Руководители компаний стремятся обеспечить сохранность принадлежащих им ресурсов, как денежных, так и материальных. С этой целью в организации должна быть создана качественная система учета и определены показатели ответственности сотрудников. В статье расскажем, как заполняется форма МХ-20 (Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения), рассмотрим основные ошибки.
Ведение грамотного складского учета позволяет осуществлять контроль над расходованием материалов, ответственность за которое возлагается на материально-ответственных лиц.
| п/п | Ведение складского учета | |
| Преимущества | Недостатки | |
| 1 | Организация контроля над сохранностью материальных запасов компании; | Необходимость подбора квалифицированного и честного персонала для работы в местах хранения ТМЦ; |
| 2 | Своевременное обеспечение информацией о наличии ТМЦ бухгалтера для составления отчетности; | В некоторых случаях организация складского учета требует внедрения современного программного обеспечения. |
| 3 | Получение информации о фактическом наличии товаров на складах для осуществления расчетов с контрагентами. | |
Что представляет собой форма МХ-20
Для целей отражения в учете информации о движении материальных ценностей применяется форма МХ-20 «Отчет о движении товарно-материальных ценностей». Из этого документа бухгалтер получает сведения об использовании материальных ценностей, их прибытии в компанию и организации хранения в подразделениях. Читайте также статью: → «Порядок заполнения журнала учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение». Отчет МХ-20 является унифицированным и представлен в общероссийском классификаторе форм документов.
Важно! Каждая организация имеет право определить количество копий отчета, необходимое для учета материалов. Эти сведения компания должна утвердить в учетной политике.
Помимо закрепления количества экземпляров составляемого отчета компания может указать, что для более качественного ведения учета материально-ответственным лицам необходимо дополнять представляемый отчет о движении материалов подтверждающими документами. Эта информация находит свое отражение в строке «Приложение» унифицированной формы.
Порядок заполнения отчета МХ-20: рекомендации
Для заполнения отчета МХ-20 материально-ответственное лицо обращается к таким документам, как:
- Поступление товаров и услуг;
- Реализация товаров и услуг;
- Акт приема-передачи;
- Счет-фактура. Читайте также статью: → «Счет фактура: образец заполнения, бланк».
- Универсальный передаточный документ;
- Лимитно-заборная карта.
Форму документа МХ-20 условно можно разбить на две части: «шапка» документа, предназначенная для отражения регистрационных сведений о компании и структурном подразделении, в котором находятся материалы, и табличная часть, раскрывающая информацию о движении ТМЦ, их количестве и учетных ценах. Информация о поступлении и выбытии материалов характеризует приходные и расходные операции с участием материальных ценностей. Все данные вносятся на основании учетных документов, подтверждающих проведение этих операций.
Заполненный документ заверяется подписью лица, ответственного за хранение материалов, и передается на проверку бухгалтеру организации в конце каждого месяца с приложением первичных учетных документов.
Для правильного заполнения формы отчета МХ-20 в этом документе необходимо указать следующую информацию:
- Наименование материалов и их краткая характеристика;
- Единица измерения товарно-материальных ценностей;
- Количество ТМЦ в организации;
- Учетные цены на каждый вид материалов;
- Остаток материалов на начала периода;
- Поступление и расход ТМЦ в течение указанного периода.
Несмотря на то, что в большинстве случаев за сохранность материалов отвечает кладовщик или заведующий складом, руководитель организации может назначить иное лицо, ответственным за составление отчета по форме МХ-20. Сделать это следует на основании приказа руководителя компании.
Для организации качественного учета в компании отчет о движении материалов принято составлять отдельно на каждую группу ценностей, если они учитываются на разных синтетических счетах. Важно! При заполнении поступления и выбытия материалов в отчете итоги должны быть подведены, как по каждой группе ТМЦ, так в целом по отчету.
Организация имеет право установить срок предоставления материальными лицами в бухгалтерию отчета по форме МХ-20 в учетной политике. В общепринятом случае отчет МХ-20 сдают по итогам каждого календарного месяца.
Ошибки при заполнении отчета о движении материалов
Несмотря на то, что заполнение формы отчета МХ-20 не вызывает сложностей у ответственных лиц, приведем некоторые ошибки которые в редких случаях возникают в системе складского учета отечественных компаний:
| п/п | Типичные ошибки | |
| Ошибки | Решение | |
| 1 | Неверно указана дата составления отчета. По общим правилам отчет о движении материалов должен быть составлен в последний день отчетного периода, наиболее часто календарного месяца. Именно эту дату необходимо указать в графе «Дата составления». |
Если при проверке отчета о движении бухгалтером выявлены ошибки, ему следует внести необходимые корректировки во все экземпляры, которые должны быть подтверждены ответственным лицом. |
| 2 | При заполнении отчета название ТМЦ указано обобщенно, без предоставления сведений о типе, модели или краткой характеристике. | |
| 3 | Арифметические ошибки при заполнении сведений о приходе, расходе и конечном остатке. | |
Можно ли подписать отчет электронной цифровой подписью
Осуществлять деятельность с применением системы электронного документооборота организация может, как с внешними контрагентами, так и между своими подразделениями. В этом случае для обеспечения контроля над сохранностью МПЗ документ по форме МХ-20 должен содержать электронную цифровую подпись ответственных лиц. Для целей подтверждения правомерности применения ЭЦП компании следует заверить эту особенность в учетной политике.
Если организация принимает решение использовать внутренний электронный документооборот, ей следует создать условия для хранения отчета о движении товарно-материальных ценностей в течение пяти лет.
Рейтинг самых задаваемых вопросов
Вопрос №1. Возможно ли обеспечение складского учета без заполнения формы МХ-20?
Отчет по форме МХ-20 является внутренним документом организаций и служит для передачи сведений о материалах в наличии и их фактическом расходе в бухгалтерию. В связи с этим, никакого наказания, как за отсутствие данной формы, так и за ведение складского учета законодательством не предусмотрено.
Вопрос №2. Возможна ли организация внутреннего электронного документооборота в компании и составление отчета о движении материалов в электронном формате?
Унифицированный отчет по форме МХ-20 может быть составлен в электронном формате и подписан электронной цифровой подписью, если такое оформление документа прописано в учетной политике компании. Читайте также статью: → «Как получить электронную подпись (ЭЦП)?».
Вопрос №3. Сколько экземпляров отчета о движении материалов ответственное лицо должно передать на проверку бухгалтеру?
Законом не установлено количество экземпляров отчета о движении ТМЦ, необходимое в учете. Таким образом, исходя из своих потребностей, а также из количества заинтересованных в этом документе пользователей складской информации, компания может утвердить в учетной политике любое количество экземпляров.
Загрузка...