан внести в перечень локально-нормативных актов. 

Ниже мы подробнее расскажем о каждом из перечисленных типов бланков и о том, какие реквизиты необходимо на нем расположить:

• На общем бланке необходимо указывать реквизиты: 01, 02\03 по выбору, 05-07, 13.
• На бланке письма необходимо указывать следующие реквизиты: 01, 02\03 по выбору, 05 и 08. В зависимости от специальных бланков письма, на них необходимо еще указывать реквизиты 06 и 07. 
• Последний бланк – бланк определенного вида документов. На таком бланке должны присутствовать реквизиты: 01, 02\03 по выбору, 05, 09 и 13. Также, в зависимости от особенностей каждого документа, может потребоваться указание реквизитов 10 и 11, 16 и 17, а также 06 и 07. 

Обратите внимание! Мы привели максимальный список реквизитов, которые указываются в каждом документе, однако руководитель организации имеет право самостоятельно определить список необходимых реквизитов в документе, но, как мы и говорили ранее, эту информацию обязательно нужно зафиксировать в локально-нормативных актах организации. Ответственность за соответствие реквизитам, указанным в документе, лежит на первом лице компании.

Бланки документов по ГОСТ на иностранном языке

В соответствии с ГОСТ, если руководитель или сама организация направляет документ в иностранную компанию, тогда этот документ необходимо составлять на языке той страны, для которой и разрабатывается бланк. Однако, в большинстве случаев, руководитель организации использует английский язык.

В ответственность ГОСТ входит установление правил разработки бланков на двух и более языках, которые имеют право использовать русский язык в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Обратите внимание! Чтобы организация имела право отправлять или получать какие-либо документы от иностранных организаций, ей необходимо утверждать и издавать бланки на двух языках, один из которых обязательно должен быть русским. А вторым языком, чаще всего, выступает английский, так как он признан международным.

Смотрите пример 11:

Нужно ли составлять новые бланки в соответствии с ГОСТ или нет

Важно отметить, что хоть новый ГОСТ и вступил в действие, но руководители организаций не обязаны изменять утвержденные бланки, если в этом нет необходимости. Но, в том случае, если руководитель компании решил создавать новые бланки, нужно следовать определенному перечню действий: 

1. Первое лицо компании должно передать поручение ответственным за делопроизводство лицам на создание новых макетов для бланков. 
2. Сотрудники подразделения делопроизводства должны организовать процесс создания и утверждения макетов для новых бланков. В некоторых случаях организации могут просто обратиться на «аутсорс». Таким образом сотрудники делопроизводства не отвлекаются от своих прямых обязанностей и не тратят силы на редактуру или разработку бланков. 
3. Третий шаг заключается в утверждении бланков. Сделать это может лишь руководитель организации, и только по приказу, который будет храниться в документообороте компании. 
4. Последний шаг – отпечатать готовые и утвержденные бланки в типографии. Также, зачастую, типография или издательский отдел даже маленького размера, но организован в компании, чтобы иметь возможность самостоятельно производить печать документов, в том числе, и со специальными символами и отличительными знаками.

Если сотрудники и руководитель организации будут добросовестно выполнять перечисленные шаги, для компании разработка новых бланков пройдет достаточно безболезненно и эффективно, а также при минимальных затратах ресурсов.

На какие документы распространяется действие нового ГОСТ

В соответствии с ГОСТ, необходимо разрабатывать те документы, которые относятся к организационной и распорядительной документации, а также те документы, которые числятся в списке УСОРД. К списку документов, которые нужно создавать в соответствии с ГОСТ организации и законодательством, относят:

• всевозможные уставы, относящиеся к внутренним документам компании,
• положения,
• правила,
• инструкции, в том числе, и должностные,
• регламенты и постановления,
• распоряжения надзорных органов и приказы внутри компании,
• управленческие решения и протоколы,
• договоры о трудоустройстве и оказании услуг,
• акты, в том числе, о выполненных работах,
• письма
• и справки.

Заключение 

В заключение хочется сказать, что разработка и оформление документов по новому ГОСТ не сильно отличается от соответствия старому. Поэтому сотрудникам компании не составит труда самостоятельно разобраться с новыми требованиями. А если появятся затруднения, советуем присмотреться к тем примерам, которые мы прикрепили в статье, ведь они дают правильное представление об оформлении бланков.