Нормативно-правовой базой не установлено обязательство, использовать в компании систему складского учета. Однако если руководящий состав организации заинтересован в настройке качественной системы контроля над использованием продукции, сокращении количества вопросов со стороны налоговиков, а главное соответствия между затраченными ресурсами и выходом готовой продукции, следует создать в компании систему документооборота, способную разрешить все подобные трудности. В данной статье речь пойдет о том, для чего и совместно с какими документами используется Форма ОП-3 (Требование в кладовую), а также об ответственности за выявленные нарушения.
Форма ОП-3 (Требование в кладовую): что представляет собой и для чего предназначен этот документ
Для того чтобы организовать систему контроля над расходованием сырья и материалов в компании используются различные учетные документы. Они могут иметь как унифицированную форму, так и быть разработанными и утвержденными самой организацией. Обеспечение контроля использования сырья из кладовой может осуществляться на основании унифицированной формы ОП-3. Этот первичный документ представляет собой бланк, утвержденный постановлением Госкомстата от 25.12.98г. Читайте также статью: → «Особенности бухгалтерского учета на предприятиях общественного питания»
Основной сферой применения унифицированной формы ОП-3 является общественное питание. Она успешно используется в компаниях, таких как кафе, рестораны, столовые и иные организации, в которых есть необходимость отпуска товаров со склада на производственные участки. Таким образом, документ ОП-3 применяется на предприятиях общественного питания, когда отпуск материалов из кладовой необходим для изготовления пищевой продукции.
Важно! Значение этого документа нельзя недооценивать. Несмотря на то, что он не является самым значимым, на основе формы ОП-3 формируются иные документы системы складского учета.
Составлению документа требование в кладовую предшествует:
- Планируется ассортимент производимой продукции;
- Осуществляется расчет сырья для производства;
- Сведения о необходимых материалах передаются начальнику производства и руководителю компании, которые подтверждают свое согласие на отпуск материалов своими подписями.
Рекомендации по заполнению формы ОП-3
Унифицированная форма ОП-3 состоит из титульной части и табличной. Шапка документа должна содержать сведения об организации, такие как:
- ее наименование;
- коды ОКПО и ОКДП;
- название структурного подразделения, которое осуществляет выдачу сырья, а также его подразделение-получатель.
Далее необходимо указать номер документа и дату отпуска сырья из кладовой. Немаловажным является указание в документе данных об ответственном за отпуск материалов лице.
Важно! В связи с тем, ответственность за сохранность сырья в компании несет материально-ответственное лицо, выдавать ценности из кладовой можно только уполномоченному на это сотруднику.
Основная часть первичного учетного документа ОП-3 представляет собой таблицу, для отражения сведений об отпускаемом сырье.
В табличной части необходимо отразить следующую информацию:
- Порядковый номер;
- Название и код расходуемого сырья;
- Единица измерения сырья и код из классификатора ОКЕИ;
- Количество;
- Комментарии и примечания, которые следует отразить при необходимости.
Читайте также статью: → «Форма 2-ТП отходы. Ответственность за непредоставление»
Особенности составления унифицированного документа ОП-3
Особенности, на которые следует обратить внимание при составлении формы ОП-3 можно представить в виде таблицы:
| п/п | Особенности составления документа |
| 1 | Составить требование в кладовую необходимо в одном экземпляре, так как его основное назначение определение необходимого количества сырья, хранящегося в кладовой, которое будет использовано для изготовления продукции. Если у компании есть потребность, количество экземпляров можно увеличить. |
| 2 | При заполнении необходимо ориентироваться на фактическую потребность структурного подразделения в сырье. |
| 3 | Документ не будет действительным, если не подтвердить отпуск материалов подписью заведующего производством и руководителя организации, так как только у этих лиц есть право регулировать расходование сырья. |
| 4 | Заполнение требования в кладовую является основанием для составления другого не менее важного документа в системе складского учета компании – накладной на отпуск товара. |
| 5 | Документ составляется на основе произведенной калькуляции продукции и расчета количества необходимых материалов. |
Ошибки при заполнении формы ОП-3
При заполнении любого учетного документа лицами, ответственным за составление первичного документа, могут быть допущены ошибки. Как же следует поступить, в случае обнаружения нарушения?
Законодательством разрешено вносить исправления в большую часть первичных документов.
| п/п | Типичные ошибки при заполнении формы ОП-3 | |
| Нарушение | Методы устранения | |
| 1 | Ответственным лицом было допущено нарушение в расчетах и в форме ОП-3 указано количество материала, превышающее фактический остаток на складе | В документ необходимо внести исправления в соответствие с требованиями учета: аккуратно зачеркнуть неверные показатели, сделать верную запись, а также заверить подписью уполномоченного лица. |
| 2 | На документе отсутствуют подписи руководителя или начальника производства | Структура документа предполагает наличие двух подписей. Соответственно, их отсутствие ставит под сомнение одобрение руководством организации выдачу сырья в производство. |
| 3 | В первичном документе ОП-3 не указано подразделение – получатель сырья из кладовой | Требование в кладовую является унифицированным документов, в котором Госкомстат определил все обязательные реквизиты этого документа. Соответственно, заполнения структурного подразделения является необходимым для корректного формирования ОП-3. |
Ответственность за выявленные нарушения в заполнении ОП-3
Такие документы для организаций общественного питания, которые подтверждают расход сырья на изготовление продукции, всегда будут под пристальным вниманием налоговиков. Читайте также статью: → «Ответственность при незаконной предпринимательской деятельности»
Важно! Если в документе ОП-3 будут выявлены нарушения, это может грозить компании более тщательной проверкой всех статей затрат.
Самые задаваемые вопросы
Вопрос № 1 Вправе ли организация не заполнять требование в кладовую по форме ОП-3?
Ответ: Компания должна составлять этот документ для целей подтверждения расходования сырья на изготовление продукции, так как налоговая позиция такова: признать расходы можно только подтвердив их документально.
Вопрос № 2 Может ли компания включить в утвержденную Госкомстатом форму дополнительные реквизиты?
Ответ: Может, так как альбом унифицированных форм первичных документов содержит бланк с указанием обязательных реквизитов. Если компания сочтет нужным внести полезную информацию дополнительно, у нее есть на это полное право. Тем не менее, если руководством будет принято решение об изменении установленной формы, это обязательно следует отразить в учетной политике компании, иначе применение документа будет неправомерным.
Вопрос № 3 Следует ли руководителю организации назначать ответственного за составление документа по форме ОП-3?
Ответ: Обязательного требования назначать ответственного за заполнение формы ОП-3 сотрудника компании в нормативно-правовой базе не содержится. Однако для организации будет рациональным закрепить составление документа за конкретным работником (например, за тем, кто осуществляет калькуляцию) для контроля над качеством заполнения документа.
Загрузка...