Форма материального хранения № 4 предназначена для учёта таких товарно-материальных ценностей, как грузы. В помещение складского хранения они могут быть доставлены различными способами: наземным, воздушным и водным транспортом. Запись вносится по мере поступления груза. В статье расскажем, как заполняется форма МХ-4 (журнал учета поступающих грузов), какие ошибки могут возникнуть при составлении.
Материальные ценности должны сопровождаться товарной накладной и актом. Когда груз доставляется по железнодорожным путям или водным транспортом, возможен простой. Это также отражается в журнале с указанием его продолжительности. Журнал МХ-4 – главный документ, имеющий строго установленную форму и инструкцию по заполнению.
Особенности заполнения журнала
Оформление журнала может быть возложено на уполномоченного сотрудника организации, который в обязательном порядке должен быть лицом материально ответственным. Это отражается либо сразу при подписании трудового договора, либо в ходе работы, путем составления дополнительного соглашения. Читайте также статью: → «Договор о материальной ответственности. Пример составления».
Данные документ состоит:
- обложки, на которой указываются регистрационные данные (название организации, юридический адрес, номер телефона, общероссийские классификаторы, период ведения документа и ответственное лицо);
- четной страницы, на которой указывается число прибытия и разгрузки, наименование станции отправления и поставщика, номер и дата акта о приёме, наименование груза, в чём измеряется, данные по товарному документу;
- на нечетной странице подробно прописывается какое количество товарных ценностей числится по документу, сколько фактически, а также отклонение в данных показателях, ФИО ответственного лица. Последняя графа Примечание – здесь отражается информация об акте, полученном в результате несоответствия данных по грузу, время простоя и порче товара.
Журнал состоит из титульного листа и двух страниц. Вести его может только лицо, на которое возможно возложить такую ответственность, согласно имеющимся документам.
Порядок оформления формы МХ-4
Данные документ был ещё утвержден 09 августа 1999 года, номер Постановления – 66. Форма по Общероссийскому классификатору управленческой документации 0335004.
| Общество с ограниченной ответственностью «Круиз»», г. Краснодар, ул. Сормовская, 10, 8(861) 23-56-897 |
| Полное название компании «Хранителя», с указанием регистрационной формы, юридического адреса и телефона |
ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПАЮЩИХ ГРУЗОВ
за период с » 1 » НОЯБРЯ 2016 по » 30 » ноября 2016 года
Лицо, на которое возложена Заведующая складом Иванько Ирина Владимировна
Ответственность за ведение журнала Фамилия, имя, отчество должность
| Дата, время, ч. мин. |
Номер транс- портного средства |
Станция (пристань, порт) от- правления |
Поставщик (грузоотпра- витель) |
Приемный акт | Наименование продукции, то- варно-материальных ценностей |
Единица измерения |
Товарный документ | ||||
| прибы- тия |
разгруз- ки |
номер | дата | номер | дата | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | |
| 07:00 | 07:50 | E576АЕ | Ветлужская | ООО «Калма» | 58 | 04.11.2016 | Стол письменный | шт | 0001212554 | 01.11.2016 | |
| итого | |||||||||||
| По документам значится | Фактически принято | Отклонение (+, -) | Примечание | ||||||
| количество мест, штук |
масса брутто | количество мест, штук |
масса брутто | количест- во мест, штук |
масса брутто |
подпись | фамилия, имя, отчество | ||
| 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | |
| 55 | 10254 | 55 | 10254 | Иванько | И.В. Иванько | Одна коробка под номером 584789654 была распечатана | |||
Процедура передачи и возврата товара
Заполнение журнала по форме МХ-4 производится на основании товарно-транспортных накладных (ТТН), актов, приходных ордеров:
- ТТН – относится к первичной документации. Читайте также статью: → «Товарно-транспортная накладная (ТТН). Бланк и образец заполнения формы 1-Т». Состоит из двух разделов. Первый – товарный, отражает взаимоотношения с представителями организации по покупке и передаче товара, списания его со складского учёта. Второй – транспортный, заполняется для сопровождения груза. Этот раздел должен совпадать с фактическими характеристиками и данными перевозимого товара. В случае проверки на дороге, при несовпадении показателей, могут возникнуть проблемы с представителями государственных органов власти.
- Акт обязателен, как при приемке и передачи товара на хранение. Данный документ может составить любая из сторон, но преимущественно этим занимается «Хранитель».
В акте о приемке-передаче ценностей обязательно должна быть информация:
- порядковый номер;
- в каких единицах измеряется, соответствующий код по классификатору;
- характеристики (например, размер листа, фасовка и т.д);
- количество;
- цена;
- и общая стоимость;
МХ-1 используется при сдаче груза «Хранителю» – в этом документе указывается полная характеристика передаваемого на хранение объекта. После подписания акта, вся ответственность ложится на организацию «Хранителя». МХ-3 – по истечению срока хранения, продляется договор, либо производится возврат ценностей на основании данного акта. Читайте также статью: → «Акт приема-передачи материальных ценностей на хранение. Скачать образец».
Приходный ордер – важный первичный документ. Он фиксирует прием и передачу материальных ценностей.
Не обязательно одновременно заполнять акт и орден. Достаточно наличие одного из указанных документов. Поскольку по своей юридической силе они практически равноправны.
Тонкости нахождения товара на складе
На профессиональных складах существует специально разработанная система учета. Он помогает легко и быстро найти необходимый товар. Состоит из определенной комбинации русских букв и цифр. Складское помещение разделено на холодную и теплую зону.
Первая буква применяется именно для её обозначения, следующие цифры – указывают номер стеллажа, вертикальной полки и самой полки. Работник должен с легкостью находить нужный товар. Схемы стеллажей обычно находятся, помогая сотруднику сориентироваться в нужный момент.
Рубрика «Вопросы и ответы»
Вопрос №1. Можно ли разработать и утвердить свою форму журнала МХ-4 с необходимыми графами?
Нет. Существует строго установленный документ. Информация в ней исчерпывающая, обязательная и должна быть неизменна.
Вопрос №2. Подойдёт форма журнала МХ-4 для учета продуктов питания, сданных на склад?
Продукты питания также можно передавать на хранение. Только условия складского помещения должны быть при этом соответствующими, с соблюдением норм и температурных режимов.
Вопрос №3. Если в результате хранения, при проверке выявились расхождения в ассортименте, либо количестве товара?
Составляется акт о «Контрольной проверке», далее необходимо выяснить обстоятельства, которые привели к данному факту и принять Сторонами решение о возмещении, либо списании.
Типичные ошибки при заполнении
- Недобросовестное ведение журнала. Зачастую даже профессиональные хранители, ведут учет в компьютере, а прием товара осуществляют только на основании ТОРГ-12, не проверяя фактическое наличие. В результате при проверке образуются недостачи, а компьютерные программы имеют свойства слетать. Поэтому так важно соблюдать все установленные требования.
- Обязательно наличие договора между сторонами. Одного акта и журнала не достаточно. При возникновении спорных ситуаций, только подписанный договор поможет решить все вопросы. Это самая распространенная ошибка.
- Отсутствие товарно-транспортной накладной. Как правило, при поступлении товара этот документ имеется в наличии. Но складские работники его теряют, уничтожают и не передают в свою бухгалтерию, считая его ненадобным.
Загрузка...